Wortell, Microsoft en meer...

Minimale systeemvereisten #Office365

Voor optimaal gebruik van Office 365 stelt Microsoft een aantal eisen aan de systeemconfiguratie. In een eerder artikel (Welke voorbereidingen kunt u treffen voor een migratie naar Office 365) schreef ik al over de voorbereidingen die getroffen kunnen worden.

Het is belangrijk om te weten dat veel van deze systeemvereisten eigenlijk alleen nodig zijn om optimale integratie tussen desktop applicaties en online diensten mogelijk te maken. Voor gebruikers die eigenlijk helemaal geen integratie wensen hoeven veel van deze voorbereidende werkzaamheden dus niet uitgevoerd te worden. Mijns inziens zit de kracht van Office 365 deels echter in de integratie van Microsoft Office op de desktop en Office 365 in de cloud.

Hieronder alle systeemeisen op een rij:

Software	Ondersteunde versie
Besturingssystemen	Windows® 7 Windows Vista® SP2 Windows® XP SP3 Windows Server 2008 Mac OS X 10.5 (Leopard), 10.6 (Snow Leopard)
Systeemsoftware	Microsoft .NET Framework 2.0 Java-client 1.4.2 (voor Macintosh OS X)*
Office-clients	Microsoft Office 2010 of Office 2007 SP2 Office 2008 voor Mac en Entourage 2008 Web Services Edition Office 2011 voor Mac en Outlook 2011 voor Mac Lync 2010
Clienttoepassingen	Microsoft Online Desktop Upgrade (verkrijgbaar zodra Office 365 algemeen verkrijgbaar is)
Browser-software: Microsoft Online Portal	Internet Explorer 7 of hoger voor Windows Vista SP2 of Windows 7 Internet Explorer 8 of hoger voor Windows XP SP3 Mozilla Firefox 3 of hoger Apple Safari 4 of 5
Browsersoftware: Outlook Web Access	Internet Explorer 7 of hoger Firefox 3 of hoger Safari 4 of 5 op Macintosh OS X 10.5 Chrome 6 of hoger (alleen OWA Light) Er bestaat ook een kleinere versie van Outlook Web App die minder functies ondersteunt, maar wel met vrijwel elke browser werkt

 

Een uitgebreide lijst met softwarevereisten staat op http://onlinehelp.microsoft.com/nl-nl/office365-enterprises/ff652534.aspx

Is SharePoint Online, onderdeel van Office 365, een werkelijk #SharePoint alternatief? #wortell #office365

Wortell is vorig jaar verkozen tot beste Microsoft Online Services Partner wereldwijd. Om die reden hebben wij enkele maanden geleden de mogelijkheid gekregen als één van de eerste Nederlandse organisaties te experimenteren met Office 365. Hieronder in het "kort" onze ervaringen met SharePoint Online, onderdeel van de Office 365 suite. Over de komende weken zal ik een serie van blogposts doen over de wijze waarop Office 365 in verschillende scenario's kan worden toegepast. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Laat me beginnen met mijn conclusie. Ja; SharePoint Online als onderdeel van Office 365 is een volwaardig alternatief voor een lokale SharePoint omgeving. Dit tenzij u specifieke behoeften heeft.

Iedereen die met BPOS heeft geëxperimenteerd of er zelf hele omgevingen op heeft draaien, weet dat SharePoint Online als onderdeel van BPOS een goede oplossing biedt voor verschillende vraagstukken, maar dat het geen volwaardig alternatief is voor een lokaal, of in Microsoft termen, On Premise SharePoint omgeving. SharePoint Online in BPOS was gebaseerd op SharePoint 2007 technologie. Daarnaast waren de functionaliteiten grotendeels te vergelijken met het gratis Windows SharePoint Services, en niet echt met Microsoft Office SharePoint Server 2007. Wel bood SharePoint Online in BPOS voor specifieke scenario's een goede oplossing. Je moest alleen heel goed weten waarvoor je SharePoint Online binnen je organisatie wilde inzetten.

SharePoint Online in Office 365, waar de rest van deze post over gaat, is een gebaseerd op SharePoint Server 2010. Bijna alle functionaliteiten die in een On Premise SharePoint 2010 omgeving beschikbaar zijn, zijn ook in SharePoint Online beschikbaar. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Sommige functionaliteiten, en ik ga daar later op in, worden in ieder geval op dit moment nog niet geboden in SharePoint Online. Een ander belangrijk aandachtspunt is dat SharePoint Online een multi tennant dienst is. Duizenden, zo niet miljoenen organisaties in Europa maken gebruik van dezelfde omgeving. Hierdoor is enigszins een One Size Fits all principe van toepassing. Sommige instellingen worden geboden zoals ze zijn, zonder dat afnemers hierop wijzigingen kunnen doorvoeren.

Ondersteunde functionaliteiten per workload

Om in kaart te brengen welke functionaliteiten niet geboden worden in SharePoint Online ten opzichte van SharePoint "On Prem" kan het beste gekeken worden naar de zes verschillende workloads van SharePoint. Per workload kan vervolgens worden aangeven wat wel, en wat niet, in SharePoint Online beschikbaar is.

