Wortell, Microsoft en meer...

#Office365 #SharePoint Online service update

Microsoft heeft onlangs per email aan haar SharePoint Online Office 365 gebruikers aangekondigd dat binnenkort de dienst ongeveer 30 minuten op alleen lezen gezet zal worden. Deze 30 minuten is nodig om de SharePoint Online dienst te upgraden. In deze upgrade zitten enkele veel gevraagde functionaliteiten:

Limiet van 500.000 Active Directory Objecten

De oude limiet voor SharePoint Online was 20.000 Active Directory objecten. Deze Active Directory Objecten bestonden uit User Objecten, Group Objecten en dergelijke. Aangezien een limiet van 20.000 Active Directory objecten snel bereikt is, is het ophogen van deze limiet naar 500.000 Active Directory objecten een belangrijke stap. Ter illustratie, de meeste Nederlandse organisaties zullen 500.000 Active Directory objecten niet halen. Bij de aankondiging van het ophogen van de Active Directory objecten heeft Microsoft aangegeven dat binnenkort tevens enkele andere limieten zullen worden opgehoogd.

Recycle Bins

Een fout zit in een klein hoekje. Indien niet goed wordt opgelet is een Site Collectie bijvoorbeeld snel verwijdert indien een schoonmaakactie gehouden wordt. Voorheen dienden beheerders in dit geval contact op te nemen met de Office 365 servicedesk. Na de update zal aan het SharePoint Online Administration Center een knop worden toegevoegd waarmee herstelacties zelf kunnen worden uitgevoerd. Deze functionaliteit is uitgebreid omschreven op de support site.

External Sharing ondersteund nu meer dan Windows Live mailadressen

Met de External Sharing functionaliteit van SharePoint Online kunnen gebruikers die geen account hebben op SharePoint Online toch toegang krijgen tot een SharePoint Online site. Dit biedt de mogelijkheid om bestanden te delen met personen buiten de eigen organisatie. Voorheen dienden gebruikers die toegang tot de SharePoint Online omgeving wilde hebben een Windows Live emailadres te hebben. Deze limiet is nu opgeheven. Gebruikers hebben nu tevens de mogelijkheid om met een 'normaal' emailadres toegang te krijgen tot de SharePoint Online omgeving. Wel dient het desbetreffende mailadres aangemerkt te worden als een Windows Live ID. Dat kan op deze site: https://idsignup.live.com.

PDF Bestanden openen in de browser

Heel lang heeft Microsoft het openen van PDF bestanden in SharePoint Online geblokkeerd. PDF bestanden konden alleen geopend worden door deze te downloaden waarna ze geopend konden worden. Om het toch mogelijk te maken om bestanden in de browser te openen is een nieuwe functie geïntroduceerd waarmee PDF bestanden gewoon in de browser geopend kunnen worden. De PDF blijft gewoon in de SharePoint Online omgeving staan. Eventuele wijzigingen in de PDF worden gewoon opgeslagen. Gebruikers die deze functie willen gebruiken dienen wel de nieuwste versie van Adobe Acrobat te gebruiken.

Planning en Exacte beschrijving

De nieuwe Service Update wordt op dit moment wereldwijd uitgerold. De exacte beschrijving van alle functionaliteiten in SharePoint Online staat beschreven in de SharePoint Online Service Description.

#Office365 Kiosk Worker update enables more scenarios

Recentelijk heeft Microsoft aangekondigd dat het de Kiosk Worker abonnementsvorm, beschikbaar in Microsoft Office 365 zal aanpassen en meer functionaliteiten ter beschikking zal stellen. De Kiosk Worker licenties zijn specifiek ontwikkeld voor alle arbeidskrachten die op dit moment geen beschikking hebben tot een ICT systeem. Dit zijn dus doorgaans niet de Informatie Werkers en zware IT gebruikers.

Enkele scenario's waarvoor Kiosk licenties uitermate geschikt zijn:

• Medewerkers van de (semi-) overheid die voornamelijk buiten de deur werken.
• Arbeidskrachten in fabrieken of magazijnen die meestal wel een centrale computer tot hun beschikking hebben maar vanaf huis niet bij email of een bedrijfsportaal kunnen komen.
• Winkelmedewerkers die in de winkel gebruik maken van een gedeeld account om bijvoorbeeld prijsinformatie in de winkel op te zoeken.
• Zusters, medewerkers in de thuiszorg of verzorgingscentra die van een gedeelde computer gebruik maken.

Door deze medewerkers te voorzien van een Office 365 Kiosk licentie krijgen ze toegang tot bedrijfsemail en een SharePoint portal. Dit maakt allerlei scenario's mogelijk voor communicatie met deze doelgroepen alsmede het voorzien van informatie.

