Wortell, Microsoft en meer...

Statenvergadering Provincie #Friesland papierloos op basis van #wortell #360

Woensdag 20 april, was de eerste Statenvergadering bij de provincie Friesland. Deze vergadering werd ondersteund met een door Wortell gebouwde oplossing met de naam 360. Inmiddels hebben Fryslan.nl, Telegraaf, Novum, Computable, Automatiseringsgids en vele andere media erover geschreven.

Hoe werkt dit nu?

Een vergadering worden door het Presidium (de vergadercommissie) voorbereid in SharePoint. Alle stukken die bij een specifieke vergadering horen worden ingediend en geaccepteerd. Nadat de agenda voor de vergadering is samengesteld worden alle stukken die bij de vergadering horen digitaal verspreid. Hiervoor wordt Microsoft OneNote gebruikt. De leden van de vergadering ontvangen hun stukken op hun computer, wat idealiter een Tablet PC is. In plaats van een tablet kan echter ook een normale laptop of iPad gebruikt worden. Meet informatie over mobiel gebruik op de 360 website.

Overigens volgt dit een eerdere aankondiging dat de Provincie Friesland een door Wortell gebouwde Microsoft SharePoint oplossing koos voor haar subsidieproces.

 

Bron Fryslan.nl

Is SharePoint Online, onderdeel van Office 365, een werkelijk #SharePoint alternatief? #wortell #office365

Wortell is vorig jaar verkozen tot beste Microsoft Online Services Partner wereldwijd. Om die reden hebben wij enkele maanden geleden de mogelijkheid gekregen als één van de eerste Nederlandse organisaties te experimenteren met Office 365. Hieronder in het "kort" onze ervaringen met SharePoint Online, onderdeel van de Office 365 suite. Over de komende weken zal ik een serie van blogposts doen over de wijze waarop Office 365 in verschillende scenario's kan worden toegepast. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Laat me beginnen met mijn conclusie. Ja; SharePoint Online als onderdeel van Office 365 is een volwaardig alternatief voor een lokale SharePoint omgeving. Dit tenzij u specifieke behoeften heeft.

Iedereen die met BPOS heeft geëxperimenteerd of er zelf hele omgevingen op heeft draaien, weet dat SharePoint Online als onderdeel van BPOS een goede oplossing biedt voor verschillende vraagstukken, maar dat het geen volwaardig alternatief is voor een lokaal, of in Microsoft termen, On Premise SharePoint omgeving. SharePoint Online in BPOS was gebaseerd op SharePoint 2007 technologie. Daarnaast waren de functionaliteiten grotendeels te vergelijken met het gratis Windows SharePoint Services, en niet echt met Microsoft Office SharePoint Server 2007. Wel bood SharePoint Online in BPOS voor specifieke scenario's een goede oplossing. Je moest alleen heel goed weten waarvoor je SharePoint Online binnen je organisatie wilde inzetten.

SharePoint Online in Office 365, waar de rest van deze post over gaat, is een gebaseerd op SharePoint Server 2010. Bijna alle functionaliteiten die in een On Premise SharePoint 2010 omgeving beschikbaar zijn, zijn ook in SharePoint Online beschikbaar. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Sommige functionaliteiten, en ik ga daar later op in, worden in ieder geval op dit moment nog niet geboden in SharePoint Online. Een ander belangrijk aandachtspunt is dat SharePoint Online een multi tennant dienst is. Duizenden, zo niet miljoenen organisaties in Europa maken gebruik van dezelfde omgeving. Hierdoor is enigszins een One Size Fits all principe van toepassing. Sommige instellingen worden geboden zoals ze zijn, zonder dat afnemers hierop wijzigingen kunnen doorvoeren.

Ondersteunde functionaliteiten per workload

Om in kaart te brengen welke functionaliteiten niet geboden worden in SharePoint Online ten opzichte van SharePoint "On Prem" kan het beste gekeken worden naar de zes verschillende workloads van SharePoint. Per workload kan vervolgens worden aangeven wat wel, en wat niet, in SharePoint Online beschikbaar is.

In de workloads Sites en Communities wordt het grootste gedeelte van alle functionaliteiten ondersteund. Nieuw in Office 365 is de mogelijkheid om MySites aan te maken en een simpele website op te zetten. Daarnaast zijn veel kleinere functionaliteiten nu beschikbaar gekomen.

Het aanmaken van een op SharePoint gebaseerde website is in Office 365 niet mogelijk. Websites als www.rai.nl en www.ferrari.com die nu op SharePoint gebaseerd zijn blijven dus nog even buiten bereik. Enkele andere functionaliteiten die niet ondersteund worden zijn Workflows en Goedkeuringsschema's voor de 'simpele' website functionaliteit die beschikbaar is. Organisaties die bijvoorbeeld voordat een specifiek artikel gepubliceerd wordt dit eerst langs een compleet redactieteam willen halen kunnen hiervoor Office 365 niet gebruiken. Het opzetten van een staging omgeving voor websites wordt tevens niet ondersteund. Er is dus maar één website beschikbaar en daar moet je het als organisatie mee doen.

In de workload Content Management, die met name ingaat op Document Management en Case Management scenario's, zijn eveneens veel nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. Zo worden nieuwe SharePoint 2010 functionaliteiten zoals Document ID's en Document Sets ondersteund en zijn de Office Web Apps toegevoegd. Een andere functionaliteit die voor veel organisaties in SharePoint 2010 erg gewaardeerd wordt en in Office 365 is opgenomen zijn de taxonomies. Hiermee kunnen volledige metadatastructuren worden aangebracht die vervolgens gekoppeld kunnen worden aan documenten en/of lijstitems in SharePoint Online. In Place Records Management, waarmee documenten als Record gedeclareerd kunnen worden en daarmee niet meer zomaar verwijderbaar zijn, is tevens een nieuwe functionaliteit.

