Wortell is vorig jaar verkozen tot beste Microsoft Online Services Partner wereldwijd. Om die reden hebben wij enkele maanden geleden de mogelijkheid gekregen als één van de eerste Nederlandse organisaties te experimenteren met Office 365. Hieronder in het "kort" onze ervaringen met SharePoint Online, onderdeel van de Office 365 suite. Over de komende weken zal ik een serie van blogposts doen over de wijze waarop Office 365 in verschillende scenario's kan worden toegepast. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.
Laat me beginnen met mijn conclusie. Ja; SharePoint Online als onderdeel van Office 365 is een volwaardig alternatief voor een lokale SharePoint omgeving. Dit tenzij u specifieke behoeften heeft.
Iedereen die met BPOS heeft geëxperimenteerd of er zelf hele omgevingen op heeft draaien, weet dat SharePoint Online als onderdeel van BPOS een goede oplossing biedt voor verschillende vraagstukken, maar dat het geen volwaardig alternatief is voor een lokaal, of in Microsoft termen, On Premise SharePoint omgeving. SharePoint Online in BPOS was gebaseerd op SharePoint 2007 technologie. Daarnaast waren de functionaliteiten grotendeels te vergelijken met het gratis Windows SharePoint Services, en niet echt met Microsoft Office SharePoint Server 2007. Wel bood SharePoint Online in BPOS voor specifieke scenario's een goede oplossing. Je moest alleen heel goed weten waarvoor je SharePoint Online binnen je organisatie wilde inzetten.
SharePoint Online in Office 365, waar de rest van deze post over gaat, is een gebaseerd op SharePoint Server 2010. Bijna alle functionaliteiten die in een On Premise SharePoint 2010 omgeving beschikbaar zijn, zijn ook in SharePoint Online beschikbaar. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Sommige functionaliteiten, en ik ga daar later op in, worden in ieder geval op dit moment nog niet geboden in SharePoint Online. Een ander belangrijk aandachtspunt is dat SharePoint Online een multi tennant dienst is. Duizenden, zo niet miljoenen organisaties in Europa maken gebruik van dezelfde omgeving. Hierdoor is enigszins een One Size Fits all principe van toepassing. Sommige instellingen worden geboden zoals ze zijn, zonder dat afnemers hierop wijzigingen kunnen doorvoeren.
Ondersteunde functionaliteiten per workload
Om in kaart te brengen welke functionaliteiten niet geboden worden in SharePoint Online ten opzichte van SharePoint "On Prem" kan het beste gekeken worden naar de zes verschillende workloads van SharePoint. Per workload kan vervolgens worden aangeven wat wel, en wat niet, in SharePoint Online beschikbaar is.
In de workloads Sites en Communities wordt het grootste gedeelte van alle functionaliteiten ondersteund. Nieuw in Office 365 is de mogelijkheid om MySites aan te maken en een simpele website op te zetten. Daarnaast zijn veel kleinere functionaliteiten nu beschikbaar gekomen.
Het aanmaken van een op SharePoint gebaseerde website is in Office 365 niet mogelijk. Websites als www.rai.nl en www.ferrari.com die nu op SharePoint gebaseerd zijn blijven dus nog even buiten bereik. Enkele andere functionaliteiten die niet ondersteund worden zijn Workflows en Goedkeuringsschema's voor de 'simpele' website functionaliteit die beschikbaar is. Organisaties die bijvoorbeeld voordat een specifiek artikel gepubliceerd wordt dit eerst langs een compleet redactieteam willen halen kunnen hiervoor Office 365 niet gebruiken. Het opzetten van een staging omgeving voor websites wordt tevens niet ondersteund. Er is dus maar één website beschikbaar en daar moet je het als organisatie mee doen.
In de workload Content Management, die met name ingaat op Document Management en Case Management scenario's, zijn eveneens veel nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. Zo worden nieuwe SharePoint 2010 functionaliteiten zoals Document ID's en Document Sets ondersteund en zijn de Office Web Apps toegevoegd. Een andere functionaliteit die voor veel organisaties in SharePoint 2010 erg gewaardeerd wordt en in Office 365 is opgenomen zijn de taxonomies. Hiermee kunnen volledige metadatastructuren worden aangebracht die vervolgens gekoppeld kunnen worden aan documenten en/of lijstitems in SharePoint Online. In Place Records Management, waarmee documenten als Record gedeclareerd kunnen worden en daarmee niet meer zomaar verwijderbaar zijn, is tevens een nieuwe functionaliteit.