In de workloads Sites en Communities wordt het grootste gedeelte van alle functionaliteiten ondersteund. Nieuw in Office 365 is de mogelijkheid om MySites aan te maken en een simpele website op te zetten. Daarnaast zijn veel kleinere functionaliteiten nu beschikbaar gekomen.

Het aanmaken van een op SharePoint gebaseerde website is in Office 365 niet mogelijk. Websites als www.rai.nl en www.ferrari.com die nu op SharePoint gebaseerd zijn blijven dus nog even buiten bereik. Enkele andere functionaliteiten die niet ondersteund worden zijn Workflows en Goedkeuringsschema's voor de 'simpele' website functionaliteit die beschikbaar is. Organisaties die bijvoorbeeld voordat een specifiek artikel gepubliceerd wordt dit eerst langs een compleet redactieteam willen halen kunnen hiervoor Office 365 niet gebruiken. Het opzetten van een staging omgeving voor websites wordt tevens niet ondersteund. Er is dus maar één website beschikbaar en daar moet je het als organisatie mee doen.

In de workload Content Management, die met name ingaat op Document Management en Case Management scenario's, zijn eveneens veel nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. Zo worden nieuwe SharePoint 2010 functionaliteiten zoals Document ID's en Document Sets ondersteund en zijn de Office Web Apps toegevoegd. Een andere functionaliteit die voor veel organisaties in SharePoint 2010 erg gewaardeerd wordt en in Office 365 is opgenomen zijn de taxonomies. Hiermee kunnen volledige metadatastructuren worden aangebracht die vervolgens gekoppeld kunnen worden aan documenten en/of lijstitems in SharePoint Online. In Place Records Management, waarmee documenten als Record gedeclareerd kunnen worden en daarmee niet meer zomaar verwijderbaar zijn, is tevens een nieuwe functionaliteit.

Niet ondersteund in SharePoint Online workload Content Management is het Record Center. Voor organisaties die Office 365 willen inzetten als een NEN 2082 toepassing zal dit de nodige problemen opleveren. Daarnaast worden functionaliteiten zoals Document Conversions, dus het converteren van een Word document naar een HTML document en dergelijke, niet standaard ondersteund. Dit is bijzonder problematisch indien documenten geconverteerd moeten worden naar PDF of TIFF bestanden. Wederom is dit veelal een eis die door veel organisaties wordt gesteld aan een officiële Document Management oplossing. Wel zijn hiervoor natuurlijk alternatieve te bedenken zoals een externe webservice of het lokaal kunnen uitvoeren van specifieke handelingen.

Organisaties die geautomatiseerd dossiers willen opbouwen zullen met de nieuwe Document Sets veel toegevoegde waarde vinden in Office 365. Deze functionaliteit is gewoon meegekomen uit SharePoint 2010. Indien daarbij echter ook van Word Automation Services gebruik gemaakt moet worden moet de On Premise variant gebruikt worden. Word Automation Services is de functionaliteit die meerdere documenten samen kan voegen naar één nieuw Word document of bestaande Word documenten online kan aanpassen.

Op het gebied van Search is veel veranderd in Office 365. Wellicht de mooiste toepassing is dat het nu mogelijk is om over meerdere Site Collections heen te kunnen zoeken. Niet langer zijn de zoekresultaten van een zoekopdracht in SharePoint Online (zoals dat wel het geval was in BPOS) beperkt tot de resultaten van slechts 1 Site Collection. Naast verschillende Site Collections wordt daarbij tevens de MySites doorzocht. Bij eventuele zoekopdrachten worden dus tevens personen aangeraden die in hun persoonlijk profiel iets te melden hebben over de gebruikte zoektermen.

Wat helaas niet mogelijk is met Search is om ook lokale SharePoint omgevingen of derde bronnen te indexeren en de resultaten daarvan weer te geven bij een zoekopdracht. Daarnaast biedt Office 365 momenteel nog geen FAST functionaliteit. Dit is de uitgebreide zoekfunctionaliteit die als additioneel product in SharePoint kan worden ingezet.

Onder de workload Insights schaart Microsoft alle Business Intelligence toepassingen in SharePoint 2010. Wellicht bevindt zich hier wel de grootste lacune ten opzichte van SharePoint 2010 On Premie omgevingen. Binnen SharePoint Online zijn weliswaar de Business Intelligence Webparts op basis van lijsten en dergelijke beschikbaar en worden functionaliteiten zoals Excel Services en Visio Services aangeboden; belangrijke Business Intelligence toepassingen zoals Performance Point Server functionaliteit, de Data Connection Library, benodigd om koppelingen met derde systemen op te kunnen bouwen, het Business Intelligence Center en de Chart Web Part kunnen niet in SharePoint Online gebruikt worden. Daarnaast zijn koppelingen met bijvoorbeeld SQL Server Reporting omgevingen en Project Server koppelingen uitgesloten op dit moment.

