7 posts categorized "Lync"

06 februari 2013

Wortell implementeert als eerste in Nederland Lync 2013 bij Dunamare Onderwijsgroep

Microsoft Lync 2013 biedt onderwijsinstelling efficiëntere communicatiemogelijkheden en kostenbesparing

Lijnden, 6 februari 2013 – ICT-specialist Wortell implementeert als eerste in Nederland een Microsoft Lync 2013-omgeving bij Dunamare Onderwijsgroep. In december 2012 migreerde Wortell de onderwijsinstelling van OCS naar Lync 2013. Hiermee beschikt de organisatie nu over nog efficiënter communicatiemogelijkheden, onder andere dankzij de uitgebreide beschikbaarheidsinformatie. Daarnaast levert het de onderwijsgroep een kostenbesparing op van circa veertig procent. Met Lync 2013 gebruikt Dunamare de nieuwste technologie met onder andere de vernieuwde video conference-mogelijkheden van Lync. Wortell heeft in dit project samen met Microsoft het Technology Adoption Program (TAP) doorlopen, waarmee dit de eerste implementatie is van Lync 2013 in Nederland.

De Dunamare Onderwijsgroep zette jaren geleden al een punt achter traditionele telefoniecentrales en verving die door OCS, de voorganger van Lync 2010, vanuit het oogpunt van kostenbesparing. Begin december 2012 migreerde Wortell de omgeving van OCS naar Lync 2013. Tijdens de migratie werd ook een consolidatieslag gemaakt. Hierdoor hebben de 24 verschillende scholen niet langer aparte servicecontracten voor aparte telefooncentrales, maar wordt de functionaliteit nu vanuit het centrale datacenter beschikbaar gesteld aan met name de onderwijsmedewerkers. De onderwijsinstelling bekijkt daarnaast de mogelijkheden om op termijn video conferencing in te zetten voor de onderwijswerkzaamheden.

Naast kostenbesparing en een duidelijk kosteninzicht was het doel om door de beschikbaarheidsinformatie van Lync 2013 de efficiency van de communicatie, en hiermee ook de productiviteit van de medewerkers te verhogen. Doordat ze nu in één oogopslag kunnen zien wat de status is van iemand, wordt er efficiënter gewerkt en weten de medewerkers elkaar nog beter te vinden.

"We werken momenteel zeer nauw samen met Wortell. Het mag met recht een partnership worden genoemd. De adviseurs denken voortdurend mee en altijd vanuit ons belang: eerlijk en open. Hun kennisniveau is hoog en ze adviseren ons bijvoorbeeld om kosten te besparen, eenvoudiger te communiceren of meer inzicht in het verbruik te krijgen", zegt Bastiaan Groeneveld, ICT-manager bij de Dunamare Onderwijsgroep. "Het innovatieve karakter van Wortell sluit naadloos aan bij onze ambities om leerlingen met nieuwe technologie te laten werken. Voor de toekomst liggen er nog veel kansen voor videobellen en video conferencing in het onderwijs."

"We hebben de eerste Lync 2013-omgeving geïmplementeerd bij een innovatieve en vooruitstrevende onderwijsinstelling. Het is mooi om te zien hoe de technologie door de medewerkers gewaardeerd wordt. Dat geeft zeker voldoening. Daarnaast heeft Dunamare Onderwijsgroep nu een uitstekende kostenbesparing kunnen realiseren door het omzetten van de servicecontracten", zegt Luc Joziasse, commercieel directeur van Wortell.

12 december 2011

De Windows Phone 7 Microsoft Lync Client

Microsoft heeft zojuist de Windows Phone 7 Microsoft Lync Client vrijgegeven. Klik hier om hem te downloaden.

BELANGRIJK: Voor Microsoft Lync 2010 voor Windows Phone is een Lync Server-account of Office365/Lync Online-account vereist. Als u niet zeker weet of u over een dergelijk account beschikt, neemt u contact op met de IT-afdeling.

Met Lync 2010 voor Windows Phone beschikt u over de kracht van Lync op uw mobiele apparaat. Via de gebruiksvriendelijke interface kunt u onder andere gebruikmaken van geavanceerde functies voor aanwezigheid, expresberichten, audiovergaderingen en telefonische gesprekken.

Belangrijkste functies:

- Bekijk de beschikbaarheid van collega's in realtime en selecteer de beste manier om met hen te communiceren: via een expresbericht, een e-mailbericht of een telefoongesprek.

- Maak direct verbinding met telefonische vergaderingen in Lync. U hoeft geen lange numerieke wachtwoordcodes of vergaderingsnummers meer in te voeren.

- Start en ontvang gesprekken met alleen uw Enterprise Voice-nummer (Lync-id). Hierdoor kunt u via één consistente identiteit met anderen communiceren.

