« december 2011 | Hoofdmenu | april 2012 »

3 posts from februari 2012

28 februari 2012

Sprout: De risico’s van het nieuwe werken #Wortell

Zojuist is er bij Sprout een artikel verschenen onder de titel "De risico's van het Nieuwe Werken". Hierin wordt beschreven wat eventueel keerzijden en aandachtsgebieden zijn bij de invoer van het nieuwe werken.

http://www.sprout.nl/98/50333/magazine/de-risico-s-van-het-nieuwe-werken.html

22 februari 2012

#Office365 #SharePoint Online service update

Microsoft heeft onlangs per email aan haar SharePoint Online Office 365 gebruikers aangekondigd dat binnenkort de dienst ongeveer 30 minuten op alleen lezen gezet zal worden. Deze 30 minuten is nodig om de SharePoint Online dienst te upgraden. In deze upgrade zitten enkele veel gevraagde functionaliteiten:

Limiet van 500.000 Active Directory Objecten

De oude limiet voor SharePoint Online was 20.000 Active Directory objecten. Deze Active Directory Objecten bestonden uit User Objecten, Group Objecten en dergelijke. Aangezien een limiet van 20.000 Active Directory objecten snel bereikt is, is het ophogen van deze limiet naar 500.000 Active Directory objecten een belangrijke stap. Ter illustratie, de meeste Nederlandse organisaties zullen 500.000 Active Directory objecten niet halen. Bij de aankondiging van het ophogen van de Active Directory objecten heeft Microsoft aangegeven dat binnenkort tevens enkele andere limieten zullen worden opgehoogd.

Recycle Bins

Een fout zit in een klein hoekje. Indien niet goed wordt opgelet is een Site Collectie bijvoorbeeld snel verwijdert indien een schoonmaakactie gehouden wordt. Voorheen dienden beheerders in dit geval contact op te nemen met de Office 365 servicedesk. Na de update zal aan het SharePoint Online Administration Center een knop worden toegevoegd waarmee herstelacties zelf kunnen worden uitgevoerd. Deze functionaliteit is uitgebreid omschreven op de support site.

External Sharing ondersteund nu meer dan Windows Live mailadressen

Met de External Sharing functionaliteit van SharePoint Online kunnen gebruikers die geen account hebben op SharePoint Online toch toegang krijgen tot een SharePoint Online site. Dit biedt de mogelijkheid om bestanden te delen met personen buiten de eigen organisatie. Voorheen dienden gebruikers die toegang tot de SharePoint Online omgeving wilde hebben een Windows Live emailadres te hebben. Deze limiet is nu opgeheven. Gebruikers hebben nu tevens de mogelijkheid om met een 'normaal' emailadres toegang te krijgen tot de SharePoint Online omgeving. Wel dient het desbetreffende mailadres aangemerkt te worden als een Windows Live ID. Dat kan op deze site: https://idsignup.live.com.

PDF Bestanden openen in de browser

Heel lang heeft Microsoft het openen van PDF bestanden in SharePoint Online geblokkeerd. PDF bestanden konden alleen geopend worden door deze te downloaden waarna ze geopend konden worden. Om het toch mogelijk te maken om bestanden in de browser te openen is een nieuwe functie geïntroduceerd waarmee PDF bestanden gewoon in de browser geopend kunnen worden. De PDF blijft gewoon in de SharePoint Online omgeving staan. Eventuele wijzigingen in de PDF worden gewoon opgeslagen. Gebruikers die deze functie willen gebruiken dienen wel de nieuwste versie van Adobe Acrobat te gebruiken.

Planning en Exacte beschrijving

De nieuwe Service Update wordt op dit moment wereldwijd uitgerold. De exacte beschrijving van alle functionaliteiten in SharePoint Online staat beschreven in de SharePoint Online Service Description.