Enkele voorbeelden:

• Roosters kunnen op het bedrijfsportaal geplaatst worden zodat medewerkers niet meer naar een centrale plek op het bedrijf hoeven te komen om de roosters te bekijken of ze niet meer per post verzonden hoeven worden.
• Wijzigingen op roosters kunnen per email verspreid worden.
• Allerlei procedures kunnen digitaal worden afgehandeld zoals het aanvragen van vrije dagen, roosterwijzigingen en declaraties.
• CAO gerelateerde informatie en informatie van de afdeling personeelszaken kan via het portaal beschikbaar worden gesteld.

Doorgaans is de ROI van de aanschaf van een Office 365 abonnement door het implementeren van voorgaande scenario's zeer snel. Alleen al besparingen op portokosten zijn doorgaans voldoende om de abonnementskosten te dekken. Laat staan alle andere besparingen en voordelen die behaald kunnen worden door een betere informatievoorziening en communicatie.

Voorwaarde voor het behalen van de rendementen is dat medewerkers de beschikking moeten hebben over en computer thuis of mobiele telefoon met Internet verbinding. In Nederland hebben verreweg de meeste mensen deze "nieuwe" middelen inmiddels tot hun beschikking. Hoewel kan worden nagedacht over een vergoeding aan medewerkers is het voordeel dat medewerkers behalen meestal voldoende om hen te overtuigen.

Eerder gaf ik al aan dat Microsoft enkele wijzigingen heeft doorgevoerd waardoor de Kiosk licenties nog interessanter worden. De wijzigingen die zijn doorgevoerd:

• Verdubbeling van emailopslag (van 500MB naar 1GB);
• Ondersteuning voor Exchange ActiveSync waardoor bijna alle mobiele telefoons gebruikt kunnen worden om email te synchroniseren
• Ondersteuning voor verschillende Exchange Enterprise functies waardoor email gearchiveerd kan worden, email voorzien kan worden voor Legal Hold waardoor deze niet meer verwijdert kan worden en de limiet van 1GB omgezet kan worden naar ongelimiteerde opslag.

Hoewel aan de wijzigingen van de Kiosk licenties geen additionele kosten zijn verbonden is voor gebruik van de Exchange Enterprise functies een aanvullende licentie noodzakelijk. Dit is de Exchange online Archiving licentie.

Microsoft heft de aankondiging van de wijziging van het Kiosk abonnement aangekondigd in de blog post: Office 365, new capabilities for Kiosk workers

Nieuwe #ADFS Rollup met betere #Office365 ondersteuning

Update Rollup 1 for Active Directory Federation Services (AD FS) 2.0 is beschikbaar. Voor Office 365 is deze update heel belangrijk aangezien ze twee nieuwe scenario's voor Office 365 ondersteund:

Ondersteuning voor meerdere UPN suffixes binnen dezelfde forest zonder hiervoor een tweede instantie van ADFS te hoeven implementeren (dus bijvoorbeeld UPN's die eindigen op wortell.com en wortell.nl kunnen nu middels 1 ADFS implementatie met Office 365 ondersteund worden).

Betere mogelijkheden om op basis van de locatie van een client toegang tot diensten af te schermen.

Hieronder de beschrijving vanaf de Microsoft Support site:

• Multiple Issuer Support
  Previously, Microsoft Office 365 customers who require single sign-on (SSO) by using AD FS 2.0 and use multiple top level domains for users' user principal name (UPN) suffixes within their organization (for example, @contoso.us or @contoso.de) are required to deploy a separate instance of AD FS 2.0 Federation Service for each suffix. After you install this Update Rollup on all the AD FS 2.0 federation servers in the farm and follow the instructions of using this feature with Office 365, new claim rules will be set to dynamically generate token issuer IDs based on the UPN suffixes of the Office 365 users. As a result, you do not have to set up multiple instances of AD FS 2.0 federation server to support SSO for multiple top level domains in Office 365.
  For more information about the instructions, visit the following Microsoft website:

  General information about how to set up a trust by adding or converting a domain for SSO (http://onlinehelp.microsoft.com/en-us/office365-enterprises/ff652560.aspx#BKMK_CreateOrConvertADomain)

• Client Access Policy Support
  
  Today, Office 365 customers do not have the capability to use AD FS 2.0 to restrict extranet access across all the endpoints to corporate resources within Office 365. Some organizations may want to create policies that limit access to Office 365 services that depend on the location of the client. For example, you might want to the following capabilities:
  • Block all extranet clients access to Office 365
  • Block all extranet clients access to Office 365, except for devices accessing Exchange Online for Exchange Active Sync

