20 posts categorized "Exchange"

19 juli 2012

Interessant boek: Microsoft #Office365: Exchange Online Implementation and Migration

Een vriend van mij heeft een boek geschreven over de uitvoering naar Exchange Online in Office 365.

Het boek geeft een goed overzicht van Office 365 Exchange migratie en implementatie scenario's. Het is biedt een stap voor stap beschrijving voor de uitvoering van de meer complexe hybride opties, waaronder Dirsync en ADFS. Natuurlijk kun je daarvoor ook de Microsoft-documentatie gebruiken, maar dit boek geeft een eenvoudig overzicht, gevolgd door een stap voor stap proces met schermafdrukken, waardoor het veel tastbaarder is.

Het boek is aan te bevelen voor mensen die op zoek om Exchange Online in Office 365 te begrijpen. Hoewel op niet iedereen van toepassing, is de beschrijving van de meer complexe hybride scenario's de moeite waard door te nemen, zodat je begrijpt wat erbij komt kijken om een migratie uit te voeren. Het boek is makkelijk te lezen. Geeft diepgaande technische beschrijvingen maar ook een high level overview. Het is dus heel geschikt voor een breed scala aan technische doelgroepen.

Zoals de naam al doet vermoeden, is het boek vooral gericht op Exchange, maar er staat ook veel algemene Office 365 informatie in, vooral in het begin. Ik zou dit boek zeker aanbevelen aan mensen die op zoek zijn naar een beter begrip van de mogelijkheden van Exchange Online configuratie en migratie.

Hieronder de link:
Microsoft Office 365: Exchange Online Implementation and Migration: http://www.packtpub.com/microsoft-office-365-exchange-online-implementation-and-migration/book

20 februari 2012

#Office365 Kiosk Worker update enables more scenarios

Recentelijk heeft Microsoft aangekondigd dat het de Kiosk Worker abonnementsvorm, beschikbaar in Microsoft Office 365 zal aanpassen en meer functionaliteiten ter beschikking zal stellen. De Kiosk Worker licenties zijn specifiek ontwikkeld voor alle arbeidskrachten die op dit moment geen beschikking hebben tot een ICT systeem. Dit zijn dus doorgaans niet de Informatie Werkers en zware IT gebruikers.

Enkele scenario's waarvoor Kiosk licenties uitermate geschikt zijn:

  • Medewerkers van de (semi-) overheid die voornamelijk buiten de deur werken.
  • Arbeidskrachten in fabrieken of magazijnen die meestal wel een centrale computer tot hun beschikking hebben maar vanaf huis niet bij email of een bedrijfsportaal kunnen komen.
  • Winkelmedewerkers die in de winkel gebruik maken van een gedeeld account om bijvoorbeeld prijsinformatie in de winkel op te zoeken.
  • Zusters, medewerkers in de thuiszorg of verzorgingscentra die van een gedeelde computer gebruik maken.

Door deze medewerkers te voorzien van een Office 365 Kiosk licentie krijgen ze toegang tot bedrijfsemail en een SharePoint portal. Dit maakt allerlei scenario's mogelijk voor communicatie met deze doelgroepen alsmede het voorzien van informatie.

Enkele voorbeelden:

  • Roosters kunnen op het bedrijfsportaal geplaatst worden zodat medewerkers niet meer naar een centrale plek op het bedrijf hoeven te komen om de roosters te bekijken of ze niet meer per post verzonden hoeven worden.
  • Wijzigingen op roosters kunnen per email verspreid worden.
  • Allerlei procedures kunnen digitaal worden afgehandeld zoals het aanvragen van vrije dagen, roosterwijzigingen en declaraties.
  • CAO gerelateerde informatie en informatie van de afdeling personeelszaken kan via het portaal beschikbaar worden gesteld.

Doorgaans is de ROI van de aanschaf van een Office 365 abonnement door het implementeren van voorgaande scenario's zeer snel. Alleen al besparingen op portokosten zijn doorgaans voldoende om de abonnementskosten te dekken. Laat staan alle andere besparingen en voordelen die behaald kunnen worden door een betere informatievoorziening en communicatie.

Voorwaarde voor het behalen van de rendementen is dat medewerkers de beschikking moeten hebben over en computer thuis of mobiele telefoon met Internet verbinding. In Nederland hebben verreweg de meeste mensen deze "nieuwe" middelen inmiddels tot hun beschikking. Hoewel kan worden nagedacht over een vergoeding aan medewerkers is het voordeel dat medewerkers behalen meestal voldoende om hen te overtuigen.

Eerder gaf ik al aan dat Microsoft enkele wijzigingen heeft doorgevoerd waardoor de Kiosk licenties nog interessanter worden. De wijzigingen die zijn doorgevoerd:

  • Verdubbeling van emailopslag (van 500MB naar 1GB);
  • Ondersteuning voor Exchange ActiveSync waardoor bijna alle mobiele telefoons gebruikt kunnen worden om email te synchroniseren
  • Ondersteuning voor verschillende Exchange Enterprise functies waardoor email gearchiveerd kan worden, email voorzien kan worden voor Legal Hold waardoor deze niet meer verwijdert kan worden en de limiet van 1GB omgezet kan worden naar ongelimiteerde opslag.

Hoewel aan de wijzigingen van de Kiosk licenties geen additionele kosten zijn verbonden is voor gebruik van de Exchange Enterprise functies een aanvullende licentie noodzakelijk. Dit is de Exchange online Archiving licentie.