De workload Composites behelst alle functionaliteit ten behoeve van het op een gemakkelijke manier kunnen aanpassen van SharePoint omgevingen (met deze beschrijving doe ik de kracht van het platform niet geheel recht aan, maar goed). Composites biedt eigenlijk de mogelijkheid om eigen applicaties op een SharePoint omgeving op te kunnen bouwen. Een groot gemis in BPOS was bijvoorbeeld om eigen maatwerkcode te kunnen gebruiken. SharePoint Online in Office 365 brengt hier verandering in door SandBoxed Solutions te ondersteunen. SandBoxed Solutions op zichzelf ondersteunen echter weer niet alle maatwerkfunctionaliteiten die mogelijk zijn op een SharePoint platform. Wat niet mogelijk is, is om Fully Trusted Code ofwel volwaardige maatwerktoepassingen in SharePoint Online te plaatsen. Dit zijn doorgaans toepassingen die op het filesystem geïnstalleerd dienen te worden (hiermee ga ik heel kort door de bocht) en vervolgens op het hoogste niveau aanpassingen kunnen maken. SandBoxed Solutions bieden nog een aantal andere grote nadelen. Zo bieden ze niet de mogelijkheid om oplossingen te maken die gebruik maken van meerdere Site Collections en zijn grafische webparts uitgesloten. Hiervoor dient dus Silverlight ingezet te worden.

Een andere belangrijke functionaliteit die niet ondersteund wordt in de Composites workload is Business Connectivity Services. BCS biedt de mogelijkheid in een SharePoint 2010 On Premise omgeving om koppelingen met derde systemen zoals een SAP of Oracle database te kunnen leggen. Door het gemis van BCS zijn scenario's waarin portals gepresenteerd worden die uit meerdere systemen informatie ophalen dus een stuk moeilijker te realiseren. Overigens is het wel mogelijk om in SharePoint Online gegevens uit derde systemen te raadplegen. Hiervoor moet echter gebruik gemaakt worden van een veel omslachtigere koppeling met Azure.

SharePoint Timer Jobs is de laatste belangrijke functionaliteit die niet in SharePoint Online ondersteund wordt. SharePoint Times Jobs zijn belangrijk om in workflows gebruik te maken van tijdsgeboden handelingen.

Grenzen van de service

Naast specifieke ondersteunde en niet ondersteunde functionaliteiten ten opzichte van een SharePoint 2010 On Premise omgeving, is SharePoint Online een multi tennant omgeving. Er zijn met andere woorden honderden of duizenden andere personen die van dezelfde onderliggende hardware laag gebruik maken. Dit biedt veel voordelen. Zo kan Microsoft tegen relatief lage kosten het platform aanbieden en technisch beheren, is de beveiliging hoger dan je zelf waarschijnlijk ooit zult kunnen realiseren en is de beschikbaarheid met minimaal 99,9% veel hoger dan de meeste organisaties in hun eigen data centrum zullen halen.

Gebruik maken van een online dienst bieden echter ook enkele nadelen. Buiten algemene zaken (zoals de beperking dat de omgeving niet door iedere gebruiker afzonderlijk geaudit kan worden), betreft het tevens enkele SharePoint specifieke aandachtspunten. Hieronder een overzicht met overwegingen:

• Limieten in omvang: Een SharePoint Online omgeving mag maximaal 5TB groot zijn. Slechts weinig organisaties zullen dit daadwerkelijk halen. Een belangrijker aandachtspunt is dat elke Site Collection niet groter mag zijn dan 100GB. Voor een wat grotere omgeving zijn dus meerdere Site Collections nodig, waarbij het belangrijk is door de harde limiet van te voren er rekening mee te houden dat ze niet groter dan 100GB per stuk mogen worden. Daarbij mogen maximaal 300 Site Collections worden aangemaakt. Voor MySites wordt een eigen Site Collectie aangemaakt per MySite. De MySite Site Collection kan niet groter worden dan 500MB!! De aangemaakte Site Collections tellen niet mee in de limiet van 300 Site Collections.
• Bestanden: De te uploaden bestanden kunnen maximaal 250MB groot zijn. Het soort bestanden dat kan worden geupload is beperkt (of eigenlijk andersom). Bestanden die mogelijk schadelijke informatie kunnen bevatten (zoals exe bestanden) kunnen niet geupload worden. De lijst van niet geaccepteerde bestanden kan niet worden aangepast.
• Fully Trusted Code en Toegang tot de Database: Het is niet mogelijk Fully Trusted Code te installeren. Daarnaast is het niet mogelijk om rechtstreeks toegang te nemen tot de database. Dit laatste wordt overigens bij On Premise inrichtingen slechts gelimiteerd ondersteund.
• Migreren vanaf een On Premise SharePoint 2003/2007 omgeving: Om te migreren vanaf een oudere On Premise omgeving wordt veelal met een database upgrade gewerkt. Doordat er geen toegang is tot de database is dit niet zomaar ondersteund en dient een alternatieve methodiek gevonden te worden.
• Central Admin: Instellingen die middels Central Administration moeten worden aangepast worden nauwelijks ondersteund
• Internet lijnen: De SharePoint omgeving staat niet "in huis". Indien een organisatie niet de beschikking heeft over een snelle internetlijn kan dit vertragingen tot gevolg hebben.
• Backup & Restore: Er wordt om de 12 uur een backup van de omgeving gemaakt. Backups worden maximaal 14 dagen bewaard.

Met de bovenstaande lijst met ik niet allesomvattend. Het zijn echter wel de meest belangrijke aandachtspunten.