Niet ondersteund in SharePoint Online workload Content Management is het Record Center. Voor organisaties die Office 365 willen inzetten als een NEN 2082 toepassing zal dit de nodige problemen opleveren. Daarnaast worden functionaliteiten zoals Document Conversions, dus het converteren van een Word document naar een HTML document en dergelijke, niet standaard ondersteund. Dit is bijzonder problematisch indien documenten geconverteerd moeten worden naar PDF of TIFF bestanden. Wederom is dit veelal een eis die door veel organisaties wordt gesteld aan een officiële Document Management oplossing. Wel zijn hiervoor natuurlijk alternatieve te bedenken zoals een externe webservice of het lokaal kunnen uitvoeren van specifieke handelingen.
Organisaties die geautomatiseerd dossiers willen opbouwen zullen met de nieuwe Document Sets veel toegevoegde waarde vinden in Office 365. Deze functionaliteit is gewoon meegekomen uit SharePoint 2010. Indien daarbij echter ook van Word Automation Services gebruik gemaakt moet worden moet de On Premise variant gebruikt worden. Word Automation Services is de functionaliteit die meerdere documenten samen kan voegen naar één nieuw Word document of bestaande Word documenten online kan aanpassen.
Op het gebied van Search is veel veranderd in Office 365. Wellicht de mooiste toepassing is dat het nu mogelijk is om over meerdere Site Collections heen te kunnen zoeken. Niet langer zijn de zoekresultaten van een zoekopdracht in SharePoint Online (zoals dat wel het geval was in BPOS) beperkt tot de resultaten van slechts 1 Site Collection. Naast verschillende Site Collections wordt daarbij tevens de MySites doorzocht. Bij eventuele zoekopdrachten worden dus tevens personen aangeraden die in hun persoonlijk profiel iets te melden hebben over de gebruikte zoektermen.
Wat helaas niet mogelijk is met Search is om ook lokale SharePoint omgevingen of derde bronnen te indexeren en de resultaten daarvan weer te geven bij een zoekopdracht. Daarnaast biedt Office 365 momenteel nog geen FAST functionaliteit. Dit is de uitgebreide zoekfunctionaliteit die als additioneel product in SharePoint kan worden ingezet.
Onder de workload Insights schaart Microsoft alle Business Intelligence toepassingen in SharePoint 2010. Wellicht bevindt zich hier wel de grootste lacune ten opzichte van SharePoint 2010 On Premie omgevingen. Binnen SharePoint Online zijn weliswaar de Business Intelligence Webparts op basis van lijsten en dergelijke beschikbaar en worden functionaliteiten zoals Excel Services en Visio Services aangeboden; belangrijke Business Intelligence toepassingen zoals Performance Point Server functionaliteit, de Data Connection Library, benodigd om koppelingen met derde systemen op te kunnen bouwen, het Business Intelligence Center en de Chart Web Part kunnen niet in SharePoint Online gebruikt worden. Daarnaast zijn koppelingen met bijvoorbeeld SQL Server Reporting omgevingen en Project Server koppelingen uitgesloten op dit moment.
De workload Composites behelst alle functionaliteit ten behoeve van het op een gemakkelijke manier kunnen aanpassen van SharePoint omgevingen (met deze beschrijving doe ik de kracht van het platform niet geheel recht aan, maar goed). Composites biedt eigenlijk de mogelijkheid om eigen applicaties op een SharePoint omgeving op te kunnen bouwen. Een groot gemis in BPOS was bijvoorbeeld om eigen maatwerkcode te kunnen gebruiken. SharePoint Online in Office 365 brengt hier verandering in door SandBoxed Solutions te ondersteunen. SandBoxed Solutions op zichzelf ondersteunen echter weer niet alle maatwerkfunctionaliteiten die mogelijk zijn op een SharePoint platform. Wat niet mogelijk is, is om Fully Trusted Code ofwel volwaardige maatwerktoepassingen in SharePoint Online te plaatsen. Dit zijn doorgaans toepassingen die op het filesystem geïnstalleerd dienen te worden (hiermee ga ik heel kort door de bocht) en vervolgens op het hoogste niveau aanpassingen kunnen maken. SandBoxed Solutions bieden nog een aantal andere grote nadelen. Zo bieden ze niet de mogelijkheid om oplossingen te maken die gebruik maken van meerdere Site Collections en zijn grafische webparts uitgesloten. Hiervoor dient dus Silverlight ingezet te worden.