Niet ondersteund in SharePoint Online workload Content Management is het Record Center. Voor organisaties die Office 365 willen inzetten als een NEN 2082 toepassing zal dit de nodige problemen opleveren. Daarnaast worden functionaliteiten zoals Document Conversions, dus het converteren van een Word document naar een HTML document en dergelijke, niet standaard ondersteund. Dit is bijzonder problematisch indien documenten geconverteerd moeten worden naar PDF of TIFF bestanden. Wederom is dit veelal een eis die door veel organisaties wordt gesteld aan een officiële Document Management oplossing. Wel zijn hiervoor natuurlijk alternatieve te bedenken zoals een externe webservice of het lokaal kunnen uitvoeren van specifieke handelingen.

Organisaties die geautomatiseerd dossiers willen opbouwen zullen met de nieuwe Document Sets veel toegevoegde waarde vinden in Office 365. Deze functionaliteit is gewoon meegekomen uit SharePoint 2010. Indien daarbij echter ook van Word Automation Services gebruik gemaakt moet worden moet de On Premise variant gebruikt worden. Word Automation Services is de functionaliteit die meerdere documenten samen kan voegen naar één nieuw Word document of bestaande Word documenten online kan aanpassen.

Op het gebied van Search is veel veranderd in Office 365. Wellicht de mooiste toepassing is dat het nu mogelijk is om over meerdere Site Collections heen te kunnen zoeken. Niet langer zijn de zoekresultaten van een zoekopdracht in SharePoint Online (zoals dat wel het geval was in BPOS) beperkt tot de resultaten van slechts 1 Site Collection. Naast verschillende Site Collections wordt daarbij tevens de MySites doorzocht. Bij eventuele zoekopdrachten worden dus tevens personen aangeraden die in hun persoonlijk profiel iets te melden hebben over de gebruikte zoektermen.

Wat helaas niet mogelijk is met Search is om ook lokale SharePoint omgevingen of derde bronnen te indexeren en de resultaten daarvan weer te geven bij een zoekopdracht. Daarnaast biedt Office 365 momenteel nog geen FAST functionaliteit. Dit is de uitgebreide zoekfunctionaliteit die als additioneel product in SharePoint kan worden ingezet.

Onder de workload Insights schaart Microsoft alle Business Intelligence toepassingen in SharePoint 2010. Wellicht bevindt zich hier wel de grootste lacune ten opzichte van SharePoint 2010 On Premie omgevingen. Binnen SharePoint Online zijn weliswaar de Business Intelligence Webparts op basis van lijsten en dergelijke beschikbaar en worden functionaliteiten zoals Excel Services en Visio Services aangeboden; belangrijke Business Intelligence toepassingen zoals Performance Point Server functionaliteit, de Data Connection Library, benodigd om koppelingen met derde systemen op te kunnen bouwen, het Business Intelligence Center en de Chart Web Part kunnen niet in SharePoint Online gebruikt worden. Daarnaast zijn koppelingen met bijvoorbeeld SQL Server Reporting omgevingen en Project Server koppelingen uitgesloten op dit moment.

De workload Composites behelst alle functionaliteit ten behoeve van het op een gemakkelijke manier kunnen aanpassen van SharePoint omgevingen (met deze beschrijving doe ik de kracht van het platform niet geheel recht aan, maar goed). Composites biedt eigenlijk de mogelijkheid om eigen applicaties op een SharePoint omgeving op te kunnen bouwen. Een groot gemis in BPOS was bijvoorbeeld om eigen maatwerkcode te kunnen gebruiken. SharePoint Online in Office 365 brengt hier verandering in door SandBoxed Solutions te ondersteunen. SandBoxed Solutions op zichzelf ondersteunen echter weer niet alle maatwerkfunctionaliteiten die mogelijk zijn op een SharePoint platform. Wat niet mogelijk is, is om Fully Trusted Code ofwel volwaardige maatwerktoepassingen in SharePoint Online te plaatsen. Dit zijn doorgaans toepassingen die op het filesystem geïnstalleerd dienen te worden (hiermee ga ik heel kort door de bocht) en vervolgens op het hoogste niveau aanpassingen kunnen maken. SandBoxed Solutions bieden nog een aantal andere grote nadelen. Zo bieden ze niet de mogelijkheid om oplossingen te maken die gebruik maken van meerdere Site Collections en zijn grafische webparts uitgesloten. Hiervoor dient dus Silverlight ingezet te worden.

Een andere belangrijke functionaliteit die niet ondersteund wordt in de Composites workload is Business Connectivity Services. BCS biedt de mogelijkheid in een SharePoint 2010 On Premise omgeving om koppelingen met derde systemen zoals een SAP of Oracle database te kunnen leggen. Door het gemis van BCS zijn scenario's waarin portals gepresenteerd worden die uit meerdere systemen informatie ophalen dus een stuk moeilijker te realiseren. Overigens is het wel mogelijk om in SharePoint Online gegevens uit derde systemen te raadplegen. Hiervoor moet echter gebruik gemaakt worden van een veel omslachtigere koppeling met Azure.

SharePoint Timer Jobs is de laatste belangrijke functionaliteit die niet in SharePoint Online ondersteund wordt. SharePoint Times Jobs zijn belangrijk om in workflows gebruik te maken van tijdsgeboden handelingen.

Grenzen van de service

Naast specifieke ondersteunde en niet ondersteunde functionaliteiten ten opzichte van een SharePoint 2010 On Premise omgeving, is SharePoint Online een multi tennant omgeving. Er zijn met andere woorden honderden of duizenden andere personen die van dezelfde onderliggende hardware laag gebruik maken. Dit biedt veel voordelen. Zo kan Microsoft tegen relatief lage kosten het platform aanbieden en technisch beheren, is de beveiliging hoger dan je zelf waarschijnlijk ooit zult kunnen realiseren en is de beschikbaarheid met minimaal 99,9% veel hoger dan de meeste organisaties in hun eigen data centrum zullen halen.