Niet of slechts deels ondersteunde scenario's

Hoewel bovenstaand overzicht geen compleet beeld geeft tot in het laatste detail van alle ondersteunde en niet ondersteunde functionaliteiten, geeft het wel een beeld van de belangrijkste beperkingen. Grofweg dient rekening gehouden te worden met de volgende aandachtspunten per specifiek scenario:

Document Management Oplossingen

Wil je SharePoint Online als een Document (maar ook Record of Case) Management oplossing inzetten is dit goed mogelijk. Wil je echter geavanceerde scenario's ondersteunen, heb je te maken met grote hoeveelheden documenten of dien je complete Record Management structuren op te zetten die aan bijvoorbeeld de NEN 2082 norm voldoen, dan heb je aan SharePoint Online op dit moment geen goede oplossing.

Wel biedt SharePoint Online als Document Management oplossing natuurlijk een geweldig betaalbaar en op zich zeer volwaardig alternatief. Je moet als organisatie echter wel je eisen willen en kunnen bijstellen.

Team Site omgevingen

SharePoint Online is als Team Site omgeving zeer geschikt. Zo'n beetje alle functionaliteiten die in SharePoint On Premise omgevingen ondersteund worden, zijn tevens beschikbaar in SharePoint Online. Het grootste aandachtspunt bij het inzetten van SharePoint Online als Team Site omgeving is Governance. Het houden van overzicht over sites, automatisch verwijderen van sites na bepaalde perioden en bijvoorbeeld aanpassen van de Site Creation pagina die standaard in SharePoint aanwezig is om zo geavanceerde scenario's voor Governance te ondersteunen is niet mogelijk.

Portals en Intranet omgevingen

Indien je een intranet of portal omgeving wil realiseren die zowel grafisch als functioneel zeer geavanceerd is opgebouwd, biedt SharePoint tot op zeker hoogte alle functionaliteit die je nodig hebt. Een aandachtspunt hierin zijn de niet ondersteunde koppelingen met derde systemen, waardoor het weergeven van belangrijke informatie uit andere bronnen niet mogelijk is. Een ander aandachtspunt is het ontbreken van functionaliteit om uit meerdere Site Collections data te aggregeren. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld niet zomaar home pages gemaakt worden die een totaal overzicht geven van alle activiteiten in de complete SharePoint omgeving.

Business Intelligence omgevingen

Wil je een geavanceerd Business Intelligence scenario ondersteunen dan biedt SharePoint Online te weinig functionaliteit. Het is beter om een On Premise omgeving te gebruiken.

Websites op basis van SharePoint

Kort gezegd: Wil je een website maken die gebruik maakt van de kracht van het SharePOint platform? Kies niet voor SharePoint Online in Office 365 maar zoek een hosting partner of draai SharePoint vanaf je eigen netwerkomgeving.

Maar dit is wel een heel kritische kijk op SharePoint Online?

Op basis van bovenstaand zou je kunnen zeggen dat ik inderdaad kritisch kijk naar de mogelijkheden van SharePoint Online. Begrijp me echter niet verkeerd! Ik denk dat SharePoint Online als onderdeel van Office 365 een geweldige service is die zeer veel mogelijk maakt voor een breed scala aan organisaties. Mogelijkheden die veel organisaties nu niet tot hun beschikking hebben. Ik wil alleen iedereen die met SharePoint Online in Office 365 vragen eerst aandachtig te kijken of de "Cloud" oplossing voor hun wel de juiste is.

Morgen zal ik een post publiceren over enkele nieuwe scenario's die SharePoint Online mogelijk maakt.

Office 365: Welke voorbereidingen kunt u treffen voor een migratie?

Wortell is in 2010 door Microsoft verkozen als beste Online Services Partner wereldwijd. Hierdoor hebben wij de mogelijkheden gekregen vroegtijdig met Office 365 te experimenteren in een Beta programma. In dit artikel zijn de ervaringen hieruit opgenomen. Daarnaast gaan wij in op de vereisten van Office 365 en de voorbereidingen die u in uw organisatie kunt treffen om Office 365 direct na beschikbaarheid in te kunnen zetten. Deze post is onderdeel van een serie. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Microsoft is traditioneel een partij die zich primair richt op lokaal geïnstalleerde software. Office 365 is echter een clouddienst of Software as a Service oplossing. Gebruikers hebben de mogelijkheid om gebruik te maken van de service via een browser. Naast het via een browser kunnen consumeren van de Office 365 cloud diensten, gaat Microsoft echter een stap verder. Ze integreert de oplossing in de cloud met lokaal geïnstalleerde software om zo gebruikers het beste van beide werelden te bieden.

Minimale Systeemvereisten

Om gebruik te kunnen maken van Office 365 dient een gebruiker minimaal te beschikken over een browser. Hoewel Office 365 via bijna iedere browser te gebruiken is, ondersteund Microsoft officieel alleen Safari 4.x, Firefox 3.x en Internet Explorer 7 (of hoger). De inmiddels meer dan 10 jaar oude Internet Explorer 6 wordt niet meer ondersteund door Office 365. Hoewel Microsoft officieel Chrome niet ondersteund, is het wel mogelijk met deze browser de Microsoft online services te gebruiken.