Microsoft heft de aankondiging van de wijziging van het Kiosk abonnement aangekondigd in de blog post: Office 365, new capabilities for Kiosk workers

13 oktober 2011

#Wortell Mailboxen worden naar #Office365 gemoved

Naast mijn privé mailbox gaan we nu ook met (een deel van) de Wortell mailboxen naar Office 365. Omdat ik met 22GB de grootste zakelijke mailbox heb, heb ik voorgesteld de eerste testgebruiker te zijn. Inmiddels loopt de move. Ik vraag me af wanneer ik klaar ben. Wel spannend!!

23 juni 2011

Office 365 Exchange Online en gebruikerslicenties

Exchange Online is onderdeel van Office 365. Exchange Online is net als de andere Office 365 producten op zogenaamde User Subscription Licenties (USL). Per account (USL) in de omgeving dient dus een maandelijks bedrag betaald te worden. Een vraag die wij vaak krijgen is hoe het dan zit met meerdere mailboxen per gebruiker, e-mail distributiegroepen en zogenaamde resource mailboxen zoals vergaderruimten en dergelijke.

In feite is de structuur als volgt. Aan iedere mailbox waar een gebruiker aan hangt met eigen inlognaam en wachtwoord moet een zogenaamde USL gekoppeld worden. Daarmee zijn dus de volgende scenario's van toepassing:

  • 1 gebruiker met meerdere mailadressen (bijvoorbeeld danny@wortell.nl, danny.burlage@wortell, info@wortell.nl) benaderbaar middels dezelfde mailbox => Mogelijk met 1 USL
  • 1 gebruiker met meerdere mailboxen en dus inlognamen (bijvoorbeeld een mailbox die middels Outlook aan een bestaande mailbox gekoppeld kan worden) => Per Mailbox 1 USL
  • E-mail distributiegroepen (bijvoorbeeld administratie@wortell.nl die mail doorstuurt aan 10 gebruikers) => Geen USL nodig
  • Resource Mailbox (mailbox voor een vergaderruimte of bijvoorbeeld Beamer) => Geen USL nodig

Aangemerkt moet worden dat bovenstaande informatie is geverifieerd in de Exchange Online Management console en niet in de onderliggende contracten.

20 april 2011

Office 365: Welke voorbereidingen kunt u treffen voor een migratie?

Wortell is in 2010 door Microsoft verkozen als beste Online Services Partner wereldwijd. Hierdoor hebben wij de mogelijkheden gekregen vroegtijdig met Office 365 te experimenteren in een Beta programma. In dit artikel zijn de ervaringen hieruit opgenomen. Daarnaast gaan wij in op de vereisten van Office 365 en de voorbereidingen die u in uw organisatie kunt treffen om Office 365 direct na beschikbaarheid in te kunnen zetten. Deze post is onderdeel van een serie. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Microsoft is traditioneel een partij die zich primair richt op lokaal geïnstalleerde software. Office 365 is echter een clouddienst of Software as a Service oplossing. Gebruikers hebben de mogelijkheid om gebruik te maken van de service via een browser. Naast het via een browser kunnen consumeren van de Office 365 cloud diensten, gaat Microsoft echter een stap verder. Ze integreert de oplossing in de cloud met lokaal geïnstalleerde software om zo gebruikers het beste van beide werelden te bieden.

Minimale Systeemvereisten

Om gebruik te kunnen maken van Office 365 dient een gebruiker minimaal te beschikken over een browser. Hoewel Office 365 via bijna iedere browser te gebruiken is, ondersteund Microsoft officieel alleen Safari 4.x, Firefox 3.x en Internet Explorer 7 (of hoger). De inmiddels meer dan 10 jaar oude Internet Explorer 6 wordt niet meer ondersteund door Office 365. Hoewel Microsoft officieel Chrome niet ondersteund, is het wel mogelijk met deze browser de Microsoft online services te gebruiken.

Voor optimaal gebruik is naast de webbrowser echter ook een koppeling nodig met een lokale computer. Hiervoor dient rekening gehouden te worden met meer systeemvereisten. Zo dient de minimale versie van het besturingssysteem Windows XP SP3 te zijn. Natuurlijk worden ook Windows Vista (SP2) en Windows 7 ondersteund. Naast de Windows versies ondersteunt Microsoft tevens Mac OS X 10.5 (Leopard) en Mac OS X 10.6 (Snow Leopard).

Op het besturingssysteem dient vervolgens de Office 365 Service Connector geïnstalleerd te worden. De Office 365 Service Connector zorgt ervoor dat een lokaal systeem voorbereidt wordt op integratie met de online diensten. De lokaal geïnstalleerde Office applicaties worden aangepast zodat deze naadloos met Office 365 kunnen werken en wordt Windows Update verteld dat in het vervolg update voor de Microsoft online diensten gedownload moeten worden. Indien een organisatie momenteel gebruik maakt van BPOS (de voorloper van Office 365) dient naast de installatie van de Service Connector tevens de Single Sign On tool gede-installeerd te worden.

Voor integratie met de Microsoft Office producten dient minimaal gebruik gemaakt te worden van Office 2007 (minimaal SP2) of Office 2010. Office 2003 wordt niet meer ondersteund door Office 365. Voor de Mac worden Office 2008 en Office 2011 ondersteund. Om Lync Online te kunnen gebruiken wordt de Lync Communicator en Communicator for Mac ondersteund.