Gebruik maken van een online dienst bieden echter ook enkele nadelen. Buiten algemene zaken (zoals de beperking dat de omgeving niet door iedere gebruiker afzonderlijk geaudit kan worden), betreft het tevens enkele SharePoint specifieke aandachtspunten. Hieronder een overzicht met overwegingen:

• Limieten in omvang: Een SharePoint Online omgeving mag maximaal 5TB groot zijn. Slechts weinig organisaties zullen dit daadwerkelijk halen. Een belangrijker aandachtspunt is dat elke Site Collection niet groter mag zijn dan 100GB. Voor een wat grotere omgeving zijn dus meerdere Site Collections nodig, waarbij het belangrijk is door de harde limiet van te voren er rekening mee te houden dat ze niet groter dan 100GB per stuk mogen worden. Daarbij mogen maximaal 300 Site Collections worden aangemaakt. Voor MySites wordt een eigen Site Collectie aangemaakt per MySite. De MySite Site Collection kan niet groter worden dan 500MB!! De aangemaakte Site Collections tellen niet mee in de limiet van 300 Site Collections.
• Bestanden: De te uploaden bestanden kunnen maximaal 250MB groot zijn. Het soort bestanden dat kan worden geupload is beperkt (of eigenlijk andersom). Bestanden die mogelijk schadelijke informatie kunnen bevatten (zoals exe bestanden) kunnen niet geupload worden. De lijst van niet geaccepteerde bestanden kan niet worden aangepast.
• Fully Trusted Code en Toegang tot de Database: Het is niet mogelijk Fully Trusted Code te installeren. Daarnaast is het niet mogelijk om rechtstreeks toegang te nemen tot de database. Dit laatste wordt overigens bij On Premise inrichtingen slechts gelimiteerd ondersteund.
• Migreren vanaf een On Premise SharePoint 2003/2007 omgeving: Om te migreren vanaf een oudere On Premise omgeving wordt veelal met een database upgrade gewerkt. Doordat er geen toegang is tot de database is dit niet zomaar ondersteund en dient een alternatieve methodiek gevonden te worden.
• Central Admin: Instellingen die middels Central Administration moeten worden aangepast worden nauwelijks ondersteund
• Internet lijnen: De SharePoint omgeving staat niet "in huis". Indien een organisatie niet de beschikking heeft over een snelle internetlijn kan dit vertragingen tot gevolg hebben.
• Backup & Restore: Er wordt om de 12 uur een backup van de omgeving gemaakt. Backups worden maximaal 14 dagen bewaard.

Met de bovenstaande lijst met ik niet allesomvattend. Het zijn echter wel de meest belangrijke aandachtspunten.

Niet of slechts deels ondersteunde scenario's

Hoewel bovenstaand overzicht geen compleet beeld geeft tot in het laatste detail van alle ondersteunde en niet ondersteunde functionaliteiten, geeft het wel een beeld van de belangrijkste beperkingen. Grofweg dient rekening gehouden te worden met de volgende aandachtspunten per specifiek scenario:

Document Management Oplossingen

Wil je SharePoint Online als een Document (maar ook Record of Case) Management oplossing inzetten is dit goed mogelijk. Wil je echter geavanceerde scenario's ondersteunen, heb je te maken met grote hoeveelheden documenten of dien je complete Record Management structuren op te zetten die aan bijvoorbeeld de NEN 2082 norm voldoen, dan heb je aan SharePoint Online op dit moment geen goede oplossing.

Wel biedt SharePoint Online als Document Management oplossing natuurlijk een geweldig betaalbaar en op zich zeer volwaardig alternatief. Je moet als organisatie echter wel je eisen willen en kunnen bijstellen.

Team Site omgevingen

SharePoint Online is als Team Site omgeving zeer geschikt. Zo'n beetje alle functionaliteiten die in SharePoint On Premise omgevingen ondersteund worden, zijn tevens beschikbaar in SharePoint Online. Het grootste aandachtspunt bij het inzetten van SharePoint Online als Team Site omgeving is Governance. Het houden van overzicht over sites, automatisch verwijderen van sites na bepaalde perioden en bijvoorbeeld aanpassen van de Site Creation pagina die standaard in SharePoint aanwezig is om zo geavanceerde scenario's voor Governance te ondersteunen is niet mogelijk.

Portals en Intranet omgevingen

Indien je een intranet of portal omgeving wil realiseren die zowel grafisch als functioneel zeer geavanceerd is opgebouwd, biedt SharePoint tot op zeker hoogte alle functionaliteit die je nodig hebt. Een aandachtspunt hierin zijn de niet ondersteunde koppelingen met derde systemen, waardoor het weergeven van belangrijke informatie uit andere bronnen niet mogelijk is. Een ander aandachtspunt is het ontbreken van functionaliteit om uit meerdere Site Collections data te aggregeren. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld niet zomaar home pages gemaakt worden die een totaal overzicht geven van alle activiteiten in de complete SharePoint omgeving.

Business Intelligence omgevingen

Wil je een geavanceerd Business Intelligence scenario ondersteunen dan biedt SharePoint Online te weinig functionaliteit. Het is beter om een On Premise omgeving te gebruiken.

Websites op basis van SharePoint

Kort gezegd: Wil je een website maken die gebruik maakt van de kracht van het SharePOint platform? Kies niet voor SharePoint Online in Office 365 maar zoek een hosting partner of draai SharePoint vanaf je eigen netwerkomgeving.

Maar dit is wel een heel kritische kijk op SharePoint Online?