- Lync 2010 voor Windows Phone biedt TLS (Transport Layer Security) en beveiliging van het perimeternetwerk en interne netwerk zonder dat er VPN nodig is. De communicatie is dus veilig, waar u ook bent of welk netwerk u ook gebruikt.

BELANGRIJK: DEZE SOFTWARE VEREIST CONNECTIVITEIT MET GELICENTIEERDE VERSIES VAN MICROSOFT LYNC SERVER 2010 OF OFFICE365/LYNC ONLINE EN WERKT NIET ZONDER EEN DERGELIJK ACCOUNT. UPDATES VAN MICROSOFT LYNC SERVER 2010 ZIJN MOGELIJK VEREIST VOOR EEN JUISTE WERKING. SOMMIGE FUNCTIES ZIJN NIET IN ALLE LANDEN BESCHIKBAAR. ALS U NIET ZEKER WEET WAT DE STATUS VAN DE LYNC-LICENTIE VAN UW BEDRIJF IS OF WAT DE STATUS VAN DE IMPLEMENTATIE MET LYNC IS, NEEMT U CONTACT OP MET DE IT-AFDELING.

24 augustus 2011

#Lync Plus (lees Voice) CAL tot eind dit jaar lager in prijs.

Om Lync Voice te kunnen gebruiken is een zogenaamde Lync Server Plus CAL nodig. Deze komt bovenop de standaard Lync CAL. Tot 31 december 2011 zal de Lync Plus CAL goedkoper worden aangeboden. Hieronder de mail van Microsoft hierover:

Summary
Between now and December 31st, Microsoft is offering a special discount of 20% off Microsoft Lync Server 2010 Plus Client Access Licenses (CALs) and Lync Plus CAL for ECAL Suite CALs, when purchased as a new agreement, mid-agreement add on, or mid-agreement additional license. This limited-time offer provides a cost-effective way for our customers to experience Enterprise Voice, presence, and instant messaging features in SharePoint, Exchange, and Office 2010 at a lowered cost.

Customer Benefit

Organizations that take advantage of the "Turn On Lync Voice" Promotion will save immediately on the cost of licensing Enterprise Voice capabilities from Microsoft while enabling them to adopt a full-scale unified communications platform that can replace their aging PBX or IP-PBX or interoperate with their existing legacy systems to deliver enhanced productivity capabilities while reducing communication and management costs.

Partner Benefits

  • Provides a cost-effective, simplified upgrade path for current Standalone Standard/Enterprise CAL, Core CAL Suite or ECAL Suite customers to roll out a single, unified communications platform that integrates and extends existing investments—on-premises or in the cloud.
  • Opportunity for license revenue and/or services revenue.  This also opens the door for additional add-on solutions such as Exchange Upgrade, VoiceMail Integration, PBX-Integration/Replace, SharePoint Integration, or Custom UC solutions. 
  • Help your customers to reduce costs while increasing capability! 

Eligibility

The promotional pricing for Plus CAL is available to new or existing Lync Standard, Lync Enterprise or Lync Core CAL customers.  The Plus CAL for ECAL Suite offering is available to new or existing Lync ECAL Suite customers.  The promotion is also available as a mid-agreement add on or mid-agreement additional license.

Plus CAL for ECAL SKU is not available in Open Corporate, Open Government, Open Local Government or Open Academic Programs.

Requirements

Lync Standard CAL is required for the Plus CAL offering. The Standard CAL can be obtained standalone or via the Core Cal or ECAL suite. LNSA for the Plus CAL or Plus CAL for ECAL Suite is required.

Discount

20% off of Microsoft pricelist for Lync Plus CAL or Lync Plus CAL for ECAL Suite.

22 juni 2011

De wereld is weer kleiner geworden: Translator voor #Lync

Just came across a great new Lync application. The Lync 2010 Conversation Translator. What the application actually does is translate IM messages from one language to another. This means that whenever you are in an IM conversation with someone who does not have the same native language as yourself you can actually have the conversation in your own language. The Lync 2010 Conversation Translator is a plugin for the Lync client. This means it doesn't only work with Lync On Premise but also with Lync Online.

After installing the app, you can start it up by selecting the Conversation Translator in an IM screen.

The addin will ask what language the other person speaks:

Now you're off to go! In the example below I am actually talking to someone in Dutch while he can view the conversation in English. Whenever he types something I will get it translated into Dutch.

The addin can be downloaded from this site:

20 april 2011

Office 365: Welke voorbereidingen kunt u treffen voor een migratie?