Microsoft Online ID's of Active Directory Passwords

Om in te kunnen loggen op Office 365 is een inlognaam en wachtwoord nodig. Dit kan een zogenaamde Microsoft Online ID zijn, maar ook een reeds bestaand Active Directory account. In deze laatste variant, een Active Directory account, is de inlog Single Sign On met een lokale omgeving. Indien gebruik gemaakt wordt van Microsoft Online ID's wordt een geheel eigen inlognaam en wachtwoord gebruikt voor het inloggen op de Microsoft Online Services ten opzichte van de inlognaam en het wachtwoord dat gebruikt wordt voor de lokale omgeving.

Het aanmaken van Microsoft Online ID's kan handmatig, door het uploaden van een csv bestand met gebruikers, middels Power Shell (hoewel in de beta nog niet beschikbaar) en via de Microsoft Directory Synchronization Tool. Deze kopieert alle lokale Active Directory accounts naar de cloud. Daar wordt vervolgens een wachtwoord toegewezen aan de gebruikers. De online accounts staan in dat geval dus geheel los van de lokale accounts.

Microsoft Online Services Directory Synchronization Tool 

De voordelen van het werken met een Microsoft Online ID zijn onder meer dat een lokale Active Directory niet perse noodzakelijk is, het beheer naar andere personen dan de IT afdeling kan worden gedelegeerd en de oplossing direct kan worden ingezet. Het grootste nadeel van het werken met een Microsoft Online ID is dat de inlognaam en het wachtwoord niet gekoppeld of hetzelfde zijn aan de lokale Active Directory. Het wachtwoord, maar ook het wachtwoord beleid en de inlognaam kan dus verschillen tussen de Windows accounts en de accounts voor Office 365. Het risico hiervan is dat extra ondersteuning nodig is voor gebruikers. Met name dat de inlognaam anders is dan de inlognaam voor de lokale computer kan hierbij veel problemen opleveren. Zo is de inlognaam van Office 365 gebaseerd op een UPN (bijvoorbeeld danny.burlage@wortell.nl) en is de inlognaam van een lokale computer veelal gebaseerd op een sAMAccountName.

De meest ideale optie is om te werken met Single Sign On. Om gebruik te kunnen maken van Single Sign On dient een koppeling tussen de lokale Active Directory en de Microsoft Online Directory gemaakt te worden. Deze koppeling wordt gelegd op basis van Active Directory Federation Services (AD FS). Het opbouwen van een AD FS infrastructuur kan voor organisaties die hier nog geen gebruik van maken, een complexe aangelegenheid zijn. Zo dient één, maar naar voorkeur liever minimaal twee, Active Directory Federation Servers opgebouwd te worden. Indien authenticatie buiten het lokale netwerk (dus via het Internet) noodzakelijk is, zal naast de Active Directory Federation Servers echter tevens een AD FS proxy geïnstalleerd moeten worden. Dit zijn nog eens twee extra AD FS servers. Als alternatief is het echter ook mogelijk om de AD FS servers middels UAG, TMG of een andere reverse proxy oplossing te ontsluiten.

Het voordeel van werken met Single Sign On is dat gebruikers zowel voor hun Windows omgeving als voor de Office 365 dezelfde inlognaam en wachtwoord kunnen gebruiken. Daarnaast kan gewerkt worden met 2 Factor Authenticatie. Denk daarbij aan SMS of Token authenticatie. Ten slotte hoeft de gebruiker nooit meer zelf in te loggen. Het grootste nadeel is dat een aparte infrastructuur opgebouwd of ingericht dient te worden voor synchronisatie met Office 365.

Role Based Access

Voor het beheer van Office 365 kunnen verschillende soorten rollen voor beheerders gedefinieerd worden. Elk van deze rollen krijgt meer of minder rechten om beheerswerkzaamheden uit te kunnen voeren. Standaard zijn de volgende rollen beschikbaar:

  • Tenant Admin: Is de allerhoogste beheerder. Een gebruiker met deze rechten heeft de mogelijkheid alle instellingen te doen en andere beheerders aan te maken;
  • Billing Admin: Heeft volledige toegang tot alle facturatie gegevens (instellen van betaalmethode, downloaden van facturen) en wordt op de hoogte gesteld bij alle communicatie rondom facturatie. Heeft daarnaast leesrechten op de verschillende objecten (gebruikers, domeinen) in de omgeving;
  • User Account Admin: Heeft leesrechten op de gehele omgeving en kan gebruikers aanmaken en beheren;
  • Help Desk Admin: leesrechten op alle Office 365 objecten (gebruikers, domeinen). Kan daarnaast wachtwoorden opnieuw instellen;
  • Service Support Admin: Heeft leesrechten op alle Office 365 objecten (gebruikers, domeinen). Kan daarnaast rechten gegeven worden op afzonderlijke diensten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online).

Specifiek voor IT dienstverleners die ondersteuning aan een organisatie geven die gebruik maakt van Office 365 zijn twee aparte rollen ingericht, te weten:

  • Agent Admin: Heeft volledige rechten op een klantomgeving. Staat gelijk aan een Tenant Admin;
  • Agent Help Desk Admin: Staat gelijk aan de Help Desk Admin role. Beheerder heeft rechten om gebruikerswachtwoorden opnieuw in te stellen.

Naast deze Office 365 specifieke beheersrollen is het mogelijk voor de individuele diensten (Exchange Online, SharePoint Online) aparte beheersrollen te definiëren. Dit zijn de standaard beheersrollen zoals ook van toepassing zijn op de "On Premise" producten.

