#Office365 #SharePoint Online service update

Microsoft heeft onlangs per email aan haar SharePoint Online Office 365 gebruikers aangekondigd dat binnenkort de dienst ongeveer 30 minuten op alleen lezen gezet zal worden. Deze 30 minuten is nodig om de SharePoint Online dienst te upgraden. In deze upgrade zitten enkele veel gevraagde functionaliteiten:

Limiet van 500.000 Active Directory Objecten

De oude limiet voor SharePoint Online was 20.000 Active Directory objecten. Deze Active Directory Objecten bestonden uit User Objecten, Group Objecten en dergelijke. Aangezien een limiet van 20.000 Active Directory objecten snel bereikt is, is het ophogen van deze limiet naar 500.000 Active Directory objecten een belangrijke stap. Ter illustratie, de meeste Nederlandse organisaties zullen 500.000 Active Directory objecten niet halen. Bij de aankondiging van het ophogen van de Active Directory objecten heeft Microsoft aangegeven dat binnenkort tevens enkele andere limieten zullen worden opgehoogd.

Recycle Bins

Een fout zit in een klein hoekje. Indien niet goed wordt opgelet is een Site Collectie bijvoorbeeld snel verwijdert indien een schoonmaakactie gehouden wordt. Voorheen dienden beheerders in dit geval contact op te nemen met de Office 365 servicedesk. Na de update zal aan het SharePoint Online Administration Center een knop worden toegevoegd waarmee herstelacties zelf kunnen worden uitgevoerd. Deze functionaliteit is uitgebreid omschreven op de support site.

External Sharing ondersteund nu meer dan Windows Live mailadressen

Met de External Sharing functionaliteit van SharePoint Online kunnen gebruikers die geen account hebben op SharePoint Online toch toegang krijgen tot een SharePoint Online site. Dit biedt de mogelijkheid om bestanden te delen met personen buiten de eigen organisatie. Voorheen dienden gebruikers die toegang tot de SharePoint Online omgeving wilde hebben een Windows Live emailadres te hebben. Deze limiet is nu opgeheven. Gebruikers hebben nu tevens de mogelijkheid om met een 'normaal' emailadres toegang te krijgen tot de SharePoint Online omgeving. Wel dient het desbetreffende mailadres aangemerkt te worden als een Windows Live ID. Dat kan op deze site: https://idsignup.live.com.

PDF Bestanden openen in de browser

Heel lang heeft Microsoft het openen van PDF bestanden in SharePoint Online geblokkeerd. PDF bestanden konden alleen geopend worden door deze te downloaden waarna ze geopend konden worden. Om het toch mogelijk te maken om bestanden in de browser te openen is een nieuwe functie geïntroduceerd waarmee PDF bestanden gewoon in de browser geopend kunnen worden. De PDF blijft gewoon in de SharePoint Online omgeving staan. Eventuele wijzigingen in de PDF worden gewoon opgeslagen. Gebruikers die deze functie willen gebruiken dienen wel de nieuwste versie van Adobe Acrobat te gebruiken.

Planning en Exacte beschrijving

De nieuwe Service Update wordt op dit moment wereldwijd uitgerold. De exacte beschrijving van alle functionaliteiten in SharePoint Online staat beschreven in de SharePoint Online Service Description.