Op basis van bovenstaand zou je kunnen zeggen dat ik inderdaad kritisch kijk naar de mogelijkheden van SharePoint Online. Begrijp me echter niet verkeerd! Ik denk dat SharePoint Online als onderdeel van Office 365 een geweldige service is die zeer veel mogelijk maakt voor een breed scala aan organisaties. Mogelijkheden die veel organisaties nu niet tot hun beschikking hebben. Ik wil alleen iedereen die met SharePoint Online in Office 365 vragen eerst aandachtig te kijken of de "Cloud" oplossing voor hun wel de juiste is.

Morgen zal ik een post publiceren over enkele nieuwe scenario's die SharePoint Online mogelijk maakt.

Office 365: Welke voorbereidingen kunt u treffen voor een migratie?

Wortell is in 2010 door Microsoft verkozen als beste Online Services Partner wereldwijd. Hierdoor hebben wij de mogelijkheden gekregen vroegtijdig met Office 365 te experimenteren in een Beta programma. In dit artikel zijn de ervaringen hieruit opgenomen. Daarnaast gaan wij in op de vereisten van Office 365 en de voorbereidingen die u in uw organisatie kunt treffen om Office 365 direct na beschikbaarheid in te kunnen zetten. Deze post is onderdeel van een serie. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Microsoft is traditioneel een partij die zich primair richt op lokaal geïnstalleerde software. Office 365 is echter een clouddienst of Software as a Service oplossing. Gebruikers hebben de mogelijkheid om gebruik te maken van de service via een browser. Naast het via een browser kunnen consumeren van de Office 365 cloud diensten, gaat Microsoft echter een stap verder. Ze integreert de oplossing in de cloud met lokaal geïnstalleerde software om zo gebruikers het beste van beide werelden te bieden.

Minimale Systeemvereisten

Om gebruik te kunnen maken van Office 365 dient een gebruiker minimaal te beschikken over een browser. Hoewel Office 365 via bijna iedere browser te gebruiken is, ondersteund Microsoft officieel alleen Safari 4.x, Firefox 3.x en Internet Explorer 7 (of hoger). De inmiddels meer dan 10 jaar oude Internet Explorer 6 wordt niet meer ondersteund door Office 365. Hoewel Microsoft officieel Chrome niet ondersteund, is het wel mogelijk met deze browser de Microsoft online services te gebruiken.

Voor optimaal gebruik is naast de webbrowser echter ook een koppeling nodig met een lokale computer. Hiervoor dient rekening gehouden te worden met meer systeemvereisten. Zo dient de minimale versie van het besturingssysteem Windows XP SP3 te zijn. Natuurlijk worden ook Windows Vista (SP2) en Windows 7 ondersteund. Naast de Windows versies ondersteunt Microsoft tevens Mac OS X 10.5 (Leopard) en Mac OS X 10.6 (Snow Leopard).

Op het besturingssysteem dient vervolgens de Office 365 Service Connector geïnstalleerd te worden. De Office 365 Service Connector zorgt ervoor dat een lokaal systeem voorbereidt wordt op integratie met de online diensten. De lokaal geïnstalleerde Office applicaties worden aangepast zodat deze naadloos met Office 365 kunnen werken en wordt Windows Update verteld dat in het vervolg update voor de Microsoft online diensten gedownload moeten worden. Indien een organisatie momenteel gebruik maakt van BPOS (de voorloper van Office 365) dient naast de installatie van de Service Connector tevens de Single Sign On tool gede-installeerd te worden.

Voor integratie met de Microsoft Office producten dient minimaal gebruik gemaakt te worden van Office 2007 (minimaal SP2) of Office 2010. Office 2003 wordt niet meer ondersteund door Office 365. Voor de Mac worden Office 2008 en Office 2011 ondersteund. Om Lync Online te kunnen gebruiken wordt de Lync Communicator en Communicator for Mac ondersteund.

Microsoft Online ID's of Active Directory Passwords

Om in te kunnen loggen op Office 365 is een inlognaam en wachtwoord nodig. Dit kan een zogenaamde Microsoft Online ID zijn, maar ook een reeds bestaand Active Directory account. In deze laatste variant, een Active Directory account, is de inlog Single Sign On met een lokale omgeving. Indien gebruik gemaakt wordt van Microsoft Online ID's wordt een geheel eigen inlognaam en wachtwoord gebruikt voor het inloggen op de Microsoft Online Services ten opzichte van de inlognaam en het wachtwoord dat gebruikt wordt voor de lokale omgeving.

Het aanmaken van Microsoft Online ID's kan handmatig, door het uploaden van een csv bestand met gebruikers, middels Power Shell (hoewel in de beta nog niet beschikbaar) en via de Microsoft Directory Synchronization Tool. Deze kopieert alle lokale Active Directory accounts naar de cloud. Daar wordt vervolgens een wachtwoord toegewezen aan de gebruikers. De online accounts staan in dat geval dus geheel los van de lokale accounts.

 

De voordelen van het werken met een Microsoft Online ID zijn onder meer dat een lokale Active Directory niet perse noodzakelijk is, het beheer naar andere personen dan de IT afdeling kan worden gedelegeerd en de oplossing direct kan worden ingezet. Het grootste nadeel van het werken met een Microsoft Online ID is dat de inlognaam en het wachtwoord niet gekoppeld of hetzelfde zijn aan de lokale Active Directory. Het wachtwoord, maar ook het wachtwoord beleid en de inlognaam kan dus verschillen tussen de Windows accounts en de accounts voor Office 365. Het risico hiervan is dat extra ondersteuning nodig is voor gebruikers. Met name dat de inlognaam anders is dan de inlognaam voor de lokale computer kan hierbij veel problemen opleveren. Zo is de inlognaam van Office 365 gebaseerd op een UPN (bijvoorbeeld danny.burlage@wortell.nl) en is de inlognaam van een lokale computer veelal gebaseerd op een sAMAccountName.