Microsoft Exchange Co-existentie

Exchange Online in Office 365 maakt het mogelijk e-mail in een hybride vorm te gebruiken. Daarbij staat een deel van de mailboxen bij Microsoft in Office 365 en een deel van de mailboxen op een lokale Exchange server. Hoewel BPOS deze mogelijkheid ook bood, zaten er in het co-existentiemodel van BPOS enkele beperkingen zoals de synchronisatie van Free/Busy informatie tussen gebruikers in BPOS en 'lokale' Exchange gebruikers. Office 365 heeft dit nu opgelost. Niet alleen de beperkingen zijn opgelost (zoals Free/Busy informatie), maar het is nu ook mogelijk om vanaf de Exchange Management Console zowel de lokale Exchange Server als de Office 365 Exchange Online omgeving te beheren. Hiermee wordt dus een werkelijk hybride ervaring gecreëerd.

Office 365 Exchange Management Console 

Andere functionaliteiten die bij gebruik van een Rich Coexistence scenario worden ondersteund zijn: routering van e-mail tussen online en on premise mailboxen, gebruik van dezelfde domeinnaam (zoals @wortell.nl), dezelfde GAL, delen van Free/Busy informatie, mailtips en Out of Office informatie alsof beide omgevingen dezelfde zouden zijn, het doorsturen van OWA gebruikers afhankelijk van de locatie waar hun mailbox wordt gehost, ondersteuning voor het verplaatsen van mailboxen (tussen de Online, On Premise en vica versa) en het niet hoeven herladen van de OST bestanden indien mailboxen verplaatst worden.

Office 365 Outlook Web App Redirection 

Hoewel het gebruik van AD FS is aan te raden in omgevingen waar gebruik gemaakt wordt van Rich Coexistence (zoals Microsoft deze functionaliteit noemt) is dit niet strikt noodzakelijk. Wel dient gebruik gemaakt te worden van Microsoft Directory Synchronization en dient minimaal één Exchange 2010 SP1 HUB/CAS server lokaal in gebruik te zijn.

Aanpasbaarheid Online Diensten

Microsoft heeft er veel werk van gemaakt om de verschillende Office 365 diensten zowel mogelijk aanpasbaar te maken. Naast het beheer en aanpassen van de diensten via de web-omgeving, is het mogelijk om Exchange Online, SharePoint Online en Lync Online aan te passen en te beheren via Web Services, PowerShell en maatwerkoplossingen gebouwd via Visual Studio.

Migreren naar Office 365

Nadat een Office 365 abonnement is afgesloten en de algemene instellingen zijn bepaald, de domeinnamen zijn toegevoegd en een keuze is gemaakt voor authenticatie, dient de omgeving te worden ingericht. Veelal zal het inrichten van de omgeving beginnen met het migreren van een bestaande omgeving naar Office 365. Daarbij gaat het primair om de migratie van e-mail naar Exchange Online en lokale SharePoint omgevingen of documenten op fileshares naar SharePoint Online.

Specifiek voor de migratie van oude Exchange omgevingen, mailsystemen die gebaseerd zijn op IMAP en POP biedt Microsoft als onderdeel van de Office 365 beheer console een set van online Migratie tools aan. Hiermee is het mogelijk een 'oude' e-mail omgeving geheel of gedeeltelijk naar Exchange Online te migreren. Indien gekozen wordt voor een co-existentie scenario is het verplaatsen van Exchange mailboxen die in een lokale omgeving draaien gewoon via de Exchange Management Shell uit te voeren.

Voor het migreren van e-mail vanaf oude Exchange versies en IMAP systemen kan een, relatief eenvoudig, stappenplan doorlopen worden. Als alle instellingen goed zijn gezet is de migratie een redelijk eenvoudige aangelegenheid. Indien in de 'oude' omgeving echter niet alles goed is ingesteld of zich in de 'oude' omgeving problemen voordoen, kan de migratie een stuk complexer zijn en dienen eventueel voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd te worden. Een voorbeeld hiervan is dat Exchange Online automatisch e-mail uit oudere Exchange servers kan migreren, mits de AutoDiscover functie goed is ingericht. Indien dit niet het geval is of bijvoorbeeld een certificaat is gebruikt dat niet door een publiekelijk vertrouwde uitgever van certificaten is uitgegeven, zal de migratie niet zomaar uitgevoerd kunnen worden. Een goede voorbereiding voorafgaand aan de migratie van e-mail is dus cruciaal.

Office 365 Email Migration

De migratie voor bestaande BPOS klanten

Gebruikers van de Business Productivity Online Suite (BPOS) worden automatisch door Microsoft gemigreerd. Alle bestaande klanten krijgen een voorstel van Microsoft voor de datum waarop de BPOS omgeving wordt omgezet naar Office 365. Klanten hebben vervolgens de mogelijkheid om ervoor te kiezen een andere datum voor te stellen. De migratie naar Office 365 gebeurt geheel op de achtergrond en wordt volledig door Microsoft uitgevoerd. Wel dienen klanten zelf ervoor zorg te dragen dat de lokale omgeving aangepast is op de minimale systeemvereisten van Office 365. Daarnaast zullen klanten die veel wijzigingen hebben gemaakt in SharePoint moeten controleren of al deze modificaties daadwerkelijk nog functioneren in SharePoint Online.

Service Descriptions

Hoewel de Office 365 diensten gebaseerd zijn op de "On Premise" producten en grotendeels gelijkwaardig zijn aan deze lokaal geïnstalleerde versies, zitten er toch verschillen in de functionaliteit. Binnen SharePoint Online is bijvoorbeeld de Business Connectivity Services en FAST Search niet beschikbaar, op Exchange online kunnen bijvoorbeeld geen derde applicaties geïnstalleerd worden en Lync Online ondersteund de koppeling met een telefooncentrale niet, in tegenstelling tot de lokaal geïnstalleerde versies van deze producten. Om er zeker van te zijn dat de functionaliteiten die in Office 365 worden aangeboden voldoen aan de wensen en eisen in uw specifieke situatie, is het dan ook aan te raden de Service Descriptions waarin deze verschillen tot in detail zijn beschreven goed door te nemen.