Wortell is in 2010 door Microsoft verkozen als beste Online Services Partner wereldwijd. Hierdoor hebben wij de mogelijkheden gekregen vroegtijdig met Office 365 te experimenteren in een Beta programma. In dit artikel zijn de ervaringen hieruit opgenomen. Daarnaast gaan wij in op de vereisten van Office 365 en de voorbereidingen die u in uw organisatie kunt treffen om Office 365 direct na beschikbaarheid in te kunnen zetten. Deze post is onderdeel van een serie. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Microsoft is traditioneel een partij die zich primair richt op lokaal geïnstalleerde software. Office 365 is echter een clouddienst of Software as a Service oplossing. Gebruikers hebben de mogelijkheid om gebruik te maken van de service via een browser. Naast het via een browser kunnen consumeren van de Office 365 cloud diensten, gaat Microsoft echter een stap verder. Ze integreert de oplossing in de cloud met lokaal geïnstalleerde software om zo gebruikers het beste van beide werelden te bieden.

Minimale Systeemvereisten

Om gebruik te kunnen maken van Office 365 dient een gebruiker minimaal te beschikken over een browser. Hoewel Office 365 via bijna iedere browser te gebruiken is, ondersteund Microsoft officieel alleen Safari 4.x, Firefox 3.x en Internet Explorer 7 (of hoger). De inmiddels meer dan 10 jaar oude Internet Explorer 6 wordt niet meer ondersteund door Office 365. Hoewel Microsoft officieel Chrome niet ondersteund, is het wel mogelijk met deze browser de Microsoft online services te gebruiken.

Voor optimaal gebruik is naast de webbrowser echter ook een koppeling nodig met een lokale computer. Hiervoor dient rekening gehouden te worden met meer systeemvereisten. Zo dient de minimale versie van het besturingssysteem Windows XP SP3 te zijn. Natuurlijk worden ook Windows Vista (SP2) en Windows 7 ondersteund. Naast de Windows versies ondersteunt Microsoft tevens Mac OS X 10.5 (Leopard) en Mac OS X 10.6 (Snow Leopard).

Op het besturingssysteem dient vervolgens de Office 365 Service Connector geïnstalleerd te worden. De Office 365 Service Connector zorgt ervoor dat een lokaal systeem voorbereidt wordt op integratie met de online diensten. De lokaal geïnstalleerde Office applicaties worden aangepast zodat deze naadloos met Office 365 kunnen werken en wordt Windows Update verteld dat in het vervolg update voor de Microsoft online diensten gedownload moeten worden. Indien een organisatie momenteel gebruik maakt van BPOS (de voorloper van Office 365) dient naast de installatie van de Service Connector tevens de Single Sign On tool gede-installeerd te worden.

Voor integratie met de Microsoft Office producten dient minimaal gebruik gemaakt te worden van Office 2007 (minimaal SP2) of Office 2010. Office 2003 wordt niet meer ondersteund door Office 365. Voor de Mac worden Office 2008 en Office 2011 ondersteund. Om Lync Online te kunnen gebruiken wordt de Lync Communicator en Communicator for Mac ondersteund.

Microsoft Online ID's of Active Directory Passwords

Om in te kunnen loggen op Office 365 is een inlognaam en wachtwoord nodig. Dit kan een zogenaamde Microsoft Online ID zijn, maar ook een reeds bestaand Active Directory account. In deze laatste variant, een Active Directory account, is de inlog Single Sign On met een lokale omgeving. Indien gebruik gemaakt wordt van Microsoft Online ID's wordt een geheel eigen inlognaam en wachtwoord gebruikt voor het inloggen op de Microsoft Online Services ten opzichte van de inlognaam en het wachtwoord dat gebruikt wordt voor de lokale omgeving.

Het aanmaken van Microsoft Online ID's kan handmatig, door het uploaden van een csv bestand met gebruikers, middels Power Shell (hoewel in de beta nog niet beschikbaar) en via de Microsoft Directory Synchronization Tool. Deze kopieert alle lokale Active Directory accounts naar de cloud. Daar wordt vervolgens een wachtwoord toegewezen aan de gebruikers. De online accounts staan in dat geval dus geheel los van de lokale accounts.

Microsoft Online Services Directory Synchronization Tool 

De voordelen van het werken met een Microsoft Online ID zijn onder meer dat een lokale Active Directory niet perse noodzakelijk is, het beheer naar andere personen dan de IT afdeling kan worden gedelegeerd en de oplossing direct kan worden ingezet. Het grootste nadeel van het werken met een Microsoft Online ID is dat de inlognaam en het wachtwoord niet gekoppeld of hetzelfde zijn aan de lokale Active Directory. Het wachtwoord, maar ook het wachtwoord beleid en de inlognaam kan dus verschillen tussen de Windows accounts en de accounts voor Office 365. Het risico hiervan is dat extra ondersteuning nodig is voor gebruikers. Met name dat de inlognaam anders is dan de inlognaam voor de lokale computer kan hierbij veel problemen opleveren. Zo is de inlognaam van Office 365 gebaseerd op een UPN (bijvoorbeeld danny.burlage@wortell.nl) en is de inlognaam van een lokale computer veelal gebaseerd op een sAMAccountName.