  Update Rollup 1 for AD FS 2.0 enables organizations to configure these kinds of policies. If Office 365 customers who use SSO require these policies, they can now use client access policy rules to restrict access based on the location of the computer or device that is making the request. Currently, customers who use Microsoft Office Online Services cloud IDs cannot implement these restrictions.
  For more information about how to use client access policy to limit access to Office 365 services that are depend on the location of the client, visit the following Microsoft website:

  General information about how to limit access to Office 365 services that depend on the location of the client (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=231155)

  For more information about how to plan for and deploy AD FS 2.0 for use with SSO, visit the following Microsoft website:

  General information about how to Plan for and deploy AD FS 2.0 for use with SSO (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=212852)

Het volledige artikel is hier te vinden: http://support.microsoft.com/kb/2607496

#Wortell Mailboxen worden naar #Office365 gemoved

Naast mijn privé mailbox gaan we nu ook met (een deel van) de Wortell mailboxen naar Office 365. Omdat ik met 22GB de grootste zakelijke mailbox heb, heb ik voorgesteld de eerste testgebruiker te zijn. Inmiddels loopt de move. Ik vraag me af wanneer ik klaar ben. Wel spannend!!

Whitepaper: #Office365 - Een overview

In de whitepaper Office 365 – Een introductie geef ik een algemene introductie in de mogelijkheden van Office 365. Er wordt ingegaan op de bedrijfsmatige voordelen van een Office 365 implementatie en de punten waaraan aandacht besteed dient te worden. De whitepaper is bedoeld voor iedereen die overweegt (delen van) de ICT infrastructuur naar Office 365 te migreren, maar eerst een algemeen besluit wil maken.

Momenteel werk ik tevens aan een nieuwe whitepaper: Office 365 – Een implementatiestrategie kiezen.

Je kunt de whitepaper Office 365 – Een introductie hier downloaden.

Wortell over Office 365

Microsoft shot a video about the transition Wortell has made from a traditional System Integrator to a Cloud System Integrator. The film was show at the Microsoft Worldwide Partner Conference in Los Angeles July 2011.

http://www.youtube.com/watch?v=1LN6O9jPdVE​

#Office365: Voorbereidingen treffen tav #BPOS wachtwoorden

Binnenkort zal BPOS naar Office 365 gemigreerd worden. Voorafgaand aan deze Office 365 migratie dienen de nodige voorbereidingen getroffen te worden.

Een van deze vereisten zijn sterke wachtwoorden die voldoen aan het wachtwoordbeleid van Office 365. Het wachtwoordbeleid van Office 365 verschilt enigszins van het wachtwoordbeleid voor SharePoint Online Standard today. Teneinde ervoor te zorgen dat wachtwoorden voor SharePoint Online Standard today kunnen worden overgezet naar en gebruikt in Office 365, wordt het wachtwoordbeleid van Office 365 vanaf 3/6/2011 afgedwongen voor SharePoint Online Standard-gebruikers.

Wat betekent dit voor uw organisatie? Na 3/6/2011 wordt het wachtwoordbeleid van Office 365 afgedwongen wanneer een wachtwoord opnieuw wordt ingesteld of wanneer een gebruikersaccount wordt gemaakt. Met name moeten gebruikers zich houden aan de volgende regels:

• Wachtwoorden moeten voortaan tussen acht en zestien tekens bevatten.
• Wachtwoorden mogen geen Unicode-tekens meer bevatten, inclusief tekens in talen die momenteel alleen door Unicode worden ondersteund. Alleen de volgende tekens zijn toegestaan voor wachtwoorden van Office 365:
  
  A-Z, a-z, 0-9, ! @ # $ % ^ & * - _ + = [ ] { } | \ : ' , . ? / ` ~ " < > ( ) ;

Het wachtwoordbeleid van Office 365 wordt weerspiegeld in het hulpprogramma voor het opnieuw instellen van wachtwoorden in het Microsoft Online Administration Center (MOAC) en de portal My Company alsmede in gerelateerde PowerShell-commandlets van Microsoft Online Services.

SharePoint Online Standard-gebruikers met een wachtwoord dat niet voldoet aan de nieuwe vereisten, zullen merken dat hun huidige wachtwoord niet werkt wanneer ze zijn overgestapt naar Office 365. Voor een optimale overgang kunt u het beste ervoor zorgen dat alle gebruikers, inclusief serviceaccounts, hun wachtwoord wijzigen na 3/6/2011 en vóór de overgang van uw organisatie naar Office 365.

Wat als gebruikers hun wachtwoord niet wijzigen vóór de overgang?