Bekijk de Office 365 Service Descriptions 

19 april 2011

Office 365; wat is dat nu eigenlijk? #wortell #office365

Gisteren is de beta van Office 365 aangekondigd door Microsoft. Deze aankondiging was lang verwacht en nu eindelijk gekomen. In deze post zal ik kort toelichten wat Office 365 nu eigenlijk is en hoe het kan worden ingezet. Over de komende weken zal ik een serie van blogposts doen over de wijze waarop Office 365 in verschillende scenario's kan worden toegepast. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Office 365 is een suite van producten die door Microsoft "in de Cloud" wordt aangeboden als service. Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010 zijn allemaal onderdeel van deze online dienstverlening. Microsoft levert deze producten vanaf het Internet. Daarmee is zij verantwoordelijk geworden voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Klanten van Microsoft consumeren de diensten. In plaats van bijvoorbeeld Exchange zelf te installeren en onderhouden, laten ze dat deel over aan Microsoft en zijn ze puur gebruikers geworden van Exchange Online. Office 365 is de opvolger van BPOS. Office 365 bevat de nieuwe versies van de verschillende producten (2010). Daarnaast zijn verschillende platformwijzigingen doorgevoerd.

Voor het MKB, grootbedrijf en onderwijsinstellingen

Er zijn drie verschillende versies van Office 365. Een versie gericht op ZZP-ers en het MKB, een versie voor onderwijsinstellingen en een versie voor grotere bedrijven. Grofweg zijn de mogelijkheden van deze drie gelijk aan elkaar. Wel zijn er enkele belangrijke verschillen zoals de beperking in de MKB versie om een koppeling te maken met een lokale Active Directory om accounts te kunnen synchroniseren.

Office 365 for Small Business is de variant specifiek gericht is op ZZP-ers en MKB bedrijven. Deze versie is specifiek bedoeld voor organisaties tot maximaal 50 gebruikers. Aan te raden is echter deze versie niet in te zetten in organisaties met meer dan 25 gebruikers. Office 365 for Small Business zal goedkoper zijn dan Office 365 for enterprise. Er zitten echter diverse beperkingen in deze versie. Dit is bijvoorbeeld het niet beschikbaar zijn van technische ondersteuning via een servicedesk, het een koppeling met BES (voor BlackBerry gebruikers) en de beperking van het maken van een Active Directory koppeling. Tevens zal Office 365 for Small Business geen enterprise versies van Exchange Online en SharePoint Online bevatten.

Office 365 for Enterprise is de variant bedoeld voor het midden en groot bedrijf. Kleinere organisaties met meer wensen dan de in Office 365 for Small Business geboden functionaliteiten, hebben natuurlijk tevens de mogelijkheid gebruik te maken van deze versie.

Office 365 for Education is de versie specifiek bedoeld voor het onderwijs. Deze variant volgt Live@EDU op. Office 365 for Education biedt dezelfde functionaliteit als Office 365 for Enterprise. Wellicht zal Microsoft echter enkele onderwijs specifieke functionaliteiten bieden op dit platform. Naar waarschijnlijkheid zal deze versie gratis worden aangeboden aan studenten.

Losse producten of een complete suite

Office 365 is een suite. Exchange, SharePoint, Lync, de Office Web Apps, maar ook de Office Suite maken onderdeel uit van deze suite. Welke diensten of applicaties daadwerkelijk gebruikt worden is afhankelijk van de gekozen suite. Daarnaast is het mogelijk de verschillende diensten afzonderlijk af te nemen.

Bij Office 365 wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten gebruikers. Zogenaamde kenniswerkers die toegang tot alle diensten moeten hebben en Kiosk-werkers, die een beperktere versie van de verschillende diensten kunnen gebruiken.

Office 365 suites
 
Tabel 1: Verschillende Office for Enterprise suites.

Prijzen Office 365
 
Tabel 2: Verwachte prijsstelling losse Office 365 producten in Nederland

Tabel 1 geeft een overzicht van de verschillende Office 365 for Enterprise suites weer. In tabel 2 wordt de prijsstelling van de verschillende alternatieve diensten weergeven. Belangrijk om te weten is dat deze prijzen voorlopige zijn en eventuele kortingen voor licentieprogramma's er nog niet in verwerkt zijn.

Exchange Online

Exchange Server 2010 en Exchange Online in Office 365 verschillen bijna niet meer van elkaar qua functionaliteit. Bijna alle mogelijkheden die een Exchange 2010 server die lokaal geïnstalleerd wordt biedt, zijn nu ook beschikbaar in Office 365.

Niet alleen biedt Exchange Online de mogelijkheid om met alle bekende Smart Phones te koppelen, het beheer van die Smart Phones kan tevens via Exchange Online gedaan worden. Hierbij is behoudens het beheer van Windows Phone 7 en BlackBerry (middels hosted BES) het beheer van andere mobiele platformen (zoals Android en iOS) zeer beperkt.

Naast Exchange Online Standard is nu ook een Exchange Online Enterprise variant beschikbaar. Goed om te weten is dat hierin archiving beschikbaar is. Daarmee hebben gebruikers de mogelijkheid om een Online Archive in te richten. Gebruikers hebben de mogelijkheid hierin een ongelimiteerd mailarchief op te bouwen. Daarmee behoort de noodzaak om PST bestanden aan te maken definitief tot het verleden.