De meest ideale optie is om te werken met Single Sign On. Om gebruik te kunnen maken van Single Sign On dient een koppeling tussen de lokale Active Directory en de Microsoft Online Directory gemaakt te worden. Deze koppeling wordt gelegd op basis van Active Directory Federation Services (AD FS). Het opbouwen van een AD FS infrastructuur kan voor organisaties die hier nog geen gebruik van maken, een complexe aangelegenheid zijn. Zo dient één, maar naar voorkeur liever minimaal twee, Active Directory Federation Servers opgebouwd te worden. Indien authenticatie buiten het lokale netwerk (dus via het Internet) noodzakelijk is, zal naast de Active Directory Federation Servers echter tevens een AD FS proxy geïnstalleerd moeten worden. Dit zijn nog eens twee extra AD FS servers. Als alternatief is het echter ook mogelijk om de AD FS servers middels UAG, TMG of een andere reverse proxy oplossing te ontsluiten.

Het voordeel van werken met Single Sign On is dat gebruikers zowel voor hun Windows omgeving als voor de Office 365 dezelfde inlognaam en wachtwoord kunnen gebruiken. Daarnaast kan gewerkt worden met 2 Factor Authenticatie. Denk daarbij aan SMS of Token authenticatie. Ten slotte hoeft de gebruiker nooit meer zelf in te loggen. Het grootste nadeel is dat een aparte infrastructuur opgebouwd of ingericht dient te worden voor synchronisatie met Office 365.

Role Based Access

Voor het beheer van Office 365 kunnen verschillende soorten rollen voor beheerders gedefinieerd worden. Elk van deze rollen krijgt meer of minder rechten om beheerswerkzaamheden uit te kunnen voeren. Standaard zijn de volgende rollen beschikbaar:

  • Tenant Admin: Is de allerhoogste beheerder. Een gebruiker met deze rechten heeft de mogelijkheid alle instellingen te doen en andere beheerders aan te maken;
  • Billing Admin: Heeft volledige toegang tot alle facturatie gegevens (instellen van betaalmethode, downloaden van facturen) en wordt op de hoogte gesteld bij alle communicatie rondom facturatie. Heeft daarnaast leesrechten op de verschillende objecten (gebruikers, domeinen) in de omgeving;
  • User Account Admin: Heeft leesrechten op de gehele omgeving en kan gebruikers aanmaken en beheren;
  • Help Desk Admin: leesrechten op alle Office 365 objecten (gebruikers, domeinen). Kan daarnaast wachtwoorden opnieuw instellen;
  • Service Support Admin: Heeft leesrechten op alle Office 365 objecten (gebruikers, domeinen). Kan daarnaast rechten gegeven worden op afzonderlijke diensten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online).

Specifiek voor IT dienstverleners die ondersteuning aan een organisatie geven die gebruik maakt van Office 365 zijn twee aparte rollen ingericht, te weten:

  • Agent Admin: Heeft volledige rechten op een klantomgeving. Staat gelijk aan een Tenant Admin;
  • Agent Help Desk Admin: Staat gelijk aan de Help Desk Admin role. Beheerder heeft rechten om gebruikerswachtwoorden opnieuw in te stellen.

Naast deze Office 365 specifieke beheersrollen is het mogelijk voor de individuele diensten (Exchange Online, SharePoint Online) aparte beheersrollen te definiëren. Dit zijn de standaard beheersrollen zoals ook van toepassing zijn op de "On Premise" producten.

Microsoft Exchange Co-existentie

Exchange Online in Office 365 maakt het mogelijk e-mail in een hybride vorm te gebruiken. Daarbij staat een deel van de mailboxen bij Microsoft in Office 365 en een deel van de mailboxen op een lokale Exchange server. Hoewel BPOS deze mogelijkheid ook bood, zaten er in het co-existentiemodel van BPOS enkele beperkingen zoals de synchronisatie van Free/Busy informatie tussen gebruikers in BPOS en 'lokale' Exchange gebruikers. Office 365 heeft dit nu opgelost. Niet alleen de beperkingen zijn opgelost (zoals Free/Busy informatie), maar het is nu ook mogelijk om vanaf de Exchange Management Console zowel de lokale Exchange Server als de Office 365 Exchange Online omgeving te beheren. Hiermee wordt dus een werkelijk hybride ervaring gecreëerd.