Voor optimaal gebruik is naast de webbrowser echter ook een koppeling nodig met een lokale computer. Hiervoor dient rekening gehouden te worden met meer systeemvereisten. Zo dient de minimale versie van het besturingssysteem Windows XP SP3 te zijn. Natuurlijk worden ook Windows Vista (SP2) en Windows 7 ondersteund. Naast de Windows versies ondersteunt Microsoft tevens Mac OS X 10.5 (Leopard) en Mac OS X 10.6 (Snow Leopard).

Op het besturingssysteem dient vervolgens de Office 365 Service Connector geïnstalleerd te worden. De Office 365 Service Connector zorgt ervoor dat een lokaal systeem voorbereidt wordt op integratie met de online diensten. De lokaal geïnstalleerde Office applicaties worden aangepast zodat deze naadloos met Office 365 kunnen werken en wordt Windows Update verteld dat in het vervolg update voor de Microsoft online diensten gedownload moeten worden. Indien een organisatie momenteel gebruik maakt van BPOS (de voorloper van Office 365) dient naast de installatie van de Service Connector tevens de Single Sign On tool gede-installeerd te worden.

Voor integratie met de Microsoft Office producten dient minimaal gebruik gemaakt te worden van Office 2007 (minimaal SP2) of Office 2010. Office 2003 wordt niet meer ondersteund door Office 365. Voor de Mac worden Office 2008 en Office 2011 ondersteund. Om Lync Online te kunnen gebruiken wordt de Lync Communicator en Communicator for Mac ondersteund.

Microsoft Online ID's of Active Directory Passwords

Om in te kunnen loggen op Office 365 is een inlognaam en wachtwoord nodig. Dit kan een zogenaamde Microsoft Online ID zijn, maar ook een reeds bestaand Active Directory account. In deze laatste variant, een Active Directory account, is de inlog Single Sign On met een lokale omgeving. Indien gebruik gemaakt wordt van Microsoft Online ID's wordt een geheel eigen inlognaam en wachtwoord gebruikt voor het inloggen op de Microsoft Online Services ten opzichte van de inlognaam en het wachtwoord dat gebruikt wordt voor de lokale omgeving.

Het aanmaken van Microsoft Online ID's kan handmatig, door het uploaden van een csv bestand met gebruikers, middels Power Shell (hoewel in de beta nog niet beschikbaar) en via de Microsoft Directory Synchronization Tool. Deze kopieert alle lokale Active Directory accounts naar de cloud. Daar wordt vervolgens een wachtwoord toegewezen aan de gebruikers. De online accounts staan in dat geval dus geheel los van de lokale accounts.

 

De voordelen van het werken met een Microsoft Online ID zijn onder meer dat een lokale Active Directory niet perse noodzakelijk is, het beheer naar andere personen dan de IT afdeling kan worden gedelegeerd en de oplossing direct kan worden ingezet. Het grootste nadeel van het werken met een Microsoft Online ID is dat de inlognaam en het wachtwoord niet gekoppeld of hetzelfde zijn aan de lokale Active Directory. Het wachtwoord, maar ook het wachtwoord beleid en de inlognaam kan dus verschillen tussen de Windows accounts en de accounts voor Office 365. Het risico hiervan is dat extra ondersteuning nodig is voor gebruikers. Met name dat de inlognaam anders is dan de inlognaam voor de lokale computer kan hierbij veel problemen opleveren. Zo is de inlognaam van Office 365 gebaseerd op een UPN (bijvoorbeeld danny.burlage@wortell.nl) en is de inlognaam van een lokale computer veelal gebaseerd op een sAMAccountName.

De meest ideale optie is om te werken met Single Sign On. Om gebruik te kunnen maken van Single Sign On dient een koppeling tussen de lokale Active Directory en de Microsoft Online Directory gemaakt te worden. Deze koppeling wordt gelegd op basis van Active Directory Federation Services (AD FS). Het opbouwen van een AD FS infrastructuur kan voor organisaties die hier nog geen gebruik van maken, een complexe aangelegenheid zijn. Zo dient één, maar naar voorkeur liever minimaal twee, Active Directory Federation Servers opgebouwd te worden. Indien authenticatie buiten het lokale netwerk (dus via het Internet) noodzakelijk is, zal naast de Active Directory Federation Servers echter tevens een AD FS proxy geïnstalleerd moeten worden. Dit zijn nog eens twee extra AD FS servers. Als alternatief is het echter ook mogelijk om de AD FS servers middels UAG, TMG of een andere reverse proxy oplossing te ontsluiten.

Het voordeel van werken met Single Sign On is dat gebruikers zowel voor hun Windows omgeving als voor de Office 365 dezelfde inlognaam en wachtwoord kunnen gebruiken. Daarnaast kan gewerkt worden met 2 Factor Authenticatie. Denk daarbij aan SMS of Token authenticatie. Ten slotte hoeft de gebruiker nooit meer zelf in te loggen. Het grootste nadeel is dat een aparte infrastructuur opgebouwd of ingericht dient te worden voor synchronisatie met Office 365.