De meest ideale optie is om te werken met Single Sign On. Om gebruik te kunnen maken van Single Sign On dient een koppeling tussen de lokale Active Directory en de Microsoft Online Directory gemaakt te worden. Deze koppeling wordt gelegd op basis van Active Directory Federation Services (AD FS). Het opbouwen van een AD FS infrastructuur kan voor organisaties die hier nog geen gebruik van maken, een complexe aangelegenheid zijn. Zo dient één, maar naar voorkeur liever minimaal twee, Active Directory Federation Servers opgebouwd te worden. Indien authenticatie buiten het lokale netwerk (dus via het Internet) noodzakelijk is, zal naast de Active Directory Federation Servers echter tevens een AD FS proxy geïnstalleerd moeten worden. Dit zijn nog eens twee extra AD FS servers. Als alternatief is het echter ook mogelijk om de AD FS servers middels UAG, TMG of een andere reverse proxy oplossing te ontsluiten.

Het voordeel van werken met Single Sign On is dat gebruikers zowel voor hun Windows omgeving als voor de Office 365 dezelfde inlognaam en wachtwoord kunnen gebruiken. Daarnaast kan gewerkt worden met 2 Factor Authenticatie. Denk daarbij aan SMS of Token authenticatie. Ten slotte hoeft de gebruiker nooit meer zelf in te loggen. Het grootste nadeel is dat een aparte infrastructuur opgebouwd of ingericht dient te worden voor synchronisatie met Office 365.

Role Based Access

Voor het beheer van Office 365 kunnen verschillende soorten rollen voor beheerders gedefinieerd worden. Elk van deze rollen krijgt meer of minder rechten om beheerswerkzaamheden uit te kunnen voeren. Standaard zijn de volgende rollen beschikbaar:

• Tenant Admin: Is de allerhoogste beheerder. Een gebruiker met deze rechten heeft de mogelijkheid alle instellingen te doen en andere beheerders aan te maken;
• Billing Admin: Heeft volledige toegang tot alle facturatie gegevens (instellen van betaalmethode, downloaden van facturen) en wordt op de hoogte gesteld bij alle communicatie rondom facturatie. Heeft daarnaast leesrechten op de verschillende objecten (gebruikers, domeinen) in de omgeving;
• User Account Admin: Heeft leesrechten op de gehele omgeving en kan gebruikers aanmaken en beheren;
• Help Desk Admin: leesrechten op alle Office 365 objecten (gebruikers, domeinen). Kan daarnaast wachtwoorden opnieuw instellen;
• Service Support Admin: Heeft leesrechten op alle Office 365 objecten (gebruikers, domeinen). Kan daarnaast rechten gegeven worden op afzonderlijke diensten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online).

Specifiek voor IT dienstverleners die ondersteuning aan een organisatie geven die gebruik maakt van Office 365 zijn twee aparte rollen ingericht, te weten:

• Agent Admin: Heeft volledige rechten op een klantomgeving. Staat gelijk aan een Tenant Admin;
• Agent Help Desk Admin: Staat gelijk aan de Help Desk Admin role. Beheerder heeft rechten om gebruikerswachtwoorden opnieuw in te stellen.

Naast deze Office 365 specifieke beheersrollen is het mogelijk voor de individuele diensten (Exchange Online, SharePoint Online) aparte beheersrollen te definiëren. Dit zijn de standaard beheersrollen zoals ook van toepassing zijn op de "On Premise" producten.

Microsoft Exchange Co-existentie

Exchange Online in Office 365 maakt het mogelijk e-mail in een hybride vorm te gebruiken. Daarbij staat een deel van de mailboxen bij Microsoft in Office 365 en een deel van de mailboxen op een lokale Exchange server. Hoewel BPOS deze mogelijkheid ook bood, zaten er in het co-existentiemodel van BPOS enkele beperkingen zoals de synchronisatie van Free/Busy informatie tussen gebruikers in BPOS en 'lokale' Exchange gebruikers. Office 365 heeft dit nu opgelost. Niet alleen de beperkingen zijn opgelost (zoals Free/Busy informatie), maar het is nu ook mogelijk om vanaf de Exchange Management Console zowel de lokale Exchange Server als de Office 365 Exchange Online omgeving te beheren. Hiermee wordt dus een werkelijk hybride ervaring gecreëerd.

 

Andere functionaliteiten die bij gebruik van een Rich Coexistence scenario worden ondersteund zijn: routering van e-mail tussen online en on premise mailboxen, gebruik van dezelfde domeinnaam (zoals @wortell.nl), dezelfde GAL, delen van Free/Busy informatie, mailtips en Out of Office informatie alsof beide omgevingen dezelfde zouden zijn, het doorsturen van OWA gebruikers afhankelijk van de locatie waar hun mailbox wordt gehost, ondersteuning voor het verplaatsen van mailboxen (tussen de Online, On Premise en vica versa) en het niet hoeven herladen van de OST bestanden indien mailboxen verplaatst worden.

 

Hoewel het gebruik van AD FS is aan te raden in omgevingen waar gebruik gemaakt wordt van Rich Coexistence (zoals Microsoft deze functionaliteit noemt) is dit niet strikt noodzakelijk. Wel dient gebruik gemaakt te worden van Microsoft Directory Synchronization en dient minimaal één Exchange 2010 SP1 HUB/CAS server lokaal in gebruik te zijn.

Aanpasbaarheid Online Diensten

Microsoft heeft er veel werk van gemaakt om de verschillende Office 365 diensten zowel mogelijk aanpasbaar te maken. Naast het beheer en aanpassen van de diensten via de web-omgeving, is het mogelijk om Exchange Online, SharePoint Online en Lync Online aan te passen en te beheren via Web Services, PowerShell en maatwerkoplossingen gebouwd via Visual Studio.