Office 365 Exchange Management Console 

Andere functionaliteiten die bij gebruik van een Rich Coexistence scenario worden ondersteund zijn: routering van e-mail tussen online en on premise mailboxen, gebruik van dezelfde domeinnaam (zoals @wortell.nl), dezelfde GAL, delen van Free/Busy informatie, mailtips en Out of Office informatie alsof beide omgevingen dezelfde zouden zijn, het doorsturen van OWA gebruikers afhankelijk van de locatie waar hun mailbox wordt gehost, ondersteuning voor het verplaatsen van mailboxen (tussen de Online, On Premise en vica versa) en het niet hoeven herladen van de OST bestanden indien mailboxen verplaatst worden.

Office 365 Outlook Web App Redirection 

Hoewel het gebruik van AD FS is aan te raden in omgevingen waar gebruik gemaakt wordt van Rich Coexistence (zoals Microsoft deze functionaliteit noemt) is dit niet strikt noodzakelijk. Wel dient gebruik gemaakt te worden van Microsoft Directory Synchronization en dient minimaal één Exchange 2010 SP1 HUB/CAS server lokaal in gebruik te zijn.

Aanpasbaarheid Online Diensten

Microsoft heeft er veel werk van gemaakt om de verschillende Office 365 diensten zowel mogelijk aanpasbaar te maken. Naast het beheer en aanpassen van de diensten via de web-omgeving, is het mogelijk om Exchange Online, SharePoint Online en Lync Online aan te passen en te beheren via Web Services, PowerShell en maatwerkoplossingen gebouwd via Visual Studio.

Migreren naar Office 365

Nadat een Office 365 abonnement is afgesloten en de algemene instellingen zijn bepaald, de domeinnamen zijn toegevoegd en een keuze is gemaakt voor authenticatie, dient de omgeving te worden ingericht. Veelal zal het inrichten van de omgeving beginnen met het migreren van een bestaande omgeving naar Office 365. Daarbij gaat het primair om de migratie van e-mail naar Exchange Online en lokale SharePoint omgevingen of documenten op fileshares naar SharePoint Online.

Specifiek voor de migratie van oude Exchange omgevingen, mailsystemen die gebaseerd zijn op IMAP en POP biedt Microsoft als onderdeel van de Office 365 beheer console een set van online Migratie tools aan. Hiermee is het mogelijk een 'oude' e-mail omgeving geheel of gedeeltelijk naar Exchange Online te migreren. Indien gekozen wordt voor een co-existentie scenario is het verplaatsen van Exchange mailboxen die in een lokale omgeving draaien gewoon via de Exchange Management Shell uit te voeren.

Voor het migreren van e-mail vanaf oude Exchange versies en IMAP systemen kan een, relatief eenvoudig, stappenplan doorlopen worden. Als alle instellingen goed zijn gezet is de migratie een redelijk eenvoudige aangelegenheid. Indien in de 'oude' omgeving echter niet alles goed is ingesteld of zich in de 'oude' omgeving problemen voordoen, kan de migratie een stuk complexer zijn en dienen eventueel voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd te worden. Een voorbeeld hiervan is dat Exchange Online automatisch e-mail uit oudere Exchange servers kan migreren, mits de AutoDiscover functie goed is ingericht. Indien dit niet het geval is of bijvoorbeeld een certificaat is gebruikt dat niet door een publiekelijk vertrouwde uitgever van certificaten is uitgegeven, zal de migratie niet zomaar uitgevoerd kunnen worden. Een goede voorbereiding voorafgaand aan de migratie van e-mail is dus cruciaal.

Office 365 Email Migration

De migratie voor bestaande BPOS klanten

Gebruikers van de Business Productivity Online Suite (BPOS) worden automatisch door Microsoft gemigreerd. Alle bestaande klanten krijgen een voorstel van Microsoft voor de datum waarop de BPOS omgeving wordt omgezet naar Office 365. Klanten hebben vervolgens de mogelijkheid om ervoor te kiezen een andere datum voor te stellen. De migratie naar Office 365 gebeurt geheel op de achtergrond en wordt volledig door Microsoft uitgevoerd. Wel dienen klanten zelf ervoor zorg te dragen dat de lokale omgeving aangepast is op de minimale systeemvereisten van Office 365. Daarnaast zullen klanten die veel wijzigingen hebben gemaakt in SharePoint moeten controleren of al deze modificaties daadwerkelijk nog functioneren in SharePoint Online.