De Enterprise versie biedt tevens mogelijkheden voor Unified Messaging. Daarmee is het mogelijk van Exchange Server een voicemailsysteem te maken, waardoor gebruikers voicemails in hun e-mailbox ontvangen. Om dit mogelijk te maken is aanvullende apparatuur nodig in de lokale netwerkomgeving die de telefooncentrale of Lync aansluit op Exchange Online.

Standaard is Exchange Online voorzien van uitgebreide antivirus en antispam faciliteiten Beheerders hebben de mogelijkheid zelf de configuratie hiervan aan te passen middels de Forefront Online Protection for Exchange console.

SharePoint Online

SharePoint Online is in tegenstelling tot de SharePoint Online versie in BPOS nu een echt alternatief geworden voor de On Premise variant van SharePoint. Onder Office 365 zullen in SharePoint Online veel extra functionaliteiten beschikbaar komen, zoals de MySite, de mogelijkheid om maatwerksoftware in zogenaamde SandBoxed Solutions te kunnen gebruiken, zoekopdrachten over meerdere Site Collections te kunnen uitvoeren en derden toegang te geven tot de omgeving middels Extranet toegang.

Naast dit alles zal de beschikbare ruimte voor SharePoint Online gebruikers ten opzichte van BPOS worden verruimd. Iedere organisatie zal beginnen met 10GB aan opslag. Vervolgens krijgt de organisatie per gebruiker 500MB aan ruimte in de standaard SharePoint omgeving en 500MB voor opslag van documenten in de MySite.

Lync Online

Lync OnlineLync Online is de online variant van Microsoft Lync en de opvolger van Office Communications Online en Live Meeting. Met de introductie van Office 365 zal Live Meeting niet meer aangeschaft kunnen worden door nieuwe klanten. Middels Lync Online hebben gebruikers de mogelijkheid om met andere gebruikers van Office 365 te kunnen chatten. Daarnaast wordt beschikbaarheidsinformatie getoond op basis van de Exchange/Outlook agenda.

Nieuw in Lync Online is een koppeling met de Global Address List en SharePoint Online. Indien gebruikers bijvoorbeeld in de MySite van SharePoint Online aangeven over specifieke onderwerpen kennis te hebben, kunnen die gebruikers gevonden worden door in Lync te zoeken op die kennisonderwerpen.

Ook nieuw voor Lync Online is de mogelijkheid om Audio en Video conferencing buiten een lokale netwerkomgeving om. Dit niet alleen met Lync Online gebruikers uit de eigen organisatie, maar ook met andere organisaties die Lync gebruiken en gebruikers van Windows Live Messenger (MSN) en enkele andere chatdiensten.

Hoewel Microsoft inmiddels heeft aangekondigd op termijn Lync Online te koppelen aan publieke telefonienetwerken waardoor vanuit Lync rechtsreeks gebeld kan worden met vaste en mobiele telefoons, wordt die functionaliteit niet direct aangeboden, maar via een toekomstige Service Update. Op dat moment zal een organisatie een zogenaamde SIP Trunk moeten aanschaffen bij haar telefonieleverancier.

Microsoft Office Professional Plus en de Office Web Apps

In tegenstelling tot BPOS maakt Microsoft Office Professional Plus nu ook onderdeel van de Microsoft Online Diensten. Gebruikers van Office 365 hebben de mogelijkheid om Microsoft Office Professional Plus te downloaden vanaf de Office 365 portal. Elke gebruiker waarvoor een Office licentie als onderdeel van het Office 365 contract is afgesloten mag deze Office versie vervolgens op vijf verschillende systemen installeren. Gebruikers kunnen dus niet alleen maar op kantoor of de bedrijfslaptop, maar ook thuis gebruik maken van Office Professional Plus.

Binnen SharePoint is ook een online versie van de Microsoft Office opgenomen in de vorm van de Office Web Apps. Middels deze Office Web Apps kunnen gebruikers online documenten bekijken, bewerken en nieuwe documenten aanmaken. Hoewel de Office Web Apps de meest belangrijke functies bieden van de verschillende Office pakketten, ontbreken veel geavanceerde functionaliteiten. Zo kan in de PowerPoint Web App een presentatie volledig bewerkt worden, maar is het invoegen van video en animatie niet online mogelijk.

PowerPoint Web App 

Indien in de Office 365 Management Console de licentie voor het gebruik van Office wordt afgenomen van een gebruiker zal de lokaal geïnstalleerde Office versie na een "grace periode" terugvallen in functionaliteit.

Backup & Beschikbaarheid

Microsoft garandeert een beschikbaarheid van 99,9% voor Office 365. Deze beschikbaarheid wordt op maandbasis berekend. Elke seconden dat de dienst niet beschikbaar is wordt meegerekend voor het niet beschikbaar zijn van de dienstverlening. Indien Microsoft haar beschikbaarheidsgarantie niet haalt, zal ze een boete betalen. Deze boete kan oplopen tot terugbetaling van het gehele abonnementsgeld. Om 99,9% uptime garantie te kunnen geven heeft Microsoft grote datacentra gebouwd. In een eerdere versie van het Technet Magazine is hier uitgebreid over gesproken.

Indien gebruikers van SharePoint Online per abuis documenten hebben verwijderd zullen deze documenten gedurende 30 dagen door de gebruiker zelf te herstellen zijn vanuit de Recycle Bin. Naast eindgebruikers kunnen ook beheerders verwijderde items terugzetten via de Site Collection Recycle Bin.