Een andere belangrijke functionaliteit die niet ondersteund wordt in de Composites workload is Business Connectivity Services. BCS biedt de mogelijkheid in een SharePoint 2010 On Premise omgeving om koppelingen met derde systemen zoals een SAP of Oracle database te kunnen leggen. Door het gemis van BCS zijn scenario's waarin portals gepresenteerd worden die uit meerdere systemen informatie ophalen dus een stuk moeilijker te realiseren. Overigens is het wel mogelijk om in SharePoint Online gegevens uit derde systemen te raadplegen. Hiervoor moet echter gebruik gemaakt worden van een veel omslachtigere koppeling met Azure.
SharePoint Timer Jobs is de laatste belangrijke functionaliteit die niet in SharePoint Online ondersteund wordt. SharePoint Times Jobs zijn belangrijk om in workflows gebruik te maken van tijdsgeboden handelingen.
Grenzen van de service
Naast specifieke ondersteunde en niet ondersteunde functionaliteiten ten opzichte van een SharePoint 2010 On Premise omgeving, is SharePoint Online een multi tennant omgeving. Er zijn met andere woorden honderden of duizenden andere personen die van dezelfde onderliggende hardware laag gebruik maken. Dit biedt veel voordelen. Zo kan Microsoft tegen relatief lage kosten het platform aanbieden en technisch beheren, is de beveiliging hoger dan je zelf waarschijnlijk ooit zult kunnen realiseren en is de beschikbaarheid met minimaal 99,9% veel hoger dan de meeste organisaties in hun eigen data centrum zullen halen.
Gebruik maken van een online dienst bieden echter ook enkele nadelen. Buiten algemene zaken (zoals de beperking dat de omgeving niet door iedere gebruiker afzonderlijk geaudit kan worden), betreft het tevens enkele SharePoint specifieke aandachtspunten. Hieronder een overzicht met overwegingen:
- Limieten in omvang: Een SharePoint Online omgeving mag maximaal 5TB groot zijn. Slechts weinig organisaties zullen dit daadwerkelijk halen. Een belangrijker aandachtspunt is dat elke Site Collection niet groter mag zijn dan 100GB. Voor een wat grotere omgeving zijn dus meerdere Site Collections nodig, waarbij het belangrijk is door de harde limiet van te voren er rekening mee te houden dat ze niet groter dan 100GB per stuk mogen worden. Daarbij mogen maximaal 300 Site Collections worden aangemaakt. Voor MySites wordt een eigen Site Collectie aangemaakt per MySite. De MySite Site Collection kan niet groter worden dan 500MB!! De aangemaakte Site Collections tellen niet mee in de limiet van 300 Site Collections.
- Bestanden: De te uploaden bestanden kunnen maximaal 250MB groot zijn. Het soort bestanden dat kan worden geupload is beperkt (of eigenlijk andersom). Bestanden die mogelijk schadelijke informatie kunnen bevatten (zoals exe bestanden) kunnen niet geupload worden. De lijst van niet geaccepteerde bestanden kan niet worden aangepast.
- Fully Trusted Code en Toegang tot de Database: Het is niet mogelijk Fully Trusted Code te installeren. Daarnaast is het niet mogelijk om rechtstreeks toegang te nemen tot de database. Dit laatste wordt overigens bij On Premise inrichtingen slechts gelimiteerd ondersteund.
- Migreren vanaf een On Premise SharePoint 2003/2007 omgeving: Om te migreren vanaf een oudere On Premise omgeving wordt veelal met een database upgrade gewerkt. Doordat er geen toegang is tot de database is dit niet zomaar ondersteund en dient een alternatieve methodiek gevonden te worden.