Als gebruikers hun wachtwoord niet wijzigen vóór de overgang naar Office 365, kunnen ze zich alleen met hulp van een Administrator aanmelden bij hun Office 365-account.

• Na de overgang kunt u via het Beheercentrum van Office 365 gebruikerswachtwoorden opnieuw instellen. Wanneer een gebruikerswachtwoord opnieuw wordt ingesteld, biedt Office 365 een tijdelijk wachtwoord waarmee gebruikers zich de eerste keer kunnen aanmelden bij Office 365.
• U kunt ook nieuwe wachtwoorden toewijzen aan gebruikers met de PowerShell-commandlets die worden meegeleverd in het hulpprogramma Microsoft Online Services Directorysynchronisatie.

Office 365 Exchange Online en gebruikerslicenties

Exchange Online is onderdeel van Office 365. Exchange Online is net als de andere Office 365 producten op zogenaamde User Subscription Licenties (USL). Per account (USL) in de omgeving dient dus een maandelijks bedrag betaald te worden. Een vraag die wij vaak krijgen is hoe het dan zit met meerdere mailboxen per gebruiker, e-mail distributiegroepen en zogenaamde resource mailboxen zoals vergaderruimten en dergelijke.

In feite is de structuur als volgt. Aan iedere mailbox waar een gebruiker aan hangt met eigen inlognaam en wachtwoord moet een zogenaamde USL gekoppeld worden. Daarmee zijn dus de volgende scenario's van toepassing:

• 1 gebruiker met meerdere mailadressen (bijvoorbeeld danny@wortell.nl, danny.burlage@wortell, info@wortell.nl) benaderbaar middels dezelfde mailbox => Mogelijk met 1 USL
• 1 gebruiker met meerdere mailboxen en dus inlognamen (bijvoorbeeld een mailbox die middels Outlook aan een bestaande mailbox gekoppeld kan worden) => Per Mailbox 1 USL
• E-mail distributiegroepen (bijvoorbeeld administratie@wortell.nl die mail doorstuurt aan 10 gebruikers) => Geen USL nodig
• Resource Mailbox (mailbox voor een vergaderruimte of bijvoorbeeld Beamer) => Geen USL nodig

Aangemerkt moet worden dat bovenstaande informatie is geverifieerd in de Exchange Online Management console en niet in de onderliggende contracten.

De uitdagingen van Office 365

De website Talkin'Cloud geeft in zijn artikel Microsoft Office 365 Cloud Suite Faces PreLaunch Hurdles aan dat de binnenkort te lanceren Office 365 dienst de nodige problemen kent. Als meest belanrgijke probleem wordt de refresh van POP-diensten genoemd:

Refresh, Please: The limitation TalkinCloud hears most about is the inability to set how often a Microsoft Office 365-connected POP3 mailbox is refreshed: Forum administrators have confirmed to those expressing the concern that yes, mailboxes are checked once per hour by default and there's no way to change it. Speaking as an e-mail addict, that's at least 59 times per hour too little.

Vervolgens wordt verwezen naar een, overigens redelijk vage post op de community website van Microsoft:

Mooi om te weten is dat normaliter de instellingen voor Exchange geen gebruik maken van POP instellingen maar van de standaard Exchange connectie die op een heel andere manier werkt. Alle mail daarin wordt volcontinue gesynchroniseerd.

In hetzelfde artikel worden nog enkele andere problemen genoemd met Office 365 zoals enkele problemen met de Public Facing websites. Al deze problemen hebben met name te maken het kleinbedrijf en zijn eigenlijk alleen van toepassing op de SMB variant van Office 365. Op basis van het artikel in TalkinCloud weinig dus om ons zorgen over te maken!

Computable: Publieke clouddiensten wordt miljardenbusiness

In 2015 wordt wereldwijd 72,9 miljard dollar aan publieke clouddiensten uitgegeven, aldus onderzoeksbureau IDC. Het toenemend gebruik van mobiele apparatuur, sociale netwerken en het analyseren van big data zorgt voor een grotere vraag naar clouddiensten. Volgens het onderzoeksbureau is dit goed nieuws voor ict-leveranciers en -dienstverleners, die goede zaken kunnen gaan doen met het aanbieden van publieke cloudiensten.

Lees verder op de computable website

Inmiddels zien wij bij Wortell hetzelfde gebeuren op het gebied van Office 365. Het aantal projecten en aanvragen voor projecten groeit enorm. Overigens is dit in veel gevallen wel een hybriede scenario waarbij de lokale omgeving niet wordt uitgefaseerd maar nog steeds in gebruik blijft.