Gebruikers van Exchange hebben een soortgelijke functionaliteit. Indien Single Item Recovery aan staat op de omgeving (wat niet standaard is) hebben gebruikers de mogelijkheid een e-mail tot 14 dagen na het verwijderen van het desbetreffende item alsnog terug te zetten. Indien een complete mailbox per abuis is verwijderd hebben beheerders gedurende 30 dagen de mogelijkheid om via een Service Request de desbetreffende mailbox te herstellen. Deze bevat dan alle e-mails op het moment van verwijderen.

Voor specifieke scenario's en in geval van juridische noodzaak is het mogelijk een externe backup van e-mail te bewaren. Specifiek hiervoor biedt Microsoft Exchange Managed Archiving en kan worden uitgeweken naar oplossingen voor derden.

Een evolutie, geen revolutie

Office 365 is geen revolutie. Het kan meer gezien worden als een evolutie ten opzichte van de bestaande leveranciers van online diensten en natuurlijk Microsoft zelf met haar eerdere BPOS versie. Met Office 365 zal Microsoft de markt echter wel op haar grondvesten doen schudden. Daar waar online diensten zoals Google Apps, BPOS en zoho.com overwegend zeer beperkt in hun functionaliteit en mogelijkheden zijn, verenigd Microsoft met Office 365 de "online" en "offline" werelden. Organisaties die kiezen voor Office 365 kunnen gebruik blijven maken van de voordelen die zij gewend zijn van de bekende Microsoft producten. Ze kunnen gewoon gebruik blijven maken van de Office applicaties die ze kennen, de SharePoint omgevingen waarmee ze werken en Lync voor de ondersteuning van communicatie tussen verschillende gebruikers.

De jarenlange investeringen van Microsoft in de gebruikersvriendelijkheid en adoptie van deze software komt nu echter beschikbaar via het internet. Middels de Office Web Apps bijvoorbeeld hebben gebruikers de mogelijkheid om online aan Excel, Word en PowerPoint bestanden te werken, zonder verlies van fidelity. Exchange is via Exchange Online beschikbaar en via de bekende wegen zoals Outlook, de Outlook Web App en mobiele toepassingen te gebruiken.

26 juli 2010

Video interview naar aanleiding van de Microsoft WPC Online Services Award

Eerder heb ik al aangegeven dat Wortell de Microsoft WPC Online Services Partner Award 2010 heeft mogen winnen. Deze Award wordt uitgereikt door Microsoft aan de Microsoft Partner die de beste dienstverlening rondom Microsoft Online Services ofwel BPOS aanbiedt. Naar aanleiding van deze award, maar ook naar aanleiding van de tweede Award die Wortell heeft gewonnen, Microsoft WPC Award Partner of the Year Netherlands, is een video opgenomen: Bekijk het video-interview met Diane Janknecht en Danny Burlage.

22 juni 2010

Exchange Online, On Premise of een Mix

Microsoft Online Services is een verzameling van de meest populaire zakelijke pakketten van Microsoft in de "Cloud" ofwel onderhouden en beheerd door Microsoft. Klanten van de Microsoft Online Services, waaronder hele grote klanten zoals GlaxoSmithKline en Coca Cola, maar ook kleinere organisaties zoals Procore en SkyTeam, maken gebruik van deze online diensten.

Wellicht een van de meest belangrijke voordelen van het Microsoft platform, is de mogelijkheid om de server pakketten van Microsoft geheel lokaal, geheel in de cloud of een een mixvorm tussen lokaal en de cloud te implementeren. Een goed voorbeeld hiervan is Exchange.

Exchange Server, het pakket van Microsoft voor verwerking van e-mail, kan door bedrijven lokaal geimplementeerd worden in het eigen bedrijfsnetwerk. Het is tevens mogelijk Exchange bij een hoster te plaatsen (meer over Hosted Exchange hier) of voor de Exchange Online versie te kiezen.

Bedrijven met specifieke wensen of eisen ten aanzien van hun Exchange platform, hoeven echter niet te kiezen. De mogelijkheid bestaat om een deel van de mailboxen in de Cloud te plaatsen, maar ook een deel van de mailboxen lokaal of On Premise te blijven hosten. Hiermee wordt een hybride situatie gecreeerd.

Voorbeelden van situaties waarin hybriede vormen aantrekelijk kunnen zijn zijn bijvoorbeeld:

         Aansluiten nieuwe gebruikers die geen toegang tot mail hadden: In veel gevallen starten organisaties met het gebruik van Exchange Online voor de gebruikers die nu geen toegang hebben tot mail. Voorbeelden van dergelijke gebruikersgroepen zijn bijvoorbeeld mensen die in een fabriek of op een gemeentewerf werken. Met de Exchange Online Deskless Worker versie van Exchange Online bestaat de mogelijkheid deze gebruikers toegang te geven tot Exchange functies tegen een sterk gereduceerd tarief.

         Specifieke beveiligingseisen: Microsoft biedt in haar lokale versie van Exchange de mogelijkheid om e-mails op een dusdanige manier te beveiligen dat alleen de personen aan wie de mails zijn verzonden de mails mogen lezen. Andere gebruikers, gebruikers aan wie bijvoorbeeld per abuis een mail is verzonden, hebben vervolgens geen mogelijkheid deze mail te kunnen openen of zelfs printen. Om gebruik te maken van deze functie is een eigen Exchange versie nodig.