Service Descriptions

Hoewel de Office 365 diensten gebaseerd zijn op de "On Premise" producten en grotendeels gelijkwaardig zijn aan deze lokaal geïnstalleerde versies, zitten er toch verschillen in de functionaliteit. Binnen SharePoint Online is bijvoorbeeld de Business Connectivity Services en FAST Search niet beschikbaar, op Exchange online kunnen bijvoorbeeld geen derde applicaties geïnstalleerd worden en Lync Online ondersteund de koppeling met een telefooncentrale niet, in tegenstelling tot de lokaal geïnstalleerde versies van deze producten. Om er zeker van te zijn dat de functionaliteiten die in Office 365 worden aangeboden voldoen aan de wensen en eisen in uw specifieke situatie, is het dan ook aan te raden de Service Descriptions waarin deze verschillen tot in detail zijn beschreven goed door te nemen.

Bekijk de Office 365 Service Descriptions 

19 april 2011

Office 365; wat is dat nu eigenlijk? #wortell #office365

Gisteren is de beta van Office 365 aangekondigd door Microsoft. Deze aankondiging was lang verwacht en nu eindelijk gekomen. In deze post zal ik kort toelichten wat Office 365 nu eigenlijk is en hoe het kan worden ingezet. Over de komende weken zal ik een serie van blogposts doen over de wijze waarop Office 365 in verschillende scenario's kan worden toegepast. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Office 365 is een suite van producten die door Microsoft "in de Cloud" wordt aangeboden als service. Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010 zijn allemaal onderdeel van deze online dienstverlening. Microsoft levert deze producten vanaf het Internet. Daarmee is zij verantwoordelijk geworden voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Klanten van Microsoft consumeren de diensten. In plaats van bijvoorbeeld Exchange zelf te installeren en onderhouden, laten ze dat deel over aan Microsoft en zijn ze puur gebruikers geworden van Exchange Online. Office 365 is de opvolger van BPOS. Office 365 bevat de nieuwe versies van de verschillende producten (2010). Daarnaast zijn verschillende platformwijzigingen doorgevoerd.

Voor het MKB, grootbedrijf en onderwijsinstellingen

Er zijn drie verschillende versies van Office 365. Een versie gericht op ZZP-ers en het MKB, een versie voor onderwijsinstellingen en een versie voor grotere bedrijven. Grofweg zijn de mogelijkheden van deze drie gelijk aan elkaar. Wel zijn er enkele belangrijke verschillen zoals de beperking in de MKB versie om een koppeling te maken met een lokale Active Directory om accounts te kunnen synchroniseren.

Office 365 for Small Business is de variant specifiek gericht is op ZZP-ers en MKB bedrijven. Deze versie is specifiek bedoeld voor organisaties tot maximaal 50 gebruikers. Aan te raden is echter deze versie niet in te zetten in organisaties met meer dan 25 gebruikers. Office 365 for Small Business zal goedkoper zijn dan Office 365 for enterprise. Er zitten echter diverse beperkingen in deze versie. Dit is bijvoorbeeld het niet beschikbaar zijn van technische ondersteuning via een servicedesk, het een koppeling met BES (voor BlackBerry gebruikers) en de beperking van het maken van een Active Directory koppeling. Tevens zal Office 365 for Small Business geen enterprise versies van Exchange Online en SharePoint Online bevatten.

Office 365 for Enterprise is de variant bedoeld voor het midden en groot bedrijf. Kleinere organisaties met meer wensen dan de in Office 365 for Small Business geboden functionaliteiten, hebben natuurlijk tevens de mogelijkheid gebruik te maken van deze versie.

Office 365 for Education is de versie specifiek bedoeld voor het onderwijs. Deze variant volgt Live@EDU op. Office 365 for Education biedt dezelfde functionaliteit als Office 365 for Enterprise. Wellicht zal Microsoft echter enkele onderwijs specifieke functionaliteiten bieden op dit platform. Naar waarschijnlijkheid zal deze versie gratis worden aangeboden aan studenten.

Losse producten of een complete suite

Office 365 is een suite. Exchange, SharePoint, Lync, de Office Web Apps, maar ook de Office Suite maken onderdeel uit van deze suite. Welke diensten of applicaties daadwerkelijk gebruikt worden is afhankelijk van de gekozen suite. Daarnaast is het mogelijk de verschillende diensten afzonderlijk af te nemen.

Bij Office 365 wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten gebruikers. Zogenaamde kenniswerkers die toegang tot alle diensten moeten hebben en Kiosk-werkers, die een beperktere versie van de verschillende diensten kunnen gebruiken.

Office 365 suites
 
Tabel 1: Verschillende Office for Enterprise suites.

Prijzen Office 365
 
Tabel 2: Verwachte prijsstelling losse Office 365 producten in Nederland

Tabel 1 geeft een overzicht van de verschillende Office 365 for Enterprise suites weer. In tabel 2 wordt de prijsstelling van de verschillende alternatieve diensten weergeven. Belangrijk om te weten is dat deze prijzen voorlopige zijn en eventuele kortingen voor licentieprogramma's er nog niet in verwerkt zijn.