- Central Admin: Instellingen die middels Central Administration moeten worden aangepast worden nauwelijks ondersteund
- Internet lijnen: De SharePoint omgeving staat niet "in huis". Indien een organisatie niet de beschikking heeft over een snelle internetlijn kan dit vertragingen tot gevolg hebben.
- Backup & Restore: Er wordt om de 12 uur een backup van de omgeving gemaakt. Backups worden maximaal 14 dagen bewaard.
Met de bovenstaande lijst met ik niet allesomvattend. Het zijn echter wel de meest belangrijke aandachtspunten.
Niet of slechts deels ondersteunde scenario's
Hoewel bovenstaand overzicht geen compleet beeld geeft tot in het laatste detail van alle ondersteunde en niet ondersteunde functionaliteiten, geeft het wel een beeld van de belangrijkste beperkingen. Grofweg dient rekening gehouden te worden met de volgende aandachtspunten per specifiek scenario:
Document Management Oplossingen
Wil je SharePoint Online als een Document (maar ook Record of Case) Management oplossing inzetten is dit goed mogelijk. Wil je echter geavanceerde scenario's ondersteunen, heb je te maken met grote hoeveelheden documenten of dien je complete Record Management structuren op te zetten die aan bijvoorbeeld de NEN 2082 norm voldoen, dan heb je aan SharePoint Online op dit moment geen goede oplossing.
Wel biedt SharePoint Online als Document Management oplossing natuurlijk een geweldig betaalbaar en op zich zeer volwaardig alternatief. Je moet als organisatie echter wel je eisen willen en kunnen bijstellen.
Team Site omgevingen
SharePoint Online is als Team Site omgeving zeer geschikt. Zo'n beetje alle functionaliteiten die in SharePoint On Premise omgevingen ondersteund worden, zijn tevens beschikbaar in SharePoint Online. Het grootste aandachtspunt bij het inzetten van SharePoint Online als Team Site omgeving is Governance. Het houden van overzicht over sites, automatisch verwijderen van sites na bepaalde perioden en bijvoorbeeld aanpassen van de Site Creation pagina die standaard in SharePoint aanwezig is om zo geavanceerde scenario's voor Governance te ondersteunen is niet mogelijk.
Portals en Intranet omgevingen
Indien je een intranet of portal omgeving wil realiseren die zowel grafisch als functioneel zeer geavanceerd is opgebouwd, biedt SharePoint tot op zeker hoogte alle functionaliteit die je nodig hebt. Een aandachtspunt hierin zijn de niet ondersteunde koppelingen met derde systemen, waardoor het weergeven van belangrijke informatie uit andere bronnen niet mogelijk is. Een ander aandachtspunt is het ontbreken van functionaliteit om uit meerdere Site Collections data te aggregeren. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld niet zomaar home pages gemaakt worden die een totaal overzicht geven van alle activiteiten in de complete SharePoint omgeving.
Business Intelligence omgevingen
Wil je een geavanceerd Business Intelligence scenario ondersteunen dan biedt SharePoint Online te weinig functionaliteit. Het is beter om een On Premise omgeving te gebruiken.
Websites op basis van SharePoint
Kort gezegd: Wil je een website maken die gebruik maakt van de kracht van het SharePOint platform? Kies niet voor SharePoint Online in Office 365 maar zoek een hosting partner of draai SharePoint vanaf je eigen netwerkomgeving.
Maar dit is wel een heel kritische kijk op SharePoint Online?
Op basis van bovenstaand zou je kunnen zeggen dat ik inderdaad kritisch kijk naar de mogelijkheden van SharePoint Online. Begrijp me echter niet verkeerd! Ik denk dat SharePoint Online als onderdeel van Office 365 een geweldige service is die zeer veel mogelijk maakt voor een breed scala aan organisaties. Mogelijkheden die veel organisaties nu niet tot hun beschikking hebben. Ik wil alleen iedereen die met SharePoint Online in Office 365 vragen eerst aandachtig te kijken of de "Cloud" oplossing voor hun wel de juiste is.
Morgen zal ik een post publiceren over enkele nieuwe scenario's die SharePoint Online mogelijk maakt.