Migreren naar Office 365

Nadat een Office 365 abonnement is afgesloten en de algemene instellingen zijn bepaald, de domeinnamen zijn toegevoegd en een keuze is gemaakt voor authenticatie, dient de omgeving te worden ingericht. Veelal zal het inrichten van de omgeving beginnen met het migreren van een bestaande omgeving naar Office 365. Daarbij gaat het primair om de migratie van e-mail naar Exchange Online en lokale SharePoint omgevingen of documenten op fileshares naar SharePoint Online.

Specifiek voor de migratie van oude Exchange omgevingen, mailsystemen die gebaseerd zijn op IMAP en POP biedt Microsoft als onderdeel van de Office 365 beheer console een set van online Migratie tools aan. Hiermee is het mogelijk een 'oude' e-mail omgeving geheel of gedeeltelijk naar Exchange Online te migreren. Indien gekozen wordt voor een co-existentie scenario is het verplaatsen van Exchange mailboxen die in een lokale omgeving draaien gewoon via de Exchange Management Shell uit te voeren.

Voor het migreren van e-mail vanaf oude Exchange versies en IMAP systemen kan een, relatief eenvoudig, stappenplan doorlopen worden. Als alle instellingen goed zijn gezet is de migratie een redelijk eenvoudige aangelegenheid. Indien in de 'oude' omgeving echter niet alles goed is ingesteld of zich in de 'oude' omgeving problemen voordoen, kan de migratie een stuk complexer zijn en dienen eventueel voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd te worden. Een voorbeeld hiervan is dat Exchange Online automatisch e-mail uit oudere Exchange servers kan migreren, mits de AutoDiscover functie goed is ingericht. Indien dit niet het geval is of bijvoorbeeld een certificaat is gebruikt dat niet door een publiekelijk vertrouwde uitgever van certificaten is uitgegeven, zal de migratie niet zomaar uitgevoerd kunnen worden. Een goede voorbereiding voorafgaand aan de migratie van e-mail is dus cruciaal.

De migratie voor bestaande BPOS klanten

Gebruikers van de Business Productivity Online Suite (BPOS) worden automatisch door Microsoft gemigreerd. Alle bestaande klanten krijgen een voorstel van Microsoft voor de datum waarop de BPOS omgeving wordt omgezet naar Office 365. Klanten hebben vervolgens de mogelijkheid om ervoor te kiezen een andere datum voor te stellen. De migratie naar Office 365 gebeurt geheel op de achtergrond en wordt volledig door Microsoft uitgevoerd. Wel dienen klanten zelf ervoor zorg te dragen dat de lokale omgeving aangepast is op de minimale systeemvereisten van Office 365. Daarnaast zullen klanten die veel wijzigingen hebben gemaakt in SharePoint moeten controleren of al deze modificaties daadwerkelijk nog functioneren in SharePoint Online.

Service Descriptions

Hoewel de Office 365 diensten gebaseerd zijn op de "On Premise" producten en grotendeels gelijkwaardig zijn aan deze lokaal geïnstalleerde versies, zitten er toch verschillen in de functionaliteit. Binnen SharePoint Online is bijvoorbeeld de Business Connectivity Services en FAST Search niet beschikbaar, op Exchange online kunnen bijvoorbeeld geen derde applicaties geïnstalleerd worden en Lync Online ondersteund de koppeling met een telefooncentrale niet, in tegenstelling tot de lokaal geïnstalleerde versies van deze producten. Om er zeker van te zijn dat de functionaliteiten die in Office 365 worden aangeboden voldoen aan de wensen en eisen in uw specifieke situatie, is het dan ook aan te raden de Service Descriptions waarin deze verschillen tot in detail zijn beschreven goed door te nemen.

Bekijk de Office 365 Service Descriptions 

Office 365; wat is dat nu eigenlijk? #wortell #office365

Gisteren is de beta van Office 365 aangekondigd door Microsoft. Deze aankondiging was lang verwacht en nu eindelijk gekomen. In deze post zal ik kort toelichten wat Office 365 nu eigenlijk is en hoe het kan worden ingezet. Over de komende weken zal ik een serie van blogposts doen over de wijze waarop Office 365 in verschillende scenario's kan worden toegepast. Wil je weten wanneer ik een nieuw scenario post? Volg me dan even op linkedin of twitter.

Office 365 is een suite van producten die door Microsoft "in de Cloud" wordt aangeboden als service. Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010 zijn allemaal onderdeel van deze online dienstverlening. Microsoft levert deze producten vanaf het Internet. Daarmee is zij verantwoordelijk geworden voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Klanten van Microsoft consumeren de diensten. In plaats van bijvoorbeeld Exchange zelf te installeren en onderhouden, laten ze dat deel over aan Microsoft en zijn ze puur gebruikers geworden van Exchange Online. Office 365 is de opvolger van BPOS. Office 365 bevat de nieuwe versies van de verschillende producten (2010). Daarnaast zijn verschillende platformwijzigingen doorgevoerd.

Voor het MKB, grootbedrijf en onderwijsinstellingen

Er zijn drie verschillende versies van Office 365. Een versie gericht op ZZP-ers en het MKB, een versie voor onderwijsinstellingen en een versie voor grotere bedrijven. Grofweg zijn de mogelijkheden van deze drie gelijk aan elkaar. Wel zijn er enkele belangrijke verschillen zoals de beperking in de MKB versie om een koppeling te maken met een lokale Active Directory om accounts te kunnen synchroniseren.

Office 365 for Small Business is de variant specifiek gericht is op ZZP-ers en MKB bedrijven. Deze versie is specifiek bedoeld voor organisaties tot maximaal 50 gebruikers. Aan te raden is echter deze versie niet in te zetten in organisaties met meer dan 25 gebruikers. Office 365 for Small Business zal goedkoper zijn dan Office 365 for enterprise. Er zitten echter diverse beperkingen in deze versie. Dit is bijvoorbeeld het niet beschikbaar zijn van technische ondersteuning via een servicedesk, het een koppeling met BES (voor BlackBerry gebruikers) en de beperking van het maken van een Active Directory koppeling. Tevens zal Office 365 for Small Business geen enterprise versies van Exchange Online en SharePoint Online bevatten.