         Wet en regelgeving: Indien wet & regelgeving ertoe dwingt om gebruik te maken van eigen lokale e-mail verwerkingssoftware kunnen die gebruikers die hiertoe gedwongen worden binnen een lokale Exchange omgeving geplaatst worden.

         Eigen software: Indien de noodzaak bestaat om op een Exchange Server eigen software te installeren om specifieke functies of te handelen in oudere Line of Business applicaties, is dit niet mogelijk in de Online versie. Het kenmerk van van grotere hosted platformen is immers dat de verwerkende software voor alle gebruikers gelijk is. In een scenario waarin dit toch noodzakelijk is kan ervoor gekozen worden gebruik te maken van een lokale Exchange server.

In hybride situaties blijft overigens wel de mogelijkheid behouden om gebruik te maken van het zelfde maildomein (bijvoorbeeld @wortell.nl). Een deel van de gebruikers staat echter op de Exchange Online Servers en een deel op de "On Premise" servers.

Zelf Microsoft Online Services uitproberen?

15 juni 2010

Exchange Online gehost door Microsoft of een derde? #wortell

Organisaties die Exchange in gebruik nemen hebben grofweg de keuze tussen een eigen, lokale, implementatie van Exchange, een Exchange omgeving die beheert en onderhouden wordt door een leverancier (al dan niet op een andere locatie) of een gehoste versie van Exchange. Welk scenario uiteindelijk gekozen wordt kan van een breed scala van argumenten afhankelijk zijn.

Wordt gekozen voor een gehoste versie van Microsoft Exchange kan onderscheid gemaakt worden tussen een door Microsoft gehoste versie onder Microsoft Online Services, ook wel Exchange Online genoemd, of een door een Microsoft partner gehoste versie van Exchange.

Dit laatste scenario, een door een Microsoft partner gehoste versie van Exchange kan veel voordelen bieden. Zo bestaat de mogelijkheid dat de desbetreffende partner hele specifieke functionaliteiten biedt die niet geboden worden in de door Microsoft gehoste versie van Exchange. In alle gevallen wordt deze versie van hosting gekenmerkt doordat meerdere klanten van dezelfde omgeving van de desbetreffende hoster gebruik maken.

In praktijk komt het echter nauwelijks voor dat hele specifieke diensten worden geleverd. Hosters die Exchange als een gehoste dienst aanbieden leveren doorgaans een product op dat enigszins eenheidsworst is op basis van de standaard functionaliteiten van Exchange. Er worden niet hele specifieke aanvullende diensten geleverd die bijvoorbeeld oplossingen voor fax, specifieke wet- en regelgeving of iets dergelijks in zich hebben.

Hieronder een overzichtje van enkele partijen die Exchange gehost aanbieden afgezet tegenover Exchange Online van Microsoft Online Services:

Leverancier

Microsoft

IS Interned Services

ATOS Origin

MKBHostWeb

Argeweb

           

Dienstnaam

Exchange Online

Hosted Exchange

ATOS in a Box

Hosted Exchange Standard

E-mail Pro

           

Kosten per gebruiker per maand

4,52

9,95

Onbekend

7,95

9,95

Ruimte

25GB

1GB

0,25GB

4GB

1GB

SLA

99,9%

Onbekend

99,8%

Onbekend

Onbekend

Gebruik Outlook

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Gebruik Mobiel

Ja

Ja

Optie

Ja

Ja

Gebruik BlackBerry

Optie

Onbekend

Optie

Onbekend

Optie


Kortgezegd hebben volgens mij inmiddels de hosters de wedstrijd verloren. Het onderscheidend vermogen lijkt niet aanwezig te zijn en de prijzen, in vergelijking met Exchange Online, buitensporig hoog, zeker als dit vergeleken wordt met de beschikbare ruimte.

19 januari 2010

Een introductie in BPOS

Microsoft geeft op 21/1/2010 een online seminar over BPOS (Business Productivity Online Services). Het seminar vindt plaats om 11 uur Pacific Time wat 20:00 uur 's avonds is. Hieronder een repost van het bericht:

On January 21st, Jim Glynn will demonstrate how to explore Microsoft Online Services and demo the basic BPOS feature set. During this webinar, Jim will:

  • Install the sign in application
  • Send and receive e-mail via Outlook and Outlook Web Access
  • Create and receive a meeting invitation
  • Create a SharePoint site collection and a SharePoint workspace
  • Schedule a Live Meeting
  • Start a Meet Now meeting and invite an attendee
  • Install and start Communicator

Date: January 21, 2010
Event Start Time: 11:00 AM Pacific Standard Time (UTC - 8 hours)
Duration: 1 hour

Click here to register for this webinar.

Presenter:
Jim Glynn
Senior Content Project Manager, Microsoft

Jim Glynn joined Microsoft in 1998 and currently works on the Microsoft Online Services community. During Jim's career with Microsoft, he has worked as a technical writer and program manager on projects like Windows Server, Active Directory, Small Business Server, Live Meeting, and now Microsoft Online Services.

For 14 years before joining Microsoft, Jim held several different positions, including Production Manager, Director of Technical Support, Technical Writing Manager, and Technical Sales Support in a 50 person Redmond, WA hardware and software company that developed products for the statistical process control (SPC) industry. He travelled extensively, participated in trade shows, and trained customers, support and field personnel. Jim also managed the company's network, phone system, BBS, and web site. During this time, Jim also earned his MCSE and MCT certifications, worked as a technical trainer, and consultant.

When he's not working, Jim can usually be found hiking and scrambling with friends and family in the mountains of the Pacific Northwest.

Danny Burlage
MVP Office 365

MVP Office 365