Role Based Access

Voor het beheer van Office 365 kunnen verschillende soorten rollen voor beheerders gedefinieerd worden. Elk van deze rollen krijgt meer of minder rechten om beheerswerkzaamheden uit te kunnen voeren. Standaard zijn de volgende rollen beschikbaar:

• Tenant Admin: Is de allerhoogste beheerder. Een gebruiker met deze rechten heeft de mogelijkheid alle instellingen te doen en andere beheerders aan te maken;
• Billing Admin: Heeft volledige toegang tot alle facturatie gegevens (instellen van betaalmethode, downloaden van facturen) en wordt op de hoogte gesteld bij alle communicatie rondom facturatie. Heeft daarnaast leesrechten op de verschillende objecten (gebruikers, domeinen) in de omgeving;
• User Account Admin: Heeft leesrechten op de gehele omgeving en kan gebruikers aanmaken en beheren;
• Help Desk Admin: leesrechten op alle Office 365 objecten (gebruikers, domeinen). Kan daarnaast wachtwoorden opnieuw instellen;
• Service Support Admin: Heeft leesrechten op alle Office 365 objecten (gebruikers, domeinen). Kan daarnaast rechten gegeven worden op afzonderlijke diensten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online).

Specifiek voor IT dienstverleners die ondersteuning aan een organisatie geven die gebruik maakt van Office 365 zijn twee aparte rollen ingericht, te weten:

• Agent Admin: Heeft volledige rechten op een klantomgeving. Staat gelijk aan een Tenant Admin;
• Agent Help Desk Admin: Staat gelijk aan de Help Desk Admin role. Beheerder heeft rechten om gebruikerswachtwoorden opnieuw in te stellen.

Naast deze Office 365 specifieke beheersrollen is het mogelijk voor de individuele diensten (Exchange Online, SharePoint Online) aparte beheersrollen te definiëren. Dit zijn de standaard beheersrollen zoals ook van toepassing zijn op de "On Premise" producten.

Microsoft Exchange Co-existentie

Exchange Online in Office 365 maakt het mogelijk e-mail in een hybride vorm te gebruiken. Daarbij staat een deel van de mailboxen bij Microsoft in Office 365 en een deel van de mailboxen op een lokale Exchange server. Hoewel BPOS deze mogelijkheid ook bood, zaten er in het co-existentiemodel van BPOS enkele beperkingen zoals de synchronisatie van Free/Busy informatie tussen gebruikers in BPOS en 'lokale' Exchange gebruikers. Office 365 heeft dit nu opgelost. Niet alleen de beperkingen zijn opgelost (zoals Free/Busy informatie), maar het is nu ook mogelijk om vanaf de Exchange Management Console zowel de lokale Exchange Server als de Office 365 Exchange Online omgeving te beheren. Hiermee wordt dus een werkelijk hybride ervaring gecreëerd.

 

Andere functionaliteiten die bij gebruik van een Rich Coexistence scenario worden ondersteund zijn: routering van e-mail tussen online en on premise mailboxen, gebruik van dezelfde domeinnaam (zoals @wortell.nl), dezelfde GAL, delen van Free/Busy informatie, mailtips en Out of Office informatie alsof beide omgevingen dezelfde zouden zijn, het doorsturen van OWA gebruikers afhankelijk van de locatie waar hun mailbox wordt gehost, ondersteuning voor het verplaatsen van mailboxen (tussen de Online, On Premise en vica versa) en het niet hoeven herladen van de OST bestanden indien mailboxen verplaatst worden.

 

Hoewel het gebruik van AD FS is aan te raden in omgevingen waar gebruik gemaakt wordt van Rich Coexistence (zoals Microsoft deze functionaliteit noemt) is dit niet strikt noodzakelijk. Wel dient gebruik gemaakt te worden van Microsoft Directory Synchronization en dient minimaal één Exchange 2010 SP1 HUB/CAS server lokaal in gebruik te zijn.

Aanpasbaarheid Online Diensten

Microsoft heeft er veel werk van gemaakt om de verschillende Office 365 diensten zowel mogelijk aanpasbaar te maken. Naast het beheer en aanpassen van de diensten via de web-omgeving, is het mogelijk om Exchange Online, SharePoint Online en Lync Online aan te passen en te beheren via Web Services, PowerShell en maatwerkoplossingen gebouwd via Visual Studio.

Migreren naar Office 365

Nadat een Office 365 abonnement is afgesloten en de algemene instellingen zijn bepaald, de domeinnamen zijn toegevoegd en een keuze is gemaakt voor authenticatie, dient de omgeving te worden ingericht. Veelal zal het inrichten van de omgeving beginnen met het migreren van een bestaande omgeving naar Office 365. Daarbij gaat het primair om de migratie van e-mail naar Exchange Online en lokale SharePoint omgevingen of documenten op fileshares naar SharePoint Online.

Specifiek voor de migratie van oude Exchange omgevingen, mailsystemen die gebaseerd zijn op IMAP en POP biedt Microsoft als onderdeel van de Office 365 beheer console een set van online Migratie tools aan. Hiermee is het mogelijk een 'oude' e-mail omgeving geheel of gedeeltelijk naar Exchange Online te migreren. Indien gekozen wordt voor een co-existentie scenario is het verplaatsen van Exchange mailboxen die in een lokale omgeving draaien gewoon via de Exchange Management Shell uit te voeren.