Exchange Online

Exchange Server 2010 en Exchange Online in Office 365 verschillen bijna niet meer van elkaar qua functionaliteit. Bijna alle mogelijkheden die een Exchange 2010 server die lokaal geïnstalleerd wordt biedt, zijn nu ook beschikbaar in Office 365.

Niet alleen biedt Exchange Online de mogelijkheid om met alle bekende Smart Phones te koppelen, het beheer van die Smart Phones kan tevens via Exchange Online gedaan worden. Hierbij is behoudens het beheer van Windows Phone 7 en BlackBerry (middels hosted BES) het beheer van andere mobiele platformen (zoals Android en iOS) zeer beperkt.

Naast Exchange Online Standard is nu ook een Exchange Online Enterprise variant beschikbaar. Goed om te weten is dat hierin archiving beschikbaar is. Daarmee hebben gebruikers de mogelijkheid om een Online Archive in te richten. Gebruikers hebben de mogelijkheid hierin een ongelimiteerd mailarchief op te bouwen. Daarmee behoort de noodzaak om PST bestanden aan te maken definitief tot het verleden.

De Enterprise versie biedt tevens mogelijkheden voor Unified Messaging. Daarmee is het mogelijk van Exchange Server een voicemailsysteem te maken, waardoor gebruikers voicemails in hun e-mailbox ontvangen. Om dit mogelijk te maken is aanvullende apparatuur nodig in de lokale netwerkomgeving die de telefooncentrale of Lync aansluit op Exchange Online.

Standaard is Exchange Online voorzien van uitgebreide antivirus en antispam faciliteiten Beheerders hebben de mogelijkheid zelf de configuratie hiervan aan te passen middels de Forefront Online Protection for Exchange console.

SharePoint Online

SharePoint Online is in tegenstelling tot de SharePoint Online versie in BPOS nu een echt alternatief geworden voor de On Premise variant van SharePoint. Onder Office 365 zullen in SharePoint Online veel extra functionaliteiten beschikbaar komen, zoals de MySite, de mogelijkheid om maatwerksoftware in zogenaamde SandBoxed Solutions te kunnen gebruiken, zoekopdrachten over meerdere Site Collections te kunnen uitvoeren en derden toegang te geven tot de omgeving middels Extranet toegang.

Naast dit alles zal de beschikbare ruimte voor SharePoint Online gebruikers ten opzichte van BPOS worden verruimd. Iedere organisatie zal beginnen met 10GB aan opslag. Vervolgens krijgt de organisatie per gebruiker 500MB aan ruimte in de standaard SharePoint omgeving en 500MB voor opslag van documenten in de MySite.

Lync Online

Lync OnlineLync Online is de online variant van Microsoft Lync en de opvolger van Office Communications Online en Live Meeting. Met de introductie van Office 365 zal Live Meeting niet meer aangeschaft kunnen worden door nieuwe klanten. Middels Lync Online hebben gebruikers de mogelijkheid om met andere gebruikers van Office 365 te kunnen chatten. Daarnaast wordt beschikbaarheidsinformatie getoond op basis van de Exchange/Outlook agenda.

Nieuw in Lync Online is een koppeling met de Global Address List en SharePoint Online. Indien gebruikers bijvoorbeeld in de MySite van SharePoint Online aangeven over specifieke onderwerpen kennis te hebben, kunnen die gebruikers gevonden worden door in Lync te zoeken op die kennisonderwerpen.

Ook nieuw voor Lync Online is de mogelijkheid om Audio en Video conferencing buiten een lokale netwerkomgeving om. Dit niet alleen met Lync Online gebruikers uit de eigen organisatie, maar ook met andere organisaties die Lync gebruiken en gebruikers van Windows Live Messenger (MSN) en enkele andere chatdiensten.

Hoewel Microsoft inmiddels heeft aangekondigd op termijn Lync Online te koppelen aan publieke telefonienetwerken waardoor vanuit Lync rechtsreeks gebeld kan worden met vaste en mobiele telefoons, wordt die functionaliteit niet direct aangeboden, maar via een toekomstige Service Update. Op dat moment zal een organisatie een zogenaamde SIP Trunk moeten aanschaffen bij haar telefonieleverancier.

Microsoft Office Professional Plus en de Office Web Apps

In tegenstelling tot BPOS maakt Microsoft Office Professional Plus nu ook onderdeel van de Microsoft Online Diensten. Gebruikers van Office 365 hebben de mogelijkheid om Microsoft Office Professional Plus te downloaden vanaf de Office 365 portal. Elke gebruiker waarvoor een Office licentie als onderdeel van het Office 365 contract is afgesloten mag deze Office versie vervolgens op vijf verschillende systemen installeren. Gebruikers kunnen dus niet alleen maar op kantoor of de bedrijfslaptop, maar ook thuis gebruik maken van Office Professional Plus.