Office 365 for Enterprise is de variant bedoeld voor het midden en groot bedrijf. Kleinere organisaties met meer wensen dan de in Office 365 for Small Business geboden functionaliteiten, hebben natuurlijk tevens de mogelijkheid gebruik te maken van deze versie.

Office 365 for Education is de versie specifiek bedoeld voor het onderwijs. Deze variant volgt Live@EDU op. Office 365 for Education biedt dezelfde functionaliteit als Office 365 for Enterprise. Wellicht zal Microsoft echter enkele onderwijs specifieke functionaliteiten bieden op dit platform. Naar waarschijnlijkheid zal deze versie gratis worden aangeboden aan studenten.

Losse producten of een complete suite

Office 365 is een suite. Exchange, SharePoint, Lync, de Office Web Apps, maar ook de Office Suite maken onderdeel uit van deze suite. Welke diensten of applicaties daadwerkelijk gebruikt worden is afhankelijk van de gekozen suite. Daarnaast is het mogelijk de verschillende diensten afzonderlijk af te nemen.

Bij Office 365 wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten gebruikers. Zogenaamde kenniswerkers die toegang tot alle diensten moeten hebben en Kiosk-werkers, die een beperktere versie van de verschillende diensten kunnen gebruiken.

 
Tabel 1: Verschillende Office for Enterprise suites.

 
Tabel 2: Verwachte prijsstelling losse Office 365 producten in Nederland

Tabel 1 geeft een overzicht van de verschillende Office 365 for Enterprise suites weer. In tabel 2 wordt de prijsstelling van de verschillende alternatieve diensten weergeven. Belangrijk om te weten is dat deze prijzen voorlopige zijn en eventuele kortingen voor licentieprogramma's er nog niet in verwerkt zijn.

Exchange Online

Exchange Server 2010 en Exchange Online in Office 365 verschillen bijna niet meer van elkaar qua functionaliteit. Bijna alle mogelijkheden die een Exchange 2010 server die lokaal geïnstalleerd wordt biedt, zijn nu ook beschikbaar in Office 365.

Niet alleen biedt Exchange Online de mogelijkheid om met alle bekende Smart Phones te koppelen, het beheer van die Smart Phones kan tevens via Exchange Online gedaan worden. Hierbij is behoudens het beheer van Windows Phone 7 en BlackBerry (middels hosted BES) het beheer van andere mobiele platformen (zoals Android en iOS) zeer beperkt.

Naast Exchange Online Standard is nu ook een Exchange Online Enterprise variant beschikbaar. Goed om te weten is dat hierin archiving beschikbaar is. Daarmee hebben gebruikers de mogelijkheid om een Online Archive in te richten. Gebruikers hebben de mogelijkheid hierin een ongelimiteerd mailarchief op te bouwen. Daarmee behoort de noodzaak om PST bestanden aan te maken definitief tot het verleden.

De Enterprise versie biedt tevens mogelijkheden voor Unified Messaging. Daarmee is het mogelijk van Exchange Server een voicemailsysteem te maken, waardoor gebruikers voicemails in hun e-mailbox ontvangen. Om dit mogelijk te maken is aanvullende apparatuur nodig in de lokale netwerkomgeving die de telefooncentrale of Lync aansluit op Exchange Online.

Standaard is Exchange Online voorzien van uitgebreide antivirus en antispam faciliteiten Beheerders hebben de mogelijkheid zelf de configuratie hiervan aan te passen middels de Forefront Online Protection for Exchange console.

SharePoint Online

SharePoint Online is in tegenstelling tot de SharePoint Online versie in BPOS nu een echt alternatief geworden voor de On Premise variant van SharePoint. Onder Office 365 zullen in SharePoint Online veel extra functionaliteiten beschikbaar komen, zoals de MySite, de mogelijkheid om maatwerksoftware in zogenaamde SandBoxed Solutions te kunnen gebruiken, zoekopdrachten over meerdere Site Collections te kunnen uitvoeren en derden toegang te geven tot de omgeving middels Extranet toegang.

Naast dit alles zal de beschikbare ruimte voor SharePoint Online gebruikers ten opzichte van BPOS worden verruimd. Iedere organisatie zal beginnen met 10GB aan opslag. Vervolgens krijgt de organisatie per gebruiker 500MB aan ruimte in de standaard SharePoint omgeving en 500MB voor opslag van documenten in de MySite.

Lync Online

Lync Online is de online variant van Microsoft Lync en de opvolger van Office Communications Online en Live Meeting. Met de introductie van Office 365 zal Live Meeting niet meer aangeschaft kunnen worden door nieuwe klanten. Middels Lync Online hebben gebruikers de mogelijkheid om met andere gebruikers van Office 365 te kunnen chatten. Daarnaast wordt beschikbaarheidsinformatie getoond op basis van de Exchange/Outlook agenda.

Nieuw in Lync Online is een koppeling met de Global Address List en SharePoint Online. Indien gebruikers bijvoorbeeld in de MySite van SharePoint Online aangeven over specifieke onderwerpen kennis te hebben, kunnen die gebruikers gevonden worden door in Lync te zoeken op die kennisonderwerpen.

Ook nieuw voor Lync Online is de mogelijkheid om Audio en Video conferencing buiten een lokale netwerkomgeving om. Dit niet alleen met Lync Online gebruikers uit de eigen organisatie, maar ook met andere organisaties die Lync gebruiken en gebruikers van Windows Live Messenger (MSN) en enkele andere chatdiensten.