Voor het migreren van e-mail vanaf oude Exchange versies en IMAP systemen kan een, relatief eenvoudig, stappenplan doorlopen worden. Als alle instellingen goed zijn gezet is de migratie een redelijk eenvoudige aangelegenheid. Indien in de 'oude' omgeving echter niet alles goed is ingesteld of zich in de 'oude' omgeving problemen voordoen, kan de migratie een stuk complexer zijn en dienen eventueel voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd te worden. Een voorbeeld hiervan is dat Exchange Online automatisch e-mail uit oudere Exchange servers kan migreren, mits de AutoDiscover functie goed is ingericht. Indien dit niet het geval is of bijvoorbeeld een certificaat is gebruikt dat niet door een publiekelijk vertrouwde uitgever van certificaten is uitgegeven, zal de migratie niet zomaar uitgevoerd kunnen worden. Een goede voorbereiding voorafgaand aan de migratie van e-mail is dus cruciaal.

De migratie voor bestaande BPOS klanten

Gebruikers van de Business Productivity Online Suite (BPOS) worden automatisch door Microsoft gemigreerd. Alle bestaande klanten krijgen een voorstel van Microsoft voor de datum waarop de BPOS omgeving wordt omgezet naar Office 365. Klanten hebben vervolgens de mogelijkheid om ervoor te kiezen een andere datum voor te stellen. De migratie naar Office 365 gebeurt geheel op de achtergrond en wordt volledig door Microsoft uitgevoerd. Wel dienen klanten zelf ervoor zorg te dragen dat de lokale omgeving aangepast is op de minimale systeemvereisten van Office 365. Daarnaast zullen klanten die veel wijzigingen hebben gemaakt in SharePoint moeten controleren of al deze modificaties daadwerkelijk nog functioneren in SharePoint Online.

Service Descriptions

Hoewel de Office 365 diensten gebaseerd zijn op de "On Premise" producten en grotendeels gelijkwaardig zijn aan deze lokaal geïnstalleerde versies, zitten er toch verschillen in de functionaliteit. Binnen SharePoint Online is bijvoorbeeld de Business Connectivity Services en FAST Search niet beschikbaar, op Exchange online kunnen bijvoorbeeld geen derde applicaties geïnstalleerd worden en Lync Online ondersteund de koppeling met een telefooncentrale niet, in tegenstelling tot de lokaal geïnstalleerde versies van deze producten. Om er zeker van te zijn dat de functionaliteiten die in Office 365 worden aangeboden voldoen aan de wensen en eisen in uw specifieke situatie, is het dan ook aan te raden de Service Descriptions waarin deze verschillen tot in detail zijn beschreven goed door te nemen.

Bekijk de Office 365 Service Descriptions 

Goud in de Cloud: Microsoft over Cloud diensten

Onder de titel Goud in de Cloud zal Microsoft een drietal sessies speciaal voor partners verzorgen. Deze Goud in de Cloud sessies zijn bedoeld om Microsoft partners te laten zien welke kansen de cloud voor hun organisatie kan bieden.

Lees verder op het Microsoft Partner Portal

Office 365 krijgt een hoop aandacht in de Media

Gisteren is Office365 door Microsoft aangekondigd. Inmiddels hebben verschillende media erover geschreven:

Computable: Computable schrijft over de nieuwe functionaliteiten die in Office 365 beschikbaar komen. Tevens wordt uitgebreid op het Small Business model ingegaan. In het artikel, dat is gebaseerd op een interview met Hans van der Meer, wordt ondermeer ingegaan op de migratie van huidige klanten waarbij wordt aangegeven dat individuele afspraken met klanten gemaakt worden voor de migratie vanaf het huidige BPOS platform zodra Office 365 beschikbaar is. Computable: Microsoft onthult BPOS-opvolger Office 365

Webwereld: Webwereld opent met het feit dat de functionaliteiten van de cloud diensten van Microsoft gelijk getrokken gaan worden met serversoftware. Tevens wordt Peter de Haas geciteerd in een melding dat Office 365 naar waarschijnlijkheid begin volgend jaar op de markt komt. Verder wordt in het artikel ingegaan op het verschil tussen de Small Business en Enterprise versies. Webwereld: Microsoft neemt cloud eindelijk serieus

TelecomPaper: Telecompaper geeft een feitelijke beschrijving van de dienst en de beschikbaarheid. Ze gaan in op de limited beta die in eerste instantie niet in Nederland aanwezig zal zijn. Telecompaper: Microsoft brengt cloud-applicaties samen in Office 365.

De lancering van Office 365 #wortell #office365

Vanmiddag heeft Microsoft in San Francisco de nieuwe versie van BPOS gelanceerd onder de naam Office 365. Ik had het geluk hierbij aanwezig te mogen zijn. Een kort verslag.

Terwijl het in Nederland inmiddels 4 uur in de middag is, is het hier in San Francisco 7 uur 's morgens. Office 365 wordt gelanceerd door Kurt DelBene, Chris Caposela en Betsy Webb van Microsoft. Bij de feitelijke lancering is een kleine groep van derden aanwezig. Dit zijn de zogenaamde Launching Partners (zoals Wortell, PointBridge, Ingram Micro) en Launching Customers (zoals Starwood Hotels en GAP). Daarnaast is een hele grote groep mensen uit de pers aanwezig. Samen met PointBridge en de medewerkers van Microsoft hebben we een laatste voorbereidingsontbijt waarbij de dag nog even wordt doorgenomen.