Binnen SharePoint is ook een online versie van de Microsoft Office opgenomen in de vorm van de Office Web Apps. Middels deze Office Web Apps kunnen gebruikers online documenten bekijken, bewerken en nieuwe documenten aanmaken. Hoewel de Office Web Apps de meest belangrijke functies bieden van de verschillende Office pakketten, ontbreken veel geavanceerde functionaliteiten. Zo kan in de PowerPoint Web App een presentatie volledig bewerkt worden, maar is het invoegen van video en animatie niet online mogelijk.

PowerPoint Web App 

Indien in de Office 365 Management Console de licentie voor het gebruik van Office wordt afgenomen van een gebruiker zal de lokaal geïnstalleerde Office versie na een "grace periode" terugvallen in functionaliteit.

Backup & Beschikbaarheid

Microsoft garandeert een beschikbaarheid van 99,9% voor Office 365. Deze beschikbaarheid wordt op maandbasis berekend. Elke seconden dat de dienst niet beschikbaar is wordt meegerekend voor het niet beschikbaar zijn van de dienstverlening. Indien Microsoft haar beschikbaarheidsgarantie niet haalt, zal ze een boete betalen. Deze boete kan oplopen tot terugbetaling van het gehele abonnementsgeld. Om 99,9% uptime garantie te kunnen geven heeft Microsoft grote datacentra gebouwd. In een eerdere versie van het Technet Magazine is hier uitgebreid over gesproken.

Indien gebruikers van SharePoint Online per abuis documenten hebben verwijderd zullen deze documenten gedurende 30 dagen door de gebruiker zelf te herstellen zijn vanuit de Recycle Bin. Naast eindgebruikers kunnen ook beheerders verwijderde items terugzetten via de Site Collection Recycle Bin.

Gebruikers van Exchange hebben een soortgelijke functionaliteit. Indien Single Item Recovery aan staat op de omgeving (wat niet standaard is) hebben gebruikers de mogelijkheid een e-mail tot 14 dagen na het verwijderen van het desbetreffende item alsnog terug te zetten. Indien een complete mailbox per abuis is verwijderd hebben beheerders gedurende 30 dagen de mogelijkheid om via een Service Request de desbetreffende mailbox te herstellen. Deze bevat dan alle e-mails op het moment van verwijderen.

Voor specifieke scenario's en in geval van juridische noodzaak is het mogelijk een externe backup van e-mail te bewaren. Specifiek hiervoor biedt Microsoft Exchange Managed Archiving en kan worden uitgeweken naar oplossingen voor derden.

Een evolutie, geen revolutie

Office 365 is geen revolutie. Het kan meer gezien worden als een evolutie ten opzichte van de bestaande leveranciers van online diensten en natuurlijk Microsoft zelf met haar eerdere BPOS versie. Met Office 365 zal Microsoft de markt echter wel op haar grondvesten doen schudden. Daar waar online diensten zoals Google Apps, BPOS en zoho.com overwegend zeer beperkt in hun functionaliteit en mogelijkheden zijn, verenigd Microsoft met Office 365 de "online" en "offline" werelden. Organisaties die kiezen voor Office 365 kunnen gebruik blijven maken van de voordelen die zij gewend zijn van de bekende Microsoft producten. Ze kunnen gewoon gebruik blijven maken van de Office applicaties die ze kennen, de SharePoint omgevingen waarmee ze werken en Lync voor de ondersteuning van communicatie tussen verschillende gebruikers.

De jarenlange investeringen van Microsoft in de gebruikersvriendelijkheid en adoptie van deze software komt nu echter beschikbaar via het internet. Middels de Office Web Apps bijvoorbeeld hebben gebruikers de mogelijkheid om online aan Excel, Word en PowerPoint bestanden te werken, zonder verlies van fidelity. Exchange is via Exchange Online beschikbaar en via de bekende wegen zoals Outlook, de Outlook Web App en mobiele toepassingen te gebruiken.

18 november 2010

Microsoft-partners participeren in lancering Lync

Microsoft zet met Lync haar eerste stappen in de telecomwereld. Tijdens de vakbeurs Telecomexpo op 8 en 9 december in de Utrechtse Jaarbeurs lanceert Microsoft haar communicatie-oplossing. Een aantal partners, die een rol hebben gespeeld in de totstandkoming van Lync, zijn in een speciaal gedeelte van de beursvloer bij elkaar gebracht.

Lees verder op TelecomMagazine…

Danny Burlage
MVP Office 365

MVP Office 365