Hoewel Microsoft inmiddels heeft aangekondigd op termijn Lync Online te koppelen aan publieke telefonienetwerken waardoor vanuit Lync rechtsreeks gebeld kan worden met vaste en mobiele telefoons, wordt die functionaliteit niet direct aangeboden, maar via een toekomstige Service Update. Op dat moment zal een organisatie een zogenaamde SIP Trunk moeten aanschaffen bij haar telefonieleverancier.

Microsoft Office Professional Plus en de Office Web Apps

In tegenstelling tot BPOS maakt Microsoft Office Professional Plus nu ook onderdeel van de Microsoft Online Diensten. Gebruikers van Office 365 hebben de mogelijkheid om Microsoft Office Professional Plus te downloaden vanaf de Office 365 portal. Elke gebruiker waarvoor een Office licentie als onderdeel van het Office 365 contract is afgesloten mag deze Office versie vervolgens op vijf verschillende systemen installeren. Gebruikers kunnen dus niet alleen maar op kantoor of de bedrijfslaptop, maar ook thuis gebruik maken van Office Professional Plus.

Binnen SharePoint is ook een online versie van de Microsoft Office opgenomen in de vorm van de Office Web Apps. Middels deze Office Web Apps kunnen gebruikers online documenten bekijken, bewerken en nieuwe documenten aanmaken. Hoewel de Office Web Apps de meest belangrijke functies bieden van de verschillende Office pakketten, ontbreken veel geavanceerde functionaliteiten. Zo kan in de PowerPoint Web App een presentatie volledig bewerkt worden, maar is het invoegen van video en animatie niet online mogelijk.

 

Indien in de Office 365 Management Console de licentie voor het gebruik van Office wordt afgenomen van een gebruiker zal de lokaal geïnstalleerde Office versie na een "grace periode" terugvallen in functionaliteit.

Backup & Beschikbaarheid

Microsoft garandeert een beschikbaarheid van 99,9% voor Office 365. Deze beschikbaarheid wordt op maandbasis berekend. Elke seconden dat de dienst niet beschikbaar is wordt meegerekend voor het niet beschikbaar zijn van de dienstverlening. Indien Microsoft haar beschikbaarheidsgarantie niet haalt, zal ze een boete betalen. Deze boete kan oplopen tot terugbetaling van het gehele abonnementsgeld. Om 99,9% uptime garantie te kunnen geven heeft Microsoft grote datacentra gebouwd. In een eerdere versie van het Technet Magazine is hier uitgebreid over gesproken.

Indien gebruikers van SharePoint Online per abuis documenten hebben verwijderd zullen deze documenten gedurende 30 dagen door de gebruiker zelf te herstellen zijn vanuit de Recycle Bin. Naast eindgebruikers kunnen ook beheerders verwijderde items terugzetten via de Site Collection Recycle Bin.

Gebruikers van Exchange hebben een soortgelijke functionaliteit. Indien Single Item Recovery aan staat op de omgeving (wat niet standaard is) hebben gebruikers de mogelijkheid een e-mail tot 14 dagen na het verwijderen van het desbetreffende item alsnog terug te zetten. Indien een complete mailbox per abuis is verwijderd hebben beheerders gedurende 30 dagen de mogelijkheid om via een Service Request de desbetreffende mailbox te herstellen. Deze bevat dan alle e-mails op het moment van verwijderen.

Voor specifieke scenario's en in geval van juridische noodzaak is het mogelijk een externe backup van e-mail te bewaren. Specifiek hiervoor biedt Microsoft Exchange Managed Archiving en kan worden uitgeweken naar oplossingen voor derden.

Een evolutie, geen revolutie

Office 365 is geen revolutie. Het kan meer gezien worden als een evolutie ten opzichte van de bestaande leveranciers van online diensten en natuurlijk Microsoft zelf met haar eerdere BPOS versie. Met Office 365 zal Microsoft de markt echter wel op haar grondvesten doen schudden. Daar waar online diensten zoals Google Apps, BPOS en zoho.com overwegend zeer beperkt in hun functionaliteit en mogelijkheden zijn, verenigd Microsoft met Office 365 de "online" en "offline" werelden. Organisaties die kiezen voor Office 365 kunnen gebruik blijven maken van de voordelen die zij gewend zijn van de bekende Microsoft producten. Ze kunnen gewoon gebruik blijven maken van de Office applicaties die ze kennen, de SharePoint omgevingen waarmee ze werken en Lync voor de ondersteuning van communicatie tussen verschillende gebruikers.

De jarenlange investeringen van Microsoft in de gebruikersvriendelijkheid en adoptie van deze software komt nu echter beschikbaar via het internet. Middels de Office Web Apps bijvoorbeeld hebben gebruikers de mogelijkheid om online aan Excel, Word en PowerPoint bestanden te werken, zonder verlies van fidelity. Exchange is via Exchange Online beschikbaar en via de bekende wegen zoals Outlook, de Outlook Web App en mobiele toepassingen te gebruiken.

Statenleden #Friesland vergaderen papierloos via #SharePoint en #360

Op basis van de SharePoint addin 360 heeft Wortell de Provinciale Staten van Friesland geholpen met het invoeren van papierloos vergaderen. Onlangs heeft de Automatiserings Gids hierover een artikel geschreven:

De Provinciale Staten van Friesland hebben woensdag voor het eerst 'papierloos' vergaderd. De Statenleden hebben een tabletcomputer gekregen waarop ze de vergaderstukken kunnen downloaden.

De inwijding van de tabletcomputer vond plaats tijdens de eerste commissievergadering na de Statenverkiezingen van 2 maart. In de nu begonnen Statenperiode ontvangen de leden de vergaderstukken niet meer op papier. Ze kunnen alle documenten voortaan raadplegen op de tablet en ook notities en aantekeningen maken met behulp van het apparaat.

Lees verder op de automatiseringsgids website: Statenleden Friesland vergaderen papierloos