Het is inmiddels 7:30 in San Francisco (16:30 in Amsterdam). We gaan onderweg van het hotel waar we verblijven naar St. Regis waar de feitelijke lancering zal plaatsvinden. Aangekomen bij de St. Regis blijkt de ruimte mooi aangekleed te zijn. De mensen van de pers zijn reeds aanwezig.

8 uur in San Francisco. Het moment van de waarheid is aangebroken.

Betsy Webb, als General Manager verantwoordelijk voor Office 365, doet een introverhaal. Daarbij noemt ze de launching customers en launching partners (waaronder Wortell). Kurt DelBene neemt het stokje over en praat over de ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden in de markt. Daarbij introduceert hij Office 365. De nieuwe naam van het online platform BPOS. Chris Caposela mag het algemene verhaal afsluiten. Hij verteld over de mogelijkheden van het nieuwe platform. De hele presentatie is uitgezonden middels een webcast.

Nu het algemene verhaal is afgerond begint de pers sessie. Daarbij sta ik samen met de andere launching partners op het podium om vragen te beantwoorden. Dit aan journalisten van ondermeer Forbes, de New York Times, CNet en andere bekende (vooral Amerikaanse) bladen. Tot slot zijn er individuele gesprekken met de pers. Uiteindelijk wordt afgesloten met een lunch.

Meer informatie:

• Website Microsoft: http://www.office365.com
• Website Office 365 Rocks: http://www.office365rocks.com

Over de komende weken zal ik nog wel het een en ander posten over de nieuwe mogelijkheden van Office 365 en de wijze waarop dit ICT zal veranderen (tenminste in mijn ogen).

Enkele foto's

De lobby van het hotel hangt helemaal vol met banners van Office. Nergens is echter aangegeven dat de sessie zal gaan over Office 365:

Betsy Webb opent de sessie. Doet tevens de aankondiging dat de sessie als live webcast wordt uitgezonden:

Een overzicht van enkele bestaande klanten op Microsoft Online Services:

Kurt DelBene introduceert Office 365:

Chris Caposela over Office 365 for Small BUsinesses

Chris Caposela over Office 365 for Enterprises:

Betsy Webb met haar afsluitende opmerkingen en aankondiging waar meer informatie te vinden is:

BPOS wordt Office 365!

Vanmorgen heeft Microsoft in San Francisco aangekondigd dat de nieuwe versie van BPOS de naam Office 365 krijgt. Office 365 zal gebaseerd zijn op de 2010 versies van Exchange, SharePoint en Lync (hiervoor OCS). Een versie van de Office Web Apps en Office Professional Plus subscription bevatten. Ik had het geluk bij de aankondiging in San Francisco te mogen zijn.

Office 365 is een door Microsoft gehoste en beheerde versie van Exchange, SharePoint, Lync en de Office Web Apps. Microsoft draagt zorg voor de installatie, technische configuratie het onderhoud en beheer van de omgeving. Office 365 is in feite de opvolger van de zeer populaire BPOS (Business Productivity Online Suite). BPOS heeft inmiddels meer dan 40 miljoen betalende klanten.

Office 365 zal volgend jaar beschikbaar zijn voor klanten. Binnenkort zal een gesloten Beta starten waarvan Nederland is uitgezonderd. In deze gesloten Beta kunnen organisaties Office 365 testen en kan Microsoft de opgedane ervaringen van deze Beta gebruiken om een nog betere service te maken.

De aankondiging vanmorgen werd gedaan voor een kleine groep van partners, klanten en journalisten. In totaal waren ongeveer 50 mensen aanwezig. Daarnaast kon de aankondiging live gevolgd worden via de Microsoft Press website: http://www.microsoft.com/presspass/presskits/office

Later vandaag zal ik meer informatie geven over de aankondiging en wat de mogelijkheden van deze nieuwe versie zullen zijn!

Microsoft Online Services / BPOS Workshop

4 November aanstaande zal in ons pand in Lijnden (naast Amsterdam) een workshop plaatsvinden over Cloud Computing. Deze workshop zal primair ingaan op BPOS, de door Microsoft gehoste oplossing voor SharePoint, Exchange en Lync.

Meer informatie: http://www.wortell.nl/evenementen/workshop-cloud-computing/

BPOS Training

Vaak krijg ik de vraag waar extra informatie of trainingen te verkrijgen zijn rondom Microsoft Online Services of BPOS. OP de Microsoft website kan op basis van rol meer informatie verkregen worden. Een aanrader: https://partner.microsoft.com/global/40121974

Minimale licentieeis van 5 gebruikers voor BPOS komt te vervallen

Microsoft zal binnen afzienbare tijd de ondergrens van 5 medewerkers voor het gebruik van haar BPOS online diensten laten vervallen. De diensten komen daarmee binnen het bereik van iedere zelfstandige ondernemer. Lees verder op Techworld.