20 februari 2012

#Office365 Kiosk Worker update enables more scenarios

Recentelijk heeft Microsoft aangekondigd dat het de Kiosk Worker abonnementsvorm, beschikbaar in Microsoft Office 365 zal aanpassen en meer functionaliteiten ter beschikking zal stellen. De Kiosk Worker licenties zijn specifiek ontwikkeld voor alle arbeidskrachten die op dit moment geen beschikking hebben tot een ICT systeem. Dit zijn dus doorgaans niet de Informatie Werkers en zware IT gebruikers.

Enkele scenario's waarvoor Kiosk licenties uitermate geschikt zijn:

  • Medewerkers van de (semi-) overheid die voornamelijk buiten de deur werken.
  • Arbeidskrachten in fabrieken of magazijnen die meestal wel een centrale computer tot hun beschikking hebben maar vanaf huis niet bij email of een bedrijfsportaal kunnen komen.
  • Winkelmedewerkers die in de winkel gebruik maken van een gedeeld account om bijvoorbeeld prijsinformatie in de winkel op te zoeken.
  • Zusters, medewerkers in de thuiszorg of verzorgingscentra die van een gedeelde computer gebruik maken.

Door deze medewerkers te voorzien van een Office 365 Kiosk licentie krijgen ze toegang tot bedrijfsemail en een SharePoint portal. Dit maakt allerlei scenario's mogelijk voor communicatie met deze doelgroepen alsmede het voorzien van informatie.

Enkele voorbeelden:

  • Roosters kunnen op het bedrijfsportaal geplaatst worden zodat medewerkers niet meer naar een centrale plek op het bedrijf hoeven te komen om de roosters te bekijken of ze niet meer per post verzonden hoeven worden.
  • Wijzigingen op roosters kunnen per email verspreid worden.
  • Allerlei procedures kunnen digitaal worden afgehandeld zoals het aanvragen van vrije dagen, roosterwijzigingen en declaraties.
  • CAO gerelateerde informatie en informatie van de afdeling personeelszaken kan via het portaal beschikbaar worden gesteld.

Doorgaans is de ROI van de aanschaf van een Office 365 abonnement door het implementeren van voorgaande scenario's zeer snel. Alleen al besparingen op portokosten zijn doorgaans voldoende om de abonnementskosten te dekken. Laat staan alle andere besparingen en voordelen die behaald kunnen worden door een betere informatievoorziening en communicatie.

Voorwaarde voor het behalen van de rendementen is dat medewerkers de beschikking moeten hebben over en computer thuis of mobiele telefoon met Internet verbinding. In Nederland hebben verreweg de meeste mensen deze "nieuwe" middelen inmiddels tot hun beschikking. Hoewel kan worden nagedacht over een vergoeding aan medewerkers is het voordeel dat medewerkers behalen meestal voldoende om hen te overtuigen.

Eerder gaf ik al aan dat Microsoft enkele wijzigingen heeft doorgevoerd waardoor de Kiosk licenties nog interessanter worden. De wijzigingen die zijn doorgevoerd:

  • Verdubbeling van emailopslag (van 500MB naar 1GB);
  • Ondersteuning voor Exchange ActiveSync waardoor bijna alle mobiele telefoons gebruikt kunnen worden om email te synchroniseren
  • Ondersteuning voor verschillende Exchange Enterprise functies waardoor email gearchiveerd kan worden, email voorzien kan worden voor Legal Hold waardoor deze niet meer verwijdert kan worden en de limiet van 1GB omgezet kan worden naar ongelimiteerde opslag.

Hoewel aan de wijzigingen van de Kiosk licenties geen additionele kosten zijn verbonden is voor gebruik van de Exchange Enterprise functies een aanvullende licentie noodzakelijk. Dit is de Exchange online Archiving licentie.

Microsoft heft de aankondiging van de wijziging van het Kiosk abonnement aangekondigd in de blog post: Office 365, new capabilities for Kiosk workers

Danny Burlage
MVP Office 365

